Inwentaryzacja 2025 – dokumentacja, organizacja, odpowiedzialność

Prawidłowo zaplanowany spis z natury zaczyna się od aktualizacji instrukcji, zarządzenia kierownika i opracowania czytelnego harmonogramu. Warto też z wyprzedzeniem przygotować m.in. wsparcie techniczne. Dzięki temu cały proces przebiega sprawnie i bez zbędnych przerw w pracy jednostki. Inwentaryzacja to nie tylko obowiązek ustawowy, lecz także narzędzie potwierdzające rzeczywisty stan majątku i źródeł jego finansowania.

termin spisu i kontrola gotowości

• W jakim terminie rozpocząć przygotowania do inwentaryzacji rocznej

Problem: Inwentaryzacja roczna obejmuje stan majątku na 31 grudnia. Kiedy rozpocząć prace przygotowawcze do niej? Czy można je przeprowadzić wcześniej, a nie dopiero pod koniec roku obrotowego?

Odpowiedź: Przygotowania do inwentaryzacji należy rozpocząć z wyprzedzeniem, najlepiej na przełomie października i listopada. Ustawa o rachunkowości dopuszcza rozpoczęcie spisu z natury już w ostatnim kwartale roku obrotowego, pod warunkiem że zakończy się on nie później niż 15 dni po jego zakończeniu. Jednostka samodzielnie określa termin inwentaryzacji. Uwzględnia przy tym zachowanie rzetelności ustalenia stanu zapasów i ich zgodności z ewidencją księgową. Datę należy dobrać, biorąc pod uwagę sezonowość działalności, dostępność zapasów, warunki organizacyjne oraz udział biegłego rewidenta – jeśli jednostka podlega badaniu.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby czynności przygotowawcze rozpocząć wcześniej. Właściwe przygotowanie wymaga:

• aktualizacji instrukcji inwentaryzacyjnej,
• wydania przez kierownika jednostki zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
• opracowania harmonogramu prac,
• powołania komisji i zespołów spisowych.

Artykuł 26 ust. 3 pkt 1 wymienionej ustawy przewiduje, że inwentaryzację aktywów można przeprowadzić w ostatnim kwartale roku obrotowego, jeśli zakończy się ją nie później niż 15 stycznia następnego roku. Oznacza to, że spis można wykonać wcześniej, pod warunkiem że jednostka potrafi ustalić stan zapasów na wybrany dzień i powiązać go z ewidencją księgową.