Biuro rachunkowe: jaką odpowiedzialność ponosi pracownica za kłamstwo w CV

W ogłoszeniu o pracę wyraźnie było napisane, że poszukuję samodzielnej księgowej do spółek z o.o. W trakcie rekrutacji kandydaci otrzymali bardzo dużo zadań do rozwiązania w domu. Ich wykonanie musiało zająć kilkanaście godzin, a dotyczyły praktycznie wszystkich problemów, jakie występują w moim biurze. W wyniku rekrutacji zatrudniłam pracownicę na umowę o pracę, która jak się później okazało, przysporzyła mi sporo problemów. 

Pierwszego dnia, w którym wróciłam do biura (było to w 9 tygodniu pracy tej księgowej), pani księgowa zapłakana prosiła mnie o to, żeby rozwiązać umowę o pracę, ponieważ ona musi wrócić do swojej miejscowości, gdyż ktoś z jej rodziny uległ ciężkiemu wypadkowi, a ona będzie musiała zająć się tą osobą i natychmiastowo wyjechać. Powiedziała mi, że następnego dnia zgłosi się do mnie jej koleżanka, którą będę mogła zatrudnić na pełen etat i z czystym sumieniem mi ją poleca. Ta księgowa wręcz histerycznie płakała i robiło jej się słabo, więc zgodziłam się na "natychmiastowe" odejście.

W sporządzonym ekspresowo porozumieniu o rozwiązaniu umowy o pracę zawarliśmy zapis o zwrocie części wynagrodzenia za okres, od którego opuściła już pracę, które na miejscu mi oddała (otrzymała wynagrodzenie za 2 miesiące z góry przed pójściem na operację).

W tym też dniu pozostałam w biurze i zaczęłam czytać wiadomości od klientów, których treść mnie zaniepokoiła (m.in. czemu nie dostali informacji o podatkach do tej pory). Wobec tych sygnałów zweryfikowałam stan dokumentacji klientów, których jej powierzyłam. Stwierdziłam potężne braki, dokumenty byłby niezaksięgowane, praktycznie wcale. Próbowałam skontaktować się z byłą pracownicą, lecz nie odbierała ode mnie telefonu. Koleżanka tej księgowej również się nie zgłosiła.

W związku z tym zaczęłam szukać jakieś innej drogi kontaktu do byłej pracownicy i okazało się, że ta pani nigdy nie była samodzielną księgową, a umieszczone w CV informacje na ten temat były ewidentnie nieprawdziwe. W CV nie było wymienionej nazwy ostatniego biura, w którym pracowała. Dowiedziałam się jednak przypadkowo, że z ostatniego biura odeszła, ponieważ nie otrzymała żądanej, bardzo wysokiej podwyżki, a tego nie uczyniono ze względu na jej niezbyt wysokie kompetencje. Właściciel tego biura powiedział mi, że pokazała mu w Internecie komentarze osób, które odpowiadały na umieszczony przez nią wpis dotyczący jej zarobków w jego biurze rachunkowym. Brak podwyżki argumentował tym, że pomimo tego, że pracowała w biurach rachunkowych przez 15 lat, to zawsze jako asystentka i nigdy nie wykonywała obowiązków samodzielnej księgowej. Stwierdził przy tym, że w tym momencie nadal nie jest w stanie samodzielnie obsługiwać spółek, co ona mu przyznała. 

Badając tę sprawę, jestem obecnie również przekonana, że zadania rekrutacyjne rozwiązał dla niej ktoś inny, gdyż na jednej grupie z Facebooka znalazłam zapytania o to, jak rozwiązać niektóre z moich zadań rekrutacyjnych. Uświadomiłam sobie również, że podczas ustnej rozmowy rekrutacyjnej przeprowadzonej online miała ona skierowany dosyć wysoko wzrok, tak trochę nienaturalnie, jakby ktoś stał z tyłu za jej laptopem, poza widokiem kamery i jej podpowiadał. Tak czy inaczej wybrałam ją, ponieważ w swoim CV miała duże doświadczenie jako samodzielna księgowa (choć nie było nazwy ostatniego biura rachunkowego, w którym pracowała), a poza tym oddała mi prawidłowo rozwiązane zadania. 

Przed podjęciem pracy prowadziłam jeszcze z tą panią korespondencję e-mail. Mam nawet maila, w który wymieniłam jej wszystkich klientów do obsługi oraz informacje o tym, czym się zajmują, jakiej liczby dokumentów może oczekiwać oraz jakie mogą wystąpić przy ich obsłudze problemy. Odpisała, że z pewnością sobie poradzi, gdyż w innych biurach rachunkowych miała o wiele więcej obowiązków i przez ostatnie lata pracowała na tym samym programie księgowym co moje biuro. Co więcej - na wszelki wypadek - dałam jej numer do mojej koleżanki, która mogłaby doradzić jej w problematycznych kwestiach.

Gdy tylko dowiedziałam się o tym, co zrobiła była pracownica, zadzwoniłam do moich klientów i przedstawiłam sprawę. Większość odpowiedziała, że rozumie sytuację, ale oczekują przyjęcia przeze mnie pełnej odpowiedzialności za to zdarzenie, jak najszybszego zaksięgowania dokumentów, złożenia JPK do urzędu skarbowego, podania wysokości podatków do zapłaty i pokrycia ewentualnych odsetek. Spowodowane przez zrekrutowaną pracownicę braki były tak duże, że musiałam zapłacić innemu biuru rachunkowemu za księgowanie tych firm w trybie ekspresowym. 

Dodatkowo chcę nadmienić, że informatyk, który obsługuje nasze biuro, zrobił dla mnie raport o historii pracy pani "samodzielnej" księgowej. Wynika z niego, że bardzo często szukała informacji na temat ewidentnych podstaw księgowości (i to wielokrotnie), a później szukała już ofert pracy dla młodszej księgowej w swoich rodzinnych stronach. Raport wskazywał jednak, że przebywała w biurze przez wymagany czas pracy.

Czy mogę dochodzić od niej wyższej kwoty niż trzymiesięczne wynagrodzenie? Czy to, co zrobiła, jest oszustwem?

Zasady odpowiedzialności pracownika za wyrządzoną szkodę zależą od tego, czy nastąpiła ona z jego winy nieumyślnej czy też umyślnej. 

W przypadku winy nieumyślnej pracownik odpowiada tylko do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika, które przysługiwało mu w dniu wyrządzenia szkody. Odpowiedzialność ograniczona jest do rzeczywistej straty.

Natomiast w sytuacji, gdy szkoda została wyrządzona umyślnie, pracownik odpowiada bez żadnych ograniczeń, nie tylko za rzeczywistą stratę, lecz także za utracone korzyści. W rozpatrywanej sprawie za szkodę należy uznać wynagrodzenie, które autorka musiała zapłacić innej firmie za wykonanie obowiązków, z których nie wywiązała się pracownica. Tryb kosztownego ekspresowego postępowania był przy tym uzasadniony, gdyż księgi powinny być doprowadzone do stanu zgodnego z prawem jak najszybciej, chociażby ze względu na odsetki od zobowiązań podatkowych, które powiększałyby jeszcze bardziej wysokość szkody. Samo powierzenie naprawienia szkody innej firmie wynikało przy tym z faktu, że pracownica unikała kontaktu z autorką pytania. Nie mogła ona zatem wyjaśnić sytuacji i ewentualnie uzyskać poprawienia ksiąg od byłej pracownicy.

Należy podkreślić, że gdyby po zaksięgowaniu dokumentów okazało się, że klienci biura mają do zapłaty odsetki wynikające z nieterminowej zapłaty podatku, które pokryło biuro rachunkowe, to właścicielka biura mogłaby dochodzić odszkodowania w ich wysokości od byłej pracownicy. Uprawniona byłaby także do dochodzenia odszkodowania za utracone korzyści, gdyby jakikolwiek klient odszedł z biura z powodu działania byłej pracownicy.

Marcin Szabłowski

Artykuł stanowi fragment publikacji z Monitora Biur Rachunkowych - internetowego dodatku do Monitora Księgowego >>