Jak przygotować się do zmian 2023 w podatkach i rachunkowości

I. VAT

Zmiany od 31 grudnia 2022 r.

1. Wydłużenie terminu ważności potwierdzeń dla kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym

1.1. Na czym polegają zmiany

Podatnicy mogą sprzedawać kasy, które mają ważne potwierdzenia o spełnieniu przez nie funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Dla kas z elektronicznym zapisem kopii ważność tych potwierdzeń miała się zakończyć z dniem 31 grudnia 2022 r. Ustawodawca postanowił wydłużyć ten termin, ale tylko dla kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym. Według definicji wskazanej w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących kasy specjalne to takie, których konstrukcja i program pracy uwzględniają ich szczególne zastosowanie i spełniają szczególne wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas związane ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności. Do kas specjalnych zaliczamy kasy:

● przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

● przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

● przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,

● rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

● przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

● umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Okres obowiązywania potwierdzeń dla tego rodzaju kas wydłużono z mocy prawa do 31 grudnia 2023 r. Nie trzeba będzie występować o ich przedłużenie.

W 2023 r. podatnicy nie będą już mogli kupić kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii o przeznaczeniu ogólnym. Będą mogli kupić wyłącznie kasę online. Natomiast podatnicy, którzy już używają kas z elektronicznym zapisem kopii nabytych przed 1 stycznia 2023 r., mogą ich używać nadal. Nie są zobowiązani do ich wymiany na kasy online.

1.2. Przygotowanie do zmian

Podatnicy, którzy zamierzają wymienić kasę o zastosowaniu ogólnym lub będą zobowiązani do jej zakupu, a chcą, aby była to kasa starego typu, tj. kasa z elektronicznym zapisem kopii, muszą dokonać zakupu i zafiskalizować ją do końca 2022 r. Mimo że potwierdzenia dla tych kas stracą ważność od 2023 r., będzie je można nadal użytkować.

Sprzedawcy kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym będą mogli je nadal sprzedawać. Nie dotyczy to kas ogólnych, które muszą zostać wycofane ze sprzedaży. W tym przypadku w ofercie pozostaną tylko kasy online.

ŹRÓDŁO:

● art. 7 pkt 2, art. 10 projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw - projekt po pierwszym czytaniu w Sejmie, skierowany do Komisji Finansów Publicznych; dalej: projekt ustawy zmieniającej

2. Doręczanie pism o przedłużaniu 15-dniowego terminu zwrotu na konto w e-Urzędzie

2.1. Na czym polegają zmiany

Obecnie użytkownik konta w e-Urzędzie Skarbowym może wyrazić zgodę na doręczanie na to konto pism wydawanych przez organy KAS. Do tej nowej formy doręczeń zostaną dostosowane regulacje VAT dotyczące doręczania postanowień o przedłużeniu 15-dniowego terminu zwrotu albo decyzji o odmowie tego zwrotu. Dlatego gdy postanowienia o przedłużeniu 15-dniowego terminu zwrotu albo decyzji o odmowie dokonania zwrotu różnicy podatku w tym terminie nie zostaną podjęte w terminie 4 dni od dnia umieszczenia ich na koncie w e-Urzędzie Skarbowym, a podatnik wyraził zgodę na taki sposób doręczeń pism, doręczenie będzie uznane za dokonane z upływem terminu tych 4 dni.

2.2. Przygotowanie do zmian

Jeśli w twojej firmie wnioskujecie o zwrot w terminie 15 dni, poinformuj swoich pracowników lub klientów, że w przypadku gdy została wyrażona zgoda na otrzymywanie pism na konto w e-Urzędzie, postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu lub decyzja o odmowie zwrotu mogą być doręczone w taki sposób. Gdy wnioskujemy o taki zwrot, należy sprawdzać swoją skrzynkę, gdyż po 4 dniach od zamieszczenia pisma na koncie e-Urzędu uważa się je za doręczone. Od tego dnia liczony jest termin na złożenie zażalenia od postanowienia czy odwołania od decyzji. Nie można się wtedy powoływać na fakt, że nie mieliśmy wiedzy o doręczeniu pisma.

ŹRÓDŁO:

● art. 7 pkt 1 projektu ustawy zmieniającej

Zmiany od 1 stycznia 2023 r.

3. Grupa VAT

3.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2023 r. do ustawy o VAT zostanie wprowadzona nowa kategoria podatników VAT. Będzie to grupa VAT, która została zdefiniowana jako grupa podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, zarejestrowana jako podatnik VAT.

Zasady tworzenia grupy VAT

Grupę VAT mogą utworzyć podatnicy:

1) posiadający siedzibę na terytorium kraju lub

2) nieposiadający siedziby na terytorium kraju - w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na jego terytorium.

Podatnik może być członkiem tylko jednej grupy VAT. Natomiast grupa VAT nie może być:

● członkiem innej grupy VAT,

● powiększona o innych członków ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład.

Członkowie grupy VAT muszą być ze sobą powiązani. Warunki istnienia powiązań między członkami grupy VAT- finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych - będą musiały być spełnione nieprzerwanie przez okres, w jakim ta grupa VAT posiada status podatnika. Muszą istnieć łącznie trzy rodzaje powiązań.

Podatników będzie uważało się za powiązanych finansowo, jeśli jeden z nich, będący członkiem grupy VAT, będzie posiadał bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących bądź zarządzających, albo ponad 50% prawa do udziału w zysku każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy VAT.

Natomiast o powiązaniach ekonomicznych będziemy mówili, jeżeli:

1) przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter lub

2) rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, lub

3) członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzys­tają inni członkowie grupy VAT.

Z kolei podatników będzie uważało się za powiązanych organizacyjnie, jeżeli:

1) prawnie lub faktycznie, bezpośrednio albo pośrednio będą znajdowali się pod wspólnym kierownictwem lub

2) będą organizować swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.

Grupa VAT musi być utworzona na co najmniej 3 lata.

Opodatkowanie transakcji w grupie VAT

W grupie VAT dostawy towarów i świadczenie usług dokonane:

● przez członka grupy VAT na rzecz danego członka tej samej grupy nie będą podlegały opodatkowaniu VAT,

● przez członka grupy VAT na rzecz podmiotu spoza tej grupy będą uznane za dokonane przez tę grupę,

● na rzecz członka grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy będą uważane za dokonane na rzecz tej grupy.

Specjalne regulacje przewidziano natomiast, gdy członkiem grupy będzie oddział innego podatnika (zob. tabelę).

Tabela. Specjalne rozliczenie VAT, gdy członkiem grupy jest oddział

Niepodlegające opodatkowaniu VAT czynności między członkami grupy VAT nie będą również podlegały podatkowi od czynności cywilnoprawnych, z wyjątkiem:

● umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym, lub udział w tych prawach,

● umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych.

Wynika z tego, że wskazane umowy będą podlegały PCC, nawet gdy będą dokonywane między członkami grupy VAT.

W przypadku grupy VAT będą również obowiązywały szczególne zasady ustalania proporcji służącej do ustalenia VAT naliczonego do odliczenia. Zakupy wykorzystywane zarówno do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i do czynności, które prawa takiego nie dają, jeżeli:

● możliwe będzie przyporządkowanie tych czynności do poszczególnych członków grupy VAT - odliczenia częściowe dokonywane będą przy zastosowaniu proporcji obliczonej dla tych konkretnych członków grupy VAT, a nie dla całej grupy (art. 90 ust. 10c ustawy o VAT),

● nie będzie możliwe przyporządkowanie tych czynności do poszczególnych członków grupy VAT - odliczenia częściowe dokonywane będą przy zastosowaniu proporcji obliczonej dla całej grupy VAT (art. 90 ust. 10d ustawy o VAT).

Grupę VAT w zakresie jej obowiązków podatkowych, w tym wynikających z ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej, ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz ustawy o KAS, będzie reprezentował przedstawiciel grupy VAT.

JPK_V7 w imieniu grupy VAT złoży jej przedstawiciel. Grupa VAT w rozliczeniu za pierwszy okres rozliczeniowy może uwzględnić kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy wynikającą z ostatnich deklaracji podatkowych złożonych przez jej członków jako podatników.

Rozliczenie po utracie statusu podatnika przez grupę VAT

Grupa VAT straci status podatnika:

1) z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia zmian w stanie faktycznym lub w stanie prawnym skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika,

2) z upływem terminu, na jaki została utworzona.

Gdy grupa VAT straci status podatnika, będzie zobowiązana złożyć JPK_V7 jeszcze za okres rozliczeniowy, w którym utraciła status podatnika. Natomiast kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikająca z ostatniej deklaracji będzie podlegać:

● zwrotowi na rzecz przedstawiciela grupy VAT lub

● odliczeniu w rozliczeniu za następny okres rozliczeniowy przedstawiciela grupy VAT.

Po utracie przez grupę VAT statusu podatnika nadal jej przedstawiciel będzie mógł dokonywać korekt rozliczeń podatku za okresy rozliczeniowe, w których grupa VAT była podatnikiem. Zyska także prawo do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty za ten okres. Będzie mu również przysługiwał zwrot tej nadpłaty.

Natomiast stroną w postępowaniu podatkowym w sprawach dotyczących zobowiązania podatkowego należnego za okres obowiązywania grupy VAT będą mogli być członkowie, którzy tworzyli grupę VAT w momencie utraty przez tę grupę statusu podatnika.

Po wykreśleniu z rejestru grupy VAT jej członkowie nie będą musieli składać zgłoszenia rejestracyjnego, aby uzyskać status podatnika. Naczelnik urzędu skarbowego będzie przywracał z urzędu zarejestrowanie członka tej grupy VAT jako podatnika VAT ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem wykreślenia.

Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe grupy VAT

W okresie posiadania statusu podatnika przez grupę VAT oraz po utracie przez tę grupę tego statusu jej członkowie będą odpowiadali solidarnie za zobowiązania grupy VAT z tytułu podatku. Deklaracja JPK_V7 złożona przez grupę VAT będzie stanowiła podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego również na rzecz członka grupy VAT, gdy podatek nie zostanie zapłacony.

Uprawnienia grupy VAT

Grupa VAT będzie mogła korzystać z ochrony, gdy zastosuje się do interpretacji wydanej przed powstaniem grupy VAT, na wniosek podmiotu planującego utworzenie tej grupy, w zakresie jej działalności.

Kontrole podatkowe wobec grupy VAT będą prowadzone na tej samej zasadzie jak w przypadku grup kapitałowych, z tym że kontrolę będzie prowadził naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy VAT. W przypadku kontroli podatkowej w zakresie funkcjonowania podatkowej grupy VAT kontrolowanym będzie każda spółka wchodząca w skład tej grupy w okresie objętym kontrolą podatkową.

3.2. Przygotowanie do zmian

Jeśli grupa podmiotów powiązanych stwierdzi, że spełnia warunki i będzie chciała się rozliczać wspólnie z VAT jako jeden podmiot, to powinna się do tego przygotować.

Krok 1. Podpisz umowę o utworzeniu grupy VAT

Pierwszym krokiem jest podpisanie umowy. Umowę o utworzeniu grupy VAT należy sporządzić na piśmie. Musi ona zawierać co najmniej następujące dane:

1) nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem "grupa VAT" lub "GV",

2) dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału - w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników,

3) wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków,

4) dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników,

5) wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Krok 2. Dokonaj rejestracji grupy do VAT

Grupa będzie rozliczała wspólnie VAT za pośrednictwem wskazanego w umowie przedstawiciela, czyli podmiotu reprezentującego grupę VAT w zakresie jej obowiązków. Przedstawiciel grupy VAT będzie musiał złożyć w jej imieniu zgłoszenie rejestracyjne VAT-R(16) wraz z umową o jej utworzeniu do właściwego dla siebie naczelnika urzędu skarbowego.

Naczelnik urzędu skarbowego nie zarejestruje grupy do VAT, jeżeli nie zostaną spełnione warunki do uznania jej za podatnika. O odmowie rejestracji będzie zawiadamiany przedstawiciel grupy VAT.

Jeśli warunki zostaną spełnione, grupa VAT zostanie zarejestrowana jako jeden podatnik. Z chwilą rejestracji grupy do VAT z urzędu zostaną wykreśleni z rejestru jako podatnicy VAT członkowie tej grupy. Dotyczy to również rejestracji VAT UE. Ich rachunki rozliczeniowe uwidocznione na tzw. białej liście zostaną przypisane jako rachunki grupy VAT.

Grupa VAT nabędzie status podatnika z dniem wskazanym w umowie o jej utworzeniu, nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji.

Krok 3. Ustal zasady ewidencjonowania

Utworzenie grupy VAT i jej rejestracja będą wymagały również zmian w zasadach prowadzenia ewidencji dokumentowania czynności.

Członkowie grupy VAT będą musieli prowadzić, w postaci elektronicznej, ewidencję czynności dokonywanych na rzecz innych członków grupy VAT. Są to czynności niepodlegające VAT. Na żądanie organu podatkowego będą zobowiązani ją przekazać w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania. Ewidencja będzie musiała zawierać co najmniej:

1) nazwę i NIP nabywcy,

2) datę dokonania i zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,

3) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

4) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

5) kwotę należności ogółem.

Przedstawione zasady ewidencjonowania będą obowiązywały jednak tylko do 30 czerwca 2023 r. Od 1 lipca 2023 r. zostanie wprowadzona zmiana (zmiany opisujemy w pkt 8. Zmiana zasad prowadzenia ewidencji przez grupy VAT).

Czynności niepodlegające opodatkowaniu VAT, dokonywane między członkami grupy VAT, nie będą dokumentowane fakturami. Będą mogły to być dowolne dokumenty wewnętrzne.

Natomiast czynności wykonywane "na zewnątrz" przez grupę VAT, podlegające opodatkowaniu, będzie ewidencjonował przedstawiciel grupy VAT, który wyśle JPK_V7 w jej imieniu. Czynności te będą fakturowane. Na fakturze - jako sprzedawca - zostanie wpisana nazwa grupy VAT z oznaczeniem "grupa VAT" lub "GV".

Będzie to zapewne wymagało uzgodnienia zasad przekazywania dokumentów i prowadzenia ewidencji.

Krok 4. Ustal proporcję

Jeśli grupa VAT będzie dokonywać zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi oraz zwolnionymi z VAT i nie będzie w stanie przypisać tych zakupów do poszczególnych członków grupy, to będzie musiała ustalić wspólną proporcję dla całej grupy. Proporcja ta w pierwszym roku działalności zostanie wyliczona szacunkowo według prognozy uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego w formie protokołu. Do zakupów, które będzie można przypisać członkom grupy VAT, proporcję będą musieli ustalić ci członkowie na moment utworzenia grupy.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 8c-art. 8e, art. 15a, art. 90 ust. 10c-10g, art. 96 ust. 3b, ust. 4d, ust. 7ba-7bb, ust. 9k, art. 96b ust. 3c ustawy o podatku od towarów i usług - j.t. z 2022 r.poz. 931 z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT

● art. 77a ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r.poz. 2105 z późn. zm.

● art. 3b ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji - Dz.U. z 2022 r.poz. 479 z późn. zm.

● art. 14n § 1 pkt 1b, art. 75 § 2a, art. 77b § 5 pkt 4, art. 86a § 6, art. 86j § 6, art. 133 § 2c, art. 284ab § 3a i § 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2021 r.poz. 1540 z późn. zm.

● art. 2 pkt 4 lit. c ustawy z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - j.t. Dz.U. z 2022 r.poz. 111 z późn. zm.

4. Zmiany w zasadach wypełniania ewidencji JPK_V7

4.1. Na czym polegają zmiany

Zgodnie z projektowaną nowelizacją przepisów od rozliczenia za styczeń 2023 r. z rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie w sprawie JPK) będzie wynikało, że:

● ewidencjonujemy odrębnie wszystkie faktury, niezależnie od tego, czy istniał obowiązek ich wystawienia, czy może sprzedawca zdecydował się na ich wystawienie albo zażądał tego kupujący; tym samym podatnik ma obowiązek wykazać w ewidencji wszystkie wystawione faktury, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a rozporządzenia w sprawie JPK, tj. np. paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone oraz biletów; do tej pory taki sposób ewidencjonowania wynikał z interpretacji MF, a nie z przepisów rozporządzenia;

● towary sklasyfikowane według CN 8549 jako odpady oraz złom elektryczne i elektroniczne (w tym z udziałem metali szlachetnych), wymienione w poz. 1a załącznika nr 12 do ustawy o VAT, trzeba oznaczać kodem GTU_08;

● oznaczaną kodem WSTO_EE wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, ...