Identyfikator wewnętrzny w KSeF: jak ograniczyć ryzyko i usprawnić obieg dokumentów w firmie

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzie do zarządzania dostępem do firmowych dokumentów – identyfikator wewnętrzny jednostki, czyli IDWew. Mechanizm ten umożliwia przypisanie faktur do konkretnej jednostki organizacyjnej, zapewniając jednocześnie dostęp do dokumentów w KSeF wyłącznie osobom upoważnionym. Dzięki temu struktura uprawnień w KSeF może odzwierciedlać rzeczywisty podział kompetencji w firmie, co ma kluczowe znaczenie szczególnie w podmiotach o rozbudowanej strukturze – od dużych przedsiębiorstw, przez jednostki samorządu terytorialnego, po grupy kapitałowe.

Stosowanie IDWew jest fakultatywnym rozwiązaniem i zależy od potrzeb organizacyjnych danego podmiotu. Jego prawidłowe wdrożenie wymaga jednak świadomego zaprojektowania struktury uprawnień, właściwego oznaczania faktur w strukturze FA(3) oraz ścisłego powiązania identyfikatorów wewnętrznych z rzeczywistymi procesami biznesowymi podatnika.

Czym jest identyfikator wewnętrzny (IDWew)

IDWew to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, tworzony w KSeF zgodnie z zasadami opisanymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych, np. w formacie „1111111111–33334”.

IDWew nie jest odrębnym numerem podatkowym i nie tworzy nowego podatnika. Jest „kluczem wewnętrznym” w systemie KSeF, który pozwala:

• oznaczać faktury jako dotyczące konkretnej jednostki,
• przyznawać uprawnienia do pracy tylko na fakturach z tym oznaczeniem,
• organizować odpowiedzialność w firmie w sposób podobny do uprawnień w systemach ERP.

Gdzie w fakturze będziemy wpisywać IDWew

IDWew wpisuje się w strukturze FA(3) w części Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne w polu IDWew. I dopiero wtedy system jest w stanie skojarzyć fakturę z jednostką wewnętrzną w rozumieniu modelu uprawnień.

W broszurze FA(3) podkreślono, że w Podmiot3 można wskazać m.in. dane członka GV, jednostki podrzędnej JST, ale też zakładu/oddziału lub innej jednostki wewnętrznej podatnika wraz z unikalnym identyfikatorem wytworzonym w KSeF – pole IDWew. To jest dokładnie ten „most” pomiędzy organizacją a systemem. W strukturze FA(3):

• element Podmiot1 to podatnik (sprzedawca),
• element Podmiot2 to nabywca, a
• element Podmiot3 może być miejscem, w którym zostanie opisana jednostka organizacyjna, której faktura dotyczy lub która tę fakturę wystawia/odbiera w sensie operacyjnym.

Model uprawnień wykorzystujący identyfikator wewnętrzny

Model uprawnień z IDWew opiera się na centralnej roli podatnika, który – po uwierzytelnieniu w KSeF – generuje identyfikatory wewnętrzne, wyznacza administratorów jednostek wewnętrznych oraz deleguje uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Dzięki temu możliwe jest zachowanie spójności podatkowej przy jednoczesnym rozproszeniu operacyjnym procesów fakturowania.

W tym modelu można wyróżnić trzy zasadnicze szczeble funkcjonowania uprawnień:

1. Podatnik, działając w ramach przysługujących mu uprawnień właścicielskich, jest uprawniony m.in. do tworzenia jednostek podporządkowanych oraz zarządzania nimi.

2. Podatnik lub osoba działająca w jego imieniu w zakresie zarządzania jednostkami podrzędnymi może wyznaczyć osobę fizyczną reprezentującą daną jednostkę wewnętrzną, pełniącą funkcję administratora tej jednostki.

3. Administrator jednostki wewnętrznej może wyznaczyć osoby fizyczne, które będą korzystać z KSeF w ramach tej jednostki.

Model wykorzystujący identyfikator wewnętrzny pozwala na elastyczne nadawanie uprawnień nie tylko osobom fizycznym, lecz także podmiotom posiadającym numer NIP, takim jak biura rachunkowe.

Zobacz również: Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF – rodzaje uprawnień, procesy i modele »

Dlaczego IDWew jest ważny przy wdrożeniu KSeF

W praktyce wdrożeniowej IDWew rozwiązuje problem separacji danych i kontroli wewnętrznej. Pracownik oddziału A nie powinien widzieć faktur oddziału B.

Najbardziej klasyczny przypadek, gdy IDWew może być wykorzystany, to gdy podatnikiem VAT jest spółka (jeden NIP), ale faktury sprzedaży i zakupu są generowane i obsługiwane w wielu jednostkach. W tym scenariuszu: w Podmiot1 jest podatnik (spółka), a jednostka wewnętrzna jest wskazywana w Podmiot3 wraz z IDWew. To pozwala użytkownikom tej jednostki widzieć „swoje” faktury, a nie wszystkie faktury spółki. I tu wraca kluczowy wymóg: jeżeli faktura zostanie wystawiona bez IDWew, to nie „trafi” do wąskiego koszyka jednostki w KSeF. Będzie w zasobie podatnika, ale z perspektywy jednostkowego modelu dostępu może stać się niewidoczna dla tych, którzy mieli mieć do niej dostęp, bo ich uprawnienia są zawężone do IDWew.

Kolejny sposób na wykorzystanie IDWew to oznaczanie wydatków pracowniczych. Broszura FA(3) wskazuje, że w Podmiot3 pojawiła się nowa rola 11 „Pracownik”, wprowadzona dla usprawnienia rozliczania tzw. wydatków pracowniczych: gdy pracownik firmy dokonuje zakupu w imieniu pracodawcy. Z perspektywy IDWew jest to szczególnie ciekawe, bo w praktyce wiele firm chce:

• szybko identyfikować faktury zakupowe dotyczące określonego „koszyka” (np. wydatków zarządu),
• zapewnić dostęp do tych faktur tylko wybranym osobom (np. głównej księgowej, controlingowi, compliance), a jednocześnie
• uniknąć sytuacji, w której każdy ma wgląd do wszystkich „wrażliwych” wydatków.

Gdy zostanie oznaczona tylko rola pracownika, bez podania numeru IDWew, faktury zakupowe nie trafią do określonej jednostki. Faktura będzie widoczna dla wszystkich osób mających uprawnienia do konta podatnika. Będzie tylko wiadomo, kto dokonał zakupów. IDWew może lepiej spełnić swoją rolę.