Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy dla kierowcy międzynarodowego

Od 1 marca 2023 r. zatrudniamy kierowcę, który wykonuje przewozy międzynarodowe i na terenie Polski. Od początku zatrudnienia osobie tej przysługuje: wynagrodzenie zasadnicze, ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych, ryczałt za pracę w porze nocnej, ryczałt za dyżury, premia regulaminowa do 20% wynagrodzenia zasadniczego, dopłata do delegowania (wyrównanie do minimalnej stawki sektorowej obowiązującej za granicą). W połowie listopada 2023 r. umowa o pracę z tym pracownikiem zostanie rozwiązana. W okresie zatrudnienia pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego, dlatego za 20 dni (160 godzin) wypłacimy mu ekwiwalent. Jak obliczyć jego wysokość? Czy uwzględniać tylko te składniki, od których były naliczone składki ZUS i podatek?

W podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy powinni Państwo uwzględnić wszystkie wymienione składniki wynagrodzenia przysługujące kierowcy. Stosowane zwolnienia ze składek ZUS i podatku do wynagrodzenia za pracę za granicą nie mają tu znaczenia. Zatem stałe składniki wynagrodzenia należy uwzględnić w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, a składniki zmienne, tj. premię regulaminową i dopłatę do delegowania – w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Szczegóły w uzasadnieniu.

Przepisy pakietu mobilności nie zmodyfikowały przepisów ogólnego rozporządzenia urlopowego, które ma zastosowanie przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalentu za ten urlop, przysługujących m.in. kierowcom delegowanym. Ta grupa zawodowa nie ma bowiem odrębnych regulacji w zakresie ustalania ww. należności. 

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy kierowcy międzynarodowego należy uwzględnić przysługujące mu wynagrodzenie: 

• w stałej wysokości, określone w stawce miesięcznej, należne w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
• zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu.

Z podstawy wymiaru ekwiwalentu należy wyłączyć m.in.:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwotę wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej (§ 6 ogólnego rozporządzenia urlopowego). 

Co prawda wśród składników wyłączonych z podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego znajduje się wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego, jednak chodzi tu o wyrównanie do polskiej pensji minimalnej, o której mowa w art. 7 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Natomiast wypłacany przez Państwa dodatek będący dopłatą do delegowania jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia, który wyrównuje wynagrodzenie ustalone w umowie o pracę do poziomu wynikającego ze stawek sektorowych obowiązujących za granicą w kraju, w którym wykonywany jest transport. Dodatek ten należy uwzględnić w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. 

Zasady kalkulowania ekwiwalentu. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest obliczany w następujący sposób:

Krok 1. sumę miesięcznych wynagrodzeń stałych i zmiennych należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy (w 2023 r. wynosi on 20,83 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, a w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy stanowi on proporcjonalną część tej wartości);

Krok 2. ekwiwalent otrzymany w kroku 1 za jeden dzień urlopu należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;

Krok 3. ekwiwalent za 1 godzinę urlopu otrzymany w kroku 2 należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Przepisy ogólnego rozporządzenia urlopowego nie wskazują, że zarówno wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, jak i ekwiwalent za ten urlop muszą być obliczone od podstawy, od której zostały pobrane składki na ubezpieczenia społeczne czy podatek. Tak samo jest przecież w sytuacji, gdy omawiane należności są obliczane od przychodu, od którego ze względu na przekroczenie 30-krotności nie są pobierane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo pracownik korzysta ze zwolnienia z podatku. Istotny jest charakter składnika wynagrodzenia. Preferencje w zakresie składek ZUS czy podatku, z których korzystają pracownicy, nie mają tu znaczenia.

Zwolnienie ze składek i podatku części wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego. Należy przypomnieć, że w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzi m.in. kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Przychody te są również zwolnione z podatku w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. 

Do dni pobytu kierowcy za granicą nie są wliczane:

• dni urlopu wypoczynkowego,
• okres przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,
• okres korzystania z urlopu bezpłatnego.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem