Akta osobowe pracowników – zasady prowadzenia dokumentacji

Artykuł stanowi pierwszą część cyklu dotyczącego akt osobowych, w którym omówiono zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz wskazano zmiany w przepisach, jakie są planowane w tym zakresie.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, jak również przechowywania ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem wynika wprost z art. 94 pkt 9a-9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.). Niezrealizowanie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może spowodować ukaranie pracodawcy karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6-7 k.p.).

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Sposób prowadzenia akt osobowych został określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). Rozporządzenie to określa rodzaje dokumentów, które mają znajdować się w aktach osobowych pracownika, a także wskazuje inne niezbędne dokumenty, związane ze stosunkiem pracy, takie jak: karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.