Okres przejściowy w KSeF. Jak będą wystawiane i otrzymywane faktury

Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzający obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, do końca roku potrwa jednak okres przejściowy. W tym czasie wielu podatników nadal będzie mogło korzystać z tradycyjnych faktur papierowych lub elektronicznych. Co istotne, brak wystawienia faktury w KSeF nie będzie wiązał się z sankcjami, a nabywcy zachowają prawo do odliczenia VAT również z dokumentów wystawionych poza systemem.

logo ksef 1200

Dopuszczalność wystawiania „zwykłych” faktur w okresie przejściowym

W okresie przejściowym często dopuszczalne będzie wystawianie „zwykłych” faktur papierowych oraz elektronicznych. Wynika to z tego, że objęcie podatników obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF następować będzie etapowo.

Powoduje to, że większość podatników zostanie objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF dopiero 1 kwietnia 2026 r., a wielu innych – dopiero 1 stycznia 2027 r. Podatnicy tacy bez ograniczeń będą zatem uprawnieni do wystawiania „zwykłych” faktur papierowych oraz elektronicznych odpowiednio do 31 marca 2026 r. oraz 31 grudnia 2026 r.

Etapy wprowadzania obowiązkowego KSeF

Fakt, że podatnik nie musi wystawiać faktur przy użyciu KSeF, nie oznacza, że nie ma obowiązku otrzymywania faktur w KSeF. Zależy to od statusu sprzedawcy.

Okres przejściowy bez sankcji

1 lutego 2026 r. wejdzie w życie jedynie art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT przewidujący, że w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku:

• wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF lub
• przesłania do KSeF faktury wystawionej w postaci elektronicznej

nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Przepisy art. 106ni ustawy o VAT przewidujące nakładanie w takich przypadkach kar pieniężnych wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.

Powoduje to, że w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. naruszanie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (w tym wystawianie „zwykłych” faktur papierowych lub elektronicznych przez podatników obowiązanych do ich wystawienia jako faktur ustrukturyzowanych) nie będzie skutkowało żadnymi sankcjami.

Z jednej bowiem strony odpowiedzialnym za naruszanie tych obowiązków osobom fizycznym nie będzie grozić pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej, z drugiej zaś na podatników naruszających przedmiotowe obowiązki nie będą jeszcze nakładane kary pieniężne.

Otrzymywanie faktur wystawionych poza KSeF

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie wyłącza prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie „zwykłych” faktur wystawionych z naruszeniem tego obowiązku. Nie przewidziano również sankcji dla podatników odliczających VAT z takich faktur, ani rozpoznających na ich podstawie koszty uzyskania przychodów.

W praktyce oznacza to, że podatnicy otrzymujący „zwykłe” faktury papierowe lub elektroniczne wystawione z naruszeniem obowiązku stosowania KSeF będą mogli odliczać VAT wykazany na tych dokumentach. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), wskazując, że:

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Na podstawie takich faktur podatnicy będą mogli również rozpoznawać koszty uzyskania przychodów. W uproszczeniu – faktury wystawione poza KSeF będą rozliczane na zasadach ogólnych, także po zakończeniu okresu przejściowego (po 31 grudnia 2026 r.).

Pośrednio wynika z tego brak konieczności weryfikowania przez nabywców towarów i usług, czy sprzedawca miał obowiązek wystawienia danej faktury jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF (przepisy nie będą zresztą takiej możliwości przewidywać). Kwestia ta nie ma bowiem z punktu widzenia nabywców większego znaczenia.