14. Rodzaje dowodów księgowych

MARTA DRĄZKIEWICZ

IZABELA GRAS

W instrukcji obiegu dokumentów należy określić rodzaje dokumentów księgowych. Ewidencję prowadzą upoważnieni pracownicy merytorycznie odpowiedzialni według zakresu czynności. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku.

W poniższych rozdziałach opisano wybrane dowody księgowe. Są to przykładowe opisy, jakie można zapisać w instrukcji obiegu dokumentów. Wcześniej jednak należy dostosować zapisy do realiów działania danej jednostki.

14.1. Dowody kasowe

Obowiązkiem jednostki jest prawidłowe wykonywanie własnych uregulowań dotyczących gospodarki kasowej, a w szczególności prowadzenie bieżącej kontroli kasy, dokonywanie wypłat z kasy tylko na podstawie zatwierdzonych i sprawdzonych dokumentów potwierdzających wykonanie operacji, z tytułu której wypłata jest należna.

Instrukcja kasowa jest jednym z nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości. Określa ona w szczególności zasady zabezpieczenia i przechowywania gotówki, wysokość pogotowia kasowego, zasady pobierania gotówki do kasy i zasady dokonywania wypłat gotówkowych, terminy i tryb przeprowadzania inwentaryzacji gotówki w kasie, zasady postępowania w przypadku stwierdzenia okoliczności noszących znamiona przestępstwa, zasady powierzenia prowadzenia kasy innej osobie (np. w przypadku zastępstwa na okres dłuższej usprawiedliwionej nieobecności kasjera).

Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej powinna zawierać w szczególności:

l zasady zabezpieczenia kasy w danej jednostce,

l zasady powierzania obowiązków kasjera,

l wskazanie osób upoważnionych do podpisywania dyspozycji pieniężnych w obrocie gotówkowym,

l zasady ochrony wartości pieniężnych w trakcie ich przechowywania i transportu,

l zasady gospodarki kasowej (pogotowie kasowe),

l zasady pobierania gotówki do kasy (wzory podpisów na czekach gotówkowych, zasady gospodarki czekami),

l zasady wystawiania wtórnych dowodów kasowych KP i KW oraz zasady i terminy sporządzania raportów kasowych,

wytyczne dotyczące inwentaryzacji kasy (zapisy dotyczące inwentaryzacji gotówki w kasie, o ile nie zostały ujęte w instrukcji inwentaryzacyjnej),