3. Cechy prawidłowych dowodów księgowych

MARTA DRĄZKIEWICZ

IZABELA GRAS

Przez pojęcie „dowód księgowy” rozumie się wszelkie dokumenty pisemnie odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej, finansowej lub rozliczeniowo-księgowej w określonym miejscu i czasie.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 ust. 1 uor):

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Określenie „...co najmniej...” wskazuje na możliwość umieszczania w dowodzie księgowym innych istotnych danych.

Dowody księgowe powinny zawierać podpisy wystawcy dowodu i przyjmującego lub wydającego aktywa, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej.