Akta osobowe pracowników – dokumentacja związana z zatrudnieniem – część I

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W artykule wskazano, jakie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracodawca  gromadzi w części B akt osobowych pracownika, oraz omówiono: umowę o pracę, zakres czynności, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, informację o warunkach zatrudnienia, kartę szkolenia wstępnego w  dziedzinie bhp, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego w dziedzinie bhp, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przekazywanie wynagrodzenia na konto, kwestionariusz osobowy pracownika.

Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Wykaz tych dokumentów zawiera § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W tej części mogą znajdować się również inne dokumenty, których obowiązek przekazania pracownikowi wynika z odrębnych przepisów.

W części B akt osobowych przechowuje się: ● umowę o pracę lub potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, ● oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, a w przypadku gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy oświadczenie o zapoznaniu się z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy, ● informację o warunkach zatrudnienia, ● kartę szkolenia wstępnego w zakresie bhp, ● zakres czynności (zakres obowiązków), ● kwestionariusz osobowy dla pracownika, ● oświadczenie o zapoznaniu pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, ● oświadczenie o odbyciu szkolenia okresowego w zakresie bhp, ● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, ● oświadczenie pracownika o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, ● dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, ● dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, ● oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, ● dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz z wymierzeniem kary porządkowej, ● dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, ● dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, ● dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, ● orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, ● umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,