Koszty na przełomie roku w PKPiR - rozliczenie na przykładach
Rozliczania kosztów na przełomie roku niejednokrotnie sprawia podatnikom problemy. Moment ujęcia wydatku w kosztach przez podmioty prowadzące PKPiR zależy od metody rozliczania kosztów, jaka została przyjęta. Jak prawidłowo ująć koszty na przełomie roku podatkowego w PKPiR?
Podatnik, prowadzący PKPiR na rok 2025 wybrał metodę kasową PIT. To oznacza, że w transakcjach z przedsiębiorcami przychody i koszty rozpoznaje co do zasady w dacie zapłaty, bez względu na sposób prowadzenia pkpir - metodą memoriałową albo uproszczoną.
W przypadku PKPiR podatnik ma możliwość stosowania jednej z dwóch metod rozliczania kosztów w czasie, tj. metody uproszczonej albo memoriałowej. Wybór dotyczy rozliczania tzw. pozostałych wydatków, które są ujmowane w kolumnie 13 księgi. Metody uproszczona i memoriałowa nie mają zastosowania do rozliczania kosztów zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych (kolumna 10 pkpir) oraz kosztów, które są rozliczane według odrębnych zasad, np. wynagrodzeń pracowniczych (kolumna 12 pkpir).
O wyborze metody prowadzenia pkpir podatnik nie musi informować urzędu skarbowego. Jest natomiast zobowiązany stosować wybraną metodę przez cały rok. Potwierdził to m.in. NSA w wyroku z 20 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 124/2005. Podatnik nie może jednocześnie stosować metody uproszczonej i metody memoriałowej w zależności od rodzaju kosztu. Problematyczne jest to, czy podatnik może zmienić metodę prowadzenia pkpir w następnym roku podatkowym. Taka zmiana nie powinna budzić zastrzeżeń w przypadku zmiany metody uproszczonej na memoriałową. Inaczej w przypadku zmiany metody memoriałowej na uproszczoną. Przepisy nakazują stosować metodę memoriałową „stale w każdym roku podatkowym” (art. 22 ust. 6 ustawy o PIT). Za słuszne należy uznać stanowisko, że podatnik powinien zachować prawo do zmiany metody prowadzenia PKPiR po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, jakim jest rok kalendarzowy. Jednak w praktyce to stanowisko może być kwestionowane przez organy podatkowe, dlatego bezpieczniej przy zmianie metody wystąpić o interpretację indywidualną. Podatnik ma natomiast na pewno obowiązek stosować trwale wybraną metodę w okresie danego roku podatkowego.
Wybór metody prowadzenia pkpir ma szczególne znaczenie dla rozliczenia kosztów dotyczących dwóch lat podatkowych. Ma ona bowiem duży wpływ na prawidłowe zamknięcie księgi przychodów i rozchodów za dany rok. Podatnik musi wiedzieć, w którym roku rozliczyć dany wydatek, a to z kolei zależy od wybranej metody prowadzenia pkpir. Koszty odnoszące się do lat następnych można wpisywać w kolumnie 15 księgi, która jest wolna. Taki zapis powoduje, że nie są one uwzględniane w podstawie opodatkowania bieżącego roku podatkowego.
W przypadku metody uproszczonej koszty powinny być ujmowane w dacie ich poniesienia – niezależnie od tego, jakiego roku podatkowego dotyczą. Nie ma znaczenia również to, czy dany rodzaj kosztu ma bezpośredni czy pośredni wpływ na osiąganie przychodów. Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Nie ma znaczenia, kiedy dany koszt został faktycznie poniesiony. Istnieją jednak sytuacje, gdy dowodem księgowym jest dowód zapłaty i wtedy koszt faktycznie zostanie ujęty w dacie zapłaty. Są również kategorie kosztów, które są ujmowane jako koszt uzyskania przychodu w dacie zapłaty, np. odsetki od zobowiązań.
W metodzie memoriałowej bardzo istotne znaczenie ma podział kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. Kosztami bezpośrednio związanymi z przychodami są wydatki, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów. Ewidentnym przykładem takiego kosztu są wydatki na nabycie lub wytworzenie towaru i ich wpływ na przychód z jego zbycia. Do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, których nie można przypisać konkretnemu przychodowi, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje jego uzyskanie. Koszty pośrednie to takie wydatki, które nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brakuje możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, koszty promocji i reklamy.
W przypadku metody memoriałowej koszty bezpośrednie odnosi się do przychodów roku podatkowego, którego te koszty dotyczą. Przy czym koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku, ujmuje się w zapisach pkpir za rok, którego dotyczą, pod warunkiem że zostały poniesione do dnia złożenia zeznania podatkowego za ten rok, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania podatkowego.
Sprawdź, jak prawidłowo ująć koszty na przełomie roku podatkowego w PKPiR