Sprawozdanie finansowe za 2023 rok - wskazówki dla przedsiębiorców

Sprawozdanie finansowe to jeden z ważniejszych dokumentów w firmie, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania to 31 marca 2024 roku.

Harmonogram prac księgowych w 2024 r. związanych z zamknięciem 2023 r. >>>

Jak przygotować, podpisać i złożyć e-sprawozdanie finansowe >>>

Tuż przed sporządzeniem ostatecznej wersji sprawozdania finansowego należy sporządzić zestawienie obrotów i sald. Ostateczną wersję sprawozdania główny księgowy przekazuje kierownikowi jednostki.

Sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Ponadto, należy pamiętać, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz spółdzielnie mają obowiązek udostępnienia organowi zatwierdzającemu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności, a jeżeli podlegały badaniu – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej 15 dni przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Spółki akcyjne oraz proste spółki akcyjne muszą je udostępnić również radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organowi administrującemu.

Po zatwierdzeniu kierownik jednostki składa elektroniczne sprawozdanie finansowe, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia, drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu ekrs.ms.gov.pl.

Wraz ze sprawozdaniem finansowym drogą elektroniczną składa się także:

• opinię/sprawozdanie biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,
• odpis uchwały (postanowienia) organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jeżeli jednostka miała obowiązek jego sporządzenia).

Przy składaniu wszelkich dokumentów i wniosków do KRS, na portalu ekrs.ms.gov.pl, należy je podpisać elektronicznie. Powinna to zrobić osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, zgodnie z art. 45 ust. 1f oraz art. 52 ust. 2 uor, zobowiązana jest do:

• sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej i
• opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez:
  – osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), kierownika jednostki.

Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Wcześniej jednak pozostałe osoby, które wchodzą w skład tego organu, muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, albo odmówić złożenia takich oświadczeń.

Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Odmowę podpisu sprawozdania finansowego, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.

Z chwilą ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe i dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach wraz z dokumentacją inwetaryzacyjną i sprawozdaniem finansowym powinny być umieszczone w archiwum, gdzie zapewniona jest ich ochrona przed osobami nieupoważnionymi, niedozwolonymi zmianami, a także przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem. Minimalny okres przechowywania tych dokumentów to 5 lat od daty ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, czyli 6 lat od dnia bilansowego.

Możliwe jest także przeniesienie treści dowodów księgowych za rok obrotowy na inne nośniki danych (dyskietki, płyty CD, pamięć USB) lub mikrofilmy, jeżeli możliwe jest zachowanie ich trwałej postaci przez okres archiwizowania.

Czytaj więcej w Poradniku Gazety Prawnej - Sprawozdanie finansowe 2023 r. >>>