Samofakturowanie w KSeF. Kiedy możliwe jest wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy

W KSeF można stosować procedurę samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Należy jednak pamiętać, że obowiązujące zasady zależą od statusu stron transakcji. Kluczowe jest, czy nabywca posiada polski NIP lub numer VAT UE. W praktyce oznacza to, że część faktur wystawianych w ramach samofakturowania trafi do KSeF, a część pozostanie poza systemem.

Samofakturowanie w KSeF

Status sprzedawcy a obowiązek wystawienia faktury w KSeF

O tym, czy faktura powinna być wystawiona w KSeF, decyduje status sprzedawcy. Oznacza to, że taki obowiązek istnieje również, gdy sprzedawca jest polskim podatnikiem z numerem NIP, a nabywcą – podmiot zagraniczny, który dokonuje samofakturowania. Tak jednak nie będzie. Ustawodawca zwolni z tego obowiązku podmioty zagraniczne, które nie mają polskiego NIP. Będą mogły dokonywać samofakturowania poza KSeF. Wyjątek dotyczy nabywców z krajów UE, zidentyfikowanych jako podatnicy VAT UE. Polski podatnik może im nadać w KSeF uprawnienie do samofakturowania WDT.

W pozostałych przypadkach, jeżeli wystąpi obowiązek wystawienia polskiej faktury, ale nabywca nie posłuży się identyfikatorem podatkowym NIP, nie będzie technicznej możliwości nadania mu odpowiednich uprawnień w systemie. Takie faktury będą wystawiane poza KSeF.

Drugi przypadek, gdy nie będzie takiego obowiązku, wystąpi, jeśli to polski podatnik będzie dokonywał samofakturowania w imieniu podmiotu zagranicznego, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego NIP (np. zakup usług przez polskiego podatnika od podmiotu zagranicznego rozliczany jako import usług).

Nadanie uprawnień do samofakturowania

Aby nabywca mógł w naszym imieniu wystawiać faktury, musimy nadać mu uprawnienia. Samo nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach procedury samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w tej procedurze wystawiane.

Przepisy rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, dotyczące zakresu nadawanych uprawnień do obsługi KSeF, przewidują specjalne, odrębne uprawnienia dla podmiotów, które będąc nabywcami mogą – na podstawie umowy zawartej z dostawcą – wystawiać, w imieniu i na rzecz tego dostawcy, faktury dokumentujące dokonane przez niego transakcje sprzedaży lub otrzymane zaliczki.

Podmiot, który został wskazany przez podatnika jako uprawniony do samofakturowania, może nadać dalsze uprawnienia w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zakres funkcjonalności narzędzia do obsługi KSeF udostępnionego przez MF – Aplikacja Podatnika KSeF, ogranicza możliwość wystawienia faktury w imieniu sprzedawcy na dowolny podmiot. W konsekwencji przy wystawianiu faktury poprzez API KSeF, weryfikując uprawnienia użytkownika, powinien odrzucić fakturę, która jest wystawiana poza ich zakresem.

Procedura zatwierdzania faktur

Podstawą samofakturowania jest zawarta pomiędzy stronami umowa w sprawie wystawiania faktur. Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji i nie jest on realizowany w KSeF.

Jak wyjaśnia MF, akceptacja może przybrać formę:

• aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub

• bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku XML, tzw. milcząca zgoda).

Wskazówki dla podatnika

1. KSeF umożliwia samofakturowanie, gdy nabywca ma polski NIP lub numer VAT UE z innego kraju (w przypadku WDT). W pozostałych przypadkach samofakturowanie będzie musiało się odbywać poza KSeF.

2. Uprawnienia do samofakturowania nadaje sprzedawca w KSeF – krajowym lub unijnym nabywcom (z VAT UE).

3. Zasady akceptacji faktur ustala się w umowie (mogą być aktywne lub przez milczącą zgodę). Akceptacja faktur odbywa się poza KSeF.

4. Na fakturze samofakturowania: sprzedawca = Podmiot 1, nabywca = Podmiot 2, a w polu P_17 wpisuje się „1”.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX