6. Dokumentacja świadczeń socjalnych

MARTA DRĄŻKIEWICZ

W skład dokumentacji działalności socjalnej pracodawcy wchodzą przede wszystkim:

● regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

● plan finansowy ZFŚS,

● dokumentacja świadczeń socjalnych.

W regulaminie pracodawca określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Integralną część regulaminu powinny stanowić:

● roczny plan rzeczowo-finansowy (ZFŚS),

● tabele dopłat dla wszystkich osób uprawnionych do korzystania z funduszu u danego pracodawcy,

● załączniki w postaci wzorów stosowanych wniosków i umów.

Wzorami dokumentów, jakie warto dołączyć do regulaminu ZFŚS, są:

● wniosek o przyznanie świadczenia z ZFŚS,

● oświadczenie o dochodach,

● wniosek o pożyczkę na cele mieszkaniowe,

● umowa o pożyczkę na cele mieszkaniowe.

Mogą to również być inne dokumenty, np. wniosek o przyznanie świadczenia z ZFŚS może występować w kilku wersjach, odpowiednio do rodzaju przyznawanych z funduszu świadczeń.

6.1. Regulamin ZFŚS

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Za wydanie regulaminu i jego zgodność z przepisami jest odpowiedzialny pracodawca. Wydanie regulaminu jest jego obowiązkiem zarówno w sytuacji, gdy jest on zobligowany do utworzenia funduszu, jak i wtedy, gdy postanawia dobrowolnie utworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie.

6.1.1. Uzgadnianie regulaminu

Regulamin uzgadnia pracodawca z zakładową organizacją związkową. Odpowiednie zastosowanie mają tu przepisy regulujące działanie związków zawodowych. Tryb uzgodnienia treści regulaminu określony został w art. 27 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych).

Aby regulamin obowiązywał, musi być uzgodniona jego treść ze wszystkimi działającymi u pracodawcy zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli w terminie 30 dni nie przedstawią one wspólnie uzgodnionego stanowiska w tej sprawie, to pracodawca podejmuje decyzję samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków. Takie uzgadnianie stanowiska stosuje się także przy przyznawaniu pracownikom pomocy z ZFŚS.