Spis z natury – wycena i rozliczenie

Wstęp

Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek okresowo inwentaryzować swoje aktywa i pasywa. Muszą przy tym zastosować odpowiednią metodę – spis z natury, uzgodnienie sald i weryfikację sald z dokumentacją. Spośród tych trzech metod najbardziej pracochłonny jest spis z natury, który stosuje się do inwentaryzacji rzeczowych aktywów trwałych i obrotowych oraz środków pieniężnych przechowywanych w kasach.

Pracochłonność spisu z natury wynika z tego, że pracownicy jednostki najpierw muszą obejrzeć i przeliczyć wszystkie aktywa w miejscu ich przechowywania lub użytkowania, wyniki oględzin i przeliczenia odpowiednio udokumentować, a następnie powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, ustalić różnice między stanem faktycznym a ewidencyjnym oraz przyczyny ich powstania, wskazać sposób ich eliminacji, by na koniec wyniki rozliczenia ująć w księgach rachunkowych.

Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że spisy wykonują, dokumentują i rozliczają członkowie komisji inwentaryzacyjnej, podczas gdy porównanie wyników spisu, wycena różnic inwentaryzacyjnych i ujmowanie rozliczenia w księgach rachunkowych należy do pracowników komórki księgowości. Nieprawidłowe wykonanie obowiązków na którymkolwiek z tych etapów bądź brak współpracy między komisją inwentaryzacyjną a pracownikami komórki księgowości wpływa na rzetelność całego spisu z natury i może uniemożliwić rozliczenie jego wyników. To z kolei stanowi podstawę do pociągnięcia kierownika jednostki do odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Poradnik jest poświęcony kluczowemu etapowi inwentaryzacji, jakim jest . W praktyce proces ten rodzi wiele problemów. Ustawa o rachunkowości w art. 27 zawiera jedynie ogólne wytyczne dotyczące dokumentowania i rozliczania wyników inwentaryzacji. Brakuje szczegółowych, ustandaryzowanych przepisów, zwłaszcza w odniesieniu do środków trwałych i pieniężnych. Większość rozwiązań funkcjonuje w ramach tzw. prawa zwyczajowego, czyli praktyki rachunkowości, która może różnić się między jednostkami.