Jak rozliczyć zaliczki na podróż służbową

Spółka wysyła za granicę pracowników i zdarza się, że nie otrzymują oni zaliczki na podróż służbową. Kupują wtedy we własnym zakresie walutę w kantorze (lub pobierają z bankomatu). Po powrocie są rozliczani w następujący sposób. Diety i ryczałty są wypłacane i księgowane po kursie z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki. Pozostałe wydatki udokumentowane fakturami, rachunkami rozliczane są po kursie kupna waluty w kantorze (przeliczenia w banku - wypłata z bankomatu). Nie rozpoznajemy przez to różnic kursowych. Czy takie postępowanie jest prawidłowe? Czy istnieje obowiązek wyliczenia i zaksięgowania różnic kursowych i czy tak wyliczone koszty są w pełni kosztami uzyskania przychodu?