Prowadzenie akt osobowych pracowników po zmianie przepisów

Każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać akta osobowe pracowników. W związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która dopuściła możliwość kontroli trzeźwości pracownika lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zmienił się podział akt osobowych na części. Także wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej spowodowało konieczność przechowywania dokumentów dotyczących wykonywania takiej pracy.

Akta osobowe pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Od 21 marca 2023 r. składają się one z 5 części: A, B, C, D i E (§ 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej; dalej: rozporządzenie dokumentacyjne).

Część A akt osobowych

Część A akt osobowych to ta, która jest powszechnie postrzegana jako związana z ubieganiem się o zatrudnienie. Należy w niej zamieszczać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Katalog danych, których podania pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został określony ustawowo (art. 22¹ Kodeksu pracy, dalej k.p.). Należą do nich:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Gdy strony podejmą już decyzję o nawiązaniu stosunku pracy, pracodawca może dodatkowo żądać od pracownika podania danych, obejmujących:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Podania innych danych osobowych pracodawca może żądać jedynie, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

List motywacyjny i CV w aktach osobowych

W procesie rekrutacyjnym kandydaci najczęściej przedstawiają się potencjalnemu pracodawcy za pośrednictwem CV i listu motywacyjnego. Jeśli dojdzie do podjęcia zatrudnienia, dokumenty te, jako związane z ubieganiem się o zatrudnienie, powinny znaleźć się w części A akt osobowych.

Z uwagi na to, że pracodawca nie ma kontroli nad tym, jakie dane i informacje kandydat do pracy przedstawi w tych dokumentach, oraz że ich przechowywanie może doprowadzić do naruszenia zasady minimalizacji danych, przed zamieszczeniem ich w aktach osobowych należy jednak rozważyć zasadność takiego posunięcia.

Potwierdzenie wykształcenia

Jak już wskazano, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. To samo dotyczy danych o wykształceniu. ...