Centrum Usług Wspólnych – powołanie, rozliczanie, sprawozdawczość

W gminie planowane jest utworzenie Centrum Usług Wspólnych w trakcie 2019 r. Szkoły i przedszkola, które będą obsługiwane przez CUW, prowadzą obecnie samodzielną księgowość i od II półrocza będą pod wspólną obsługą. W jaki sposób należy przeprowadzić taką zmianę? Chodzi o księgi rachunkowe, dokumentację księgową, wynagrodzenia pracowników, inwentarz. Jakie procedury zastosować przy przeniesieniu danych i dokumentów szkół do CUW?

Ogólne zasady tworzenia Centrów Usług Wspólnych i zakres wspólnej obsługi

Z dniem 1 stycznia 2016 r. na mocy ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, wprowadzono możliwość zapewnienia (zorganizowania) przez gminę wspólnej obsługi:

• jednostkom administracyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych (przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, ośrodki pomocy społecznej),
• gminnym instytucjom kultury (ośrodek kultury i rekreacji, biblioteka gminna, muzeum),
• innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (jednostki komunalne, mieszkaniowe i inne).

Zgodnie z art. 10a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: ustawa o samorządzie gminnym), wspólna obsługa może odbywać się w szczególności w zakresie:

• administracyjnym,
• finansowym,
• organizacyjnym.

Wspólną obsługę mogą prowadzić:

• · urząd gminy,
• · inna jednostka organizacyjna gminy,
• · jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego

- zwane jednostkami obsługującymi.

Utworzenie CUW wymaga wielu działań. Prawidłowa organizacja to nie tylko przekazanie zadań, ale także zorganizowanie i przygotowanie miejsca, w którym ma funkcjonować nowa jednostka (CUW), i wyposażenie jej w meble oraz niezbędny sprzęt komputerowy z właściwym oprogramowaniem. Istotnym elementem procesu tworzenia CUW jest także zapewnienie pracowników posiadających niezbędne kwalifikacje.