Refundacja okularów korygujących wzrok – kiedy przysługuje i jak ją rozliczać

Jednym z obowiązków pracodawcy z dziedziny bhp jest zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok. Obowiązek ten może być spełniony poprzez zakup i wydanie pracownikowi zaleconych okularów korygujących wzrok. Najczęściej jednak pracodawca refunduje poniesione przez pracownika koszty zakupu okularów, odpowiednio udokumentowane np. fakturą.

Pracodawca zapewnia pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Należy przy tym pamiętać, że pracownikiem jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkujący w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

UWAGA!

Pracodawca zapewnia pracownikom okulary korygujące wzrok, jeżeli potrzeba ich stosowania wynika z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Praca ze sprzętem komputerowym stacjonarnym i przenośnym a prawo do refundacji

Dla obowiązku zaopatrzenia pracownika w odpowiednie okulary nie ma znaczenia, jaki sprzęt komputerowy obsługuje - stacjonarny czy przenośny (laptopy). Przez monitor ekranowy należy rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu (§ 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Tak więc rozporządzenie obejmuje także wyświetlacze ciekłokrystaliczne stosowane w laptopach.

Okulary muszą być zapewnione wówczas, gdy monitor ekranowy stanowi stałe wyposażenie stanowiska pracy danego pracownika, w tym znaczeniu, że jego stanowisko pracy jest zaliczone do grupy stanowisk pracy objętych przepisami rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Wyłączenie pracowników zatrudnionych przy przenośnych komputerach (laptopach) spod działania tego rozporządzenia może mieć miejsce wtedy, gdy ich czas pracy jest mniejszy niż połowa dobowego wymiaru czas pracy lub laptop nie jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku pracy, co wynika z § 3 pkt 4 rozporządzenia (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 r.)

Zalecenie od lekarza specjalisty na stosowanie okularów korygujących wzrok

W praktyce często pojawia się wątpliwość, jaki lekarz może wydać zalecenie co do konieczności stosowania okularów korekcyjnych - czy może to być lekarz okulista, u którego dany pracownik się bada. Otóż, badania profilaktyczne oraz profilaktyczną opiekę zdrowotną niezbędną z uwagi na warunki pracy co do zasady wykonują lekarze, którzy posiadają specjalizację w dziedzinie:

• medycyny pracy,
• medycyny przemysłowej,
• medycyny morskiej i tropikalnej,
• medycyny kolejowej,
• medycyny lotniczej,
• higieny pracy

- (§ 7 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy).

Dla pracodawcy oznacza to brak obowiązku zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikowi, który przedstawi zalecenia od lekarza okulisty spoza medycyny pracy.

Obowiązek zapewnienia okularów powstanie, jeśli na podstawie skierowania od pracodawcy na przymusowe badania okresowe pracownik uda się do danej jednostki służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma zawartą umowę w tym przedmiocie (pracownik nie powinien korzystać z usług dowolnej jednostki służby zdrowia) i tam uzyska zalecenie w sprawie konieczności stosowania okularów.

Pogorszenie wzroku między badaniami a prawo do refundacji

Badania okresowe u pracowników obsługujących monitory ekranowe wykonuje się co 4 lata. Może się jednak zdarzyć, że między jednym a drugim badaniem pracownik stwierdzi u siebie pogorszenie wzroku, wymagające wizyty u specjalisty. Powinien zawiadomić o tym pracodawcę, a ten skierować podwładnego na badanie okulistyczne do lekarza medycyny pracy w ramach profilaktycznej ochrony zdrowia. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 18 grudnia 2002 r. (I PK 44/02, OSNP 2004/12/209): „aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 Kodeksu pracy jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika”.

Postępującą wadę wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia, uzasadniającą konieczność wcześniejszego, niż wynikałoby to z obowiązującego zaświadczenia lekarskiego, przeprowadzenia badania lekarskiego. Wynik badania okulistycznego wskazujący na konieczność wymiany okularów obliguje pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza.

Zasady refundacji w przepisach wewnętrznych

Pracodawca, który zatrudnia pracowników na stanowiskach komputerowych, musi być przygotowany na realizację obowiązku w zakresie zapewnienia im okularów korygujących. Ten obowiązek można spełnić poprzez:

• zakup i wydanie zaleconych okularów korygujących wzrok lub
• dokonanie refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na powyższy cel, odpowiednio udokumentowanych np. fakturą.

Odpowiednie zapisy w tym zakresie najlepiej umieścić w wewnętrznych aktach pracodawcy, takich jak regulamin czy zarządzenie. Powinien on określić w tych aktach szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czas bądź okres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów. Jest to o tyle istotne, że rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie określa bowiem ani formy zapewnienia okularów, ani ich wartości.

UWAGA!

Przepisy nie określają zasad zakupu bądź refundacji okularów korygujących wzrok.

W przypadku refundacji, pracodawca może ustalić zwrot 100%, czyli zwrot kwoty wynikającej z faktury, bez żadnych ograniczeń, albo wyznaczyć określony limit kwotowy, np. od 300 do 500 zł, z uwzględnieniem zaleceń lekarza dotyczących parametrów, jakie powinny mieć szkła.

Ustalając limit refundacji, warto prześledzić ceny rynkowe szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Kwota dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł, oprawek (o przynajmniej średniej jakości), spełniających podstawowe standardy oraz robociznę.

Podatek dochodowy i składki ZUS a refundacja zakupu okularów

Z podatku dochodowego od osób fizycznych zwolnione są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Takie wyłączenie dotyczy też składek na ZUS.

Jeżeli więc:

• badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdza aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
• zakup udokumentowany jest fakturą (przy czym bez znaczenia jest, czy fakturę wystawiono na pracownika, czy na pracodawcę),
• pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy

- to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów korygujących wzrok korzysta ze zwolnienia z podatku PIT oraz składek (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 marca 2017 r., 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD). Oczywiście zwolniona będzie również wartość okularów wydanych przez pracodawcę, co zdarza się jednak rzadziej. Najczęściej bowiem pracodawca ceduje na pracownika zakup sprzętu okulistycznego, który potem refunduje w określonym stopniu.

Zwolnienie odnosi się także do sytuacji, gdy zapewnienie okularów następuje w wyniku przyspieszonych profilaktycznych badań okresowych wykonanych na prośbę pracownika, który zgłosił osłabienie wzroku.

Refundacja w razie zagubienia lub zniszczenia okularów

Okulary korygujące wzrok nie są środkiem ochrony indywidualnej, które pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie (art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy). W razie uszkodzenia lub zagubienia okularów przepisy nie przewidują bezpośredniego obowiązku ich ponownego zapewnienia przez pracodawcę. Mimo to przesłanki uzasadniające konieczność stosowania takich okularów nadal są aktualne. W tej sytuacji pracodawca ma dwie możliwości:

• może żądać od pracownika odszkodowania w wysokości poniesionej szkody na zasadach wynikających z przepisów o odpowiedzialności materialnej pracowników lub
• żądać od pracownika ponownego zakupu okularów we własnym zakresie.

Zasady postępowania w takich przypadkach powinny zostać opisane w obowiązujących u pracodawcy aktach prawa zakładowego.

Tak więc w przypadku, gdy pracownik utraci okulary (które otrzymał od pracodawcy albo które pracodawca mu zrefundował) i zakupi sobie nowe, pracodawca nie ma obowiązku wymagania zwrotu kosztów. Jeśli jednak to zrobi, to nie będzie podstaw do skorzystania ze zwolnienia podatkowego i składkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik, na podstawie zalecenia lekarza okulisty medycyny pracy o konieczności stosowania okularów do pracy przy komputerze, otrzymał refundację części kosztu zakupu oprawek i szkieł. Po kilku miesiącach zgłosił zgubienie okularów w czasie wyjazdu wypoczynkowego i złożył wniosek o ponowne dofinansowanie nowej pary. Jeśli pracodawca zgodzi się na dofinansowanie, będzie ono dla pracownika przychodem opodatkowanym i oskładkowanym. Pracownik bowiem już raz otrzymał dopłatę, zgodnie z przepisami bhp. Kolejna refundacja nie będzie konsekwencją zalecenia lekarza medycyny pracy.

Wniosek o zwrot kosztów zakupu tzw. zerówek

Inny przypadek związany z okularami dotyczy tzw. zerówek, czyli okularów spełniających wyłącznie funkcję ochronną, np. z odpowiednimi filtrami. Jeśli lekarz medycyny pracy, w wyniku badań, nie stwierdzi u pracownika wady wzroku, a występuje on do pracodawcy o dofinansowanie zerówek, przyznana kwota będzie dodatkowym świadczeniem, podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu. W przepisach bhp mowa jest bowiem o okularach korygujących wzrok, a więc spełniających określoną funkcję, polegającą na zniesieniu lub zmniejszeniu skutków wrodzonej lub nabytej wady wzroku. Nie każdy przyrząd optyczny można więc uznać jako korekcyjny. Okulary zerówki mają jedynie funkcję ochronną, a nie korygującą.

PRZYKŁAD

Na podstawie zarządzenia w sprawie refundacji pracownikom zakupu okularów korygujących oraz ochronnych, pracodawca, na wniosek pracownika, wypłacił w sierpniu zwrot kosztów okularów „zerówek” z antyrefleksem do pracy przy komputerze. Kwota wyniosła 65 zł i jest to przychód opodatkowany oraz oskładkowany, tak jak wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł.

Lista płac na sierpień 2019 r.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 229, art. 237⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1043),

§ 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973),

§ 7, § 8 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067),

art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018),

§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Izabela Nowacka

specjalista z zakresu kadr i płac