Ściąga księgowego: Kontrola wstępna głównego księgowego – kiedy trzeba zakwestionować dokumenty i zwrócić do poprawienia lub odmówić ich zatwierdzenia?

Główny księgowy ma obowiązek przeprowadzać kontrolę wstępną operacji gospodarczych i finansowych oraz weryfikować rzetelność potwierdzających je dokumentów. Generalne zasady postępowania są ustalone w art. 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Przepisy te jednak są bardzo ogólne i nie wyjaśniają, jak powinien postępować główny księgowy, gdy wykryje błędy.

W praktyce zdarzają się liczne przypadki braków i nieprawidłowości w dowodach potwierdzających wykonanie operacji gospodarczych i finansowych. Wskazujemy czynności, jakie powinien wykonać główny księgowy w razie ich stwierdzenia. Opisany jest etap wstępny kontroli poprzedzający formalną odmowę zatwierdzenia dokumentów i zgłoszenia tego na piśmie kierownikowi jednostki. Główny księgowy może odmówić podpisania dokumentów w tych przypadkach, gdy opisanych błędów nie da się skorygować na tym wstępnym etapie.

Tabela. Czynności, jakie powinien wykonać główny księgowy w razie stwierdzenia błędów i niejasności w dowodach księgowych przedłożonych mu do kontroli wstępnej