Jak zawierać umowy wykraczające poza rok budżetowy

Czy wymienione we wniosku – który wpłynął do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi – umowy dotyczące, m.in. odbioru odpadów medycznych, ochrony osób i mienia, przeprowadzenia przeglądów instalacji przeciwpożarowej, obsługi RODO, monitoringu przeciwpożarowego, usługi żywienia mieszkańców domu pomocy społecznej mogą być zawierane w trybie upoważnienia wynikającego z art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych określonego w wieloletniej prognozie finansowej do zawierania umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których płatności wykraczają poza rok budżetowy – uprzejmie informuję:

Ustawa o finansach publicznych dopuszcza możliwość zaciągania zobowiązań wieloletnich w oparciu o upoważnienia wynikające z wieloletniej prognozy finansowej, przy czym art. 228 ust. 1 wymienia dwie kategorie takich zobowiązań:

1. związaną z realizacją zamieszczonych w wieloletniej prognozie finansowej przedsięwzięć,
2. z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy.

Rozróżnienie wprowadzone przepisami ustawy prowadzi do wniosku, że uznanie, iż określona umowa może być zawarta wyłącznie w ramach realizacji przedsięwzięcia, o jakim jest mowa w art. 236 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, bądź jest zawierana wyłącznie na podstawie upoważnienia z art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, wymaga przede wszystkim oceny celu zaciągnięcia zobowiązania. Celem umów, z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, zawieranych na podstawie upoważnienia udzielonego w trybie art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, jest zapewnienie ciągłości działania jednostki.

Zawieranie umów zapewniających ciągłość działania jednostki na podstawie upoważnienia z art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych może być rozpatrywane w dwóch poziomach funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego, tj.:

1. na poziomie funkcjonowania jednostek organizacyjnych – do tych umów należy zaliczyć wszystkie umowy zabezpieczające bieżące funkcjonowanie tych jednostek, oraz 
2. na poziomie jednostki samorządu terytorialnego – zapewnienie ciągłości działania tej jednostki wynika z konieczności zapewnienia ciągłości świadczenia usług publicznych w celu zaspokojenia zbiorowych potrzeb wspólnoty.

W konsekwencji należy stwierdzić, że udzielenie odpowiedzi na pytanie, jakie umowy mogą być zawierane w trybie upoważnienia wynikającego z art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych w oderwaniu od treści określonej (konkretnej) umowy, napotyka na poważne trudności. Można jednak dokonać oceny w tym przedmiocie w odniesieniu do konkretnego przypadku. Oceniając przedmiot, charakter, czasookres oraz cele potencjalnej umowy, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim to, czy planowane wydatki są wydatkami jednorazowymi czy ciągłymi, powtarzalnymi, czy zapewniają utrzymanie wytworzonej już infrastruktury oraz czy służą zabezpieczeniu funkcjonowania jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.

W ocenie RIO w Łodzi zaprezentowane w piśmie stanowisko, zgodnie z którym umowy te, jako dotyczące świadczeń ciągłych, niemających charakteru jednorazowego, realizowane w roku bieżącym i w latach kolejnych, zapewniające ciągłość usług w cyklu i płatności wykraczających poza jeden rok budżetowy, dotyczące świadczeń, których realizacji nie można zaprzestać, mogą być zawierane w trybie art. 228 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – co do zasady zasługuje na aprobatę.

Powyższe nie wyklucza jednak możliwości przyjęcia, że wyszczególnione zadania mogą być potraktowane jako przedsięwzięcia, jeśli spełnione zostaną przesłanki wymienione w art. 226 st. 4 ustawy o finansach publicznych.

Pismo RIO w Łodzi z 20 września 2023 r.,

znak WA. 4120-43/2023-w