Akta osobowe pracowników – dokumentacja zgromadzona w związku z ubieganiem się osoby o zatrudnienie

Artykuł stanowi drugą część z cyklu dotyczącego prowadzenia akt osobowych, w której szczegółowo omówiono dokumentację znajdującą się w części A akt osobowych pracownika.

Sposób prowadzenia akt osobowych został określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej).

W części A akt osobowych - powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.:

● wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie,

● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

● świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumentypotwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Pracodawca, w celu kompletowania dokumentacji kadrowej, ma prawo wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnienia kwestionariusza osobowego. Jest to dokument, który zawiera podstawowe dane osobowe. Wzór takiego kwestionariusza stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 221 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: ● imię (imiona) i nazwisko, ● imiona rodziców, ● datę urodzenia, ● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), ● wykształcenie, ● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.