Jawność wynagrodzeń i neutralność płciowa w ogłoszeniach o pracę. Jak przygotować się do zmian

24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie nowe regulacje Kodeksu pracy, które wprowadzają jawność wynagrodzeń już na etapie rekrutacji. Ponadto, ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk będą musiały być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji nie może mieć dyskryminującego charakteru. Pracodawcy muszą dostosować nazwy stanowisk i dokumenty do nowych standardów. W artykule przedstawiamy krok po kroku, jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Nowe standardy w rekrutacji

Nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca jawności wynagrodzeń, która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 roku, zmieni zasady informowania kandydatów o wysokości oferowanego wynagrodzenia, wprowadzając szereg nowych obowiązków dla pracodawców. Jednym z kluczowych jest konieczność informowania kandydatów o wysokości wynagrodzenia lub jego widełkach już na wczesnym etapie procesu rekrutacyjnego, przy czym ustawa nie wskazuje jednoznacznie, że musi to być już w ogłoszeniu o naborze. Pracodawca może przekazać informację o wynagrodzeniu przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Po wejściu w życie zmian osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku będzie musiała otrzymać od pracodawcy informację o:

• wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Ponadto, nowelizacja wprowadza obowiązek zachowania neutralności płciowej w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Wszystkie ogłoszenia o pracę publikowane począwszy od 24 grudnia 2025 r. powinny mieć nazwy stanowisk sformułowane w sposób niesugerujący płci poszukiwanej do zatrudnienia osoby, a także wszystkie dokumenty wewnętrzne powinny zawierać neutralne płciowo określenia stanowisk. Sam proces naboru pracownika powinien być pozbawiony znamion dyskryminacji. Dodatkowo pracodawca nie będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy.

Zobacz również: Nowe regulacje o jawności wynagrodzeń – obowiązki pracodawcy od 24 grudnia 2025 r. »

Jak wdrożyć nowe przepisy w firmie

Przygotowanie się do przedstawionych zmian przepisów wymaga podjęcia przez pracodawcę wieloaspektowych działań, koncentrujących się na rewizji wewnętrznych regulacji dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia oraz procedur rekrutacyjnych i informacyjnych.

Krok 1. Zweryfikuj regulacje wewnątrzzakładowe w zakresie stawek wynagrodzenia.

Zdefiniuj i ustandaryzuj w regulacjach wewnątrzzakładowych kwoty wynagrodzenia, wskazując ich minimalną i, jeżeli to możliwe, maksymalną wysokość dla każdego stanowiska, z uwzględnieniem obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów wynagradzania. Te informacje będą konieczne z punktu widzenia:

• treści ogłoszenia o pracę, w którym możesz podać wysokość początkowego wynagrodzenia lub jego przedział, lub
• informacji dla kandydata do pracy o przysługującym mu ww. wynagrodzeniu na oferowanym stanowisku.

Wynagrodzenie, jakie należy przedstawić w ofercie pracy lub informacji dla kandydata, powinno zawierać wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

W ogłoszeniu lub informacji możesz wskazać, czy proponowana kwota początkowa lub przedział wynagrodzenia podlegają negocjacji. Jednak nie może to prowadzić do sytuacji, w której ustalone z kandydatem wynagrodzenie okaże się niższe od obowiązujących u pracodawcy stawek na danym stanowisku. Oferowane wynagrodzenie nie może być też niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Krok 2. Przygotuj indywidualną informację dla kandydata.

W razie braku informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę przygotuj z odpowiednim wyprzedzeniem (umożliwiającym zapoznanie się – przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy) indywidualną informację dla kandydata w formie papierowej lub elektronicznej:

• zawierającą początkową wysokość wynagrodzenia lub jego przedział – oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Krok 3. Dokonaj przeglądu wszystkich stanowisk i zmiany ich nazw na neutralne płciowo.

Obowiązek zapewnienia neutralnych płciowo nazw stanowisk oznacza również konieczność dokonania przeglądu wszystkich nazw stanowisk w organizacji. Jeśli w jego trakcie okaże się, że chociaż niektóre z nich są sformułowane w sposób sugerujący płeć pracownika, konieczna będzie ich zmiana.

Krok 4. Dokonaj przeglądu dokumentów wewnątrzzakładowych.

Po dokonaniu przeglądu stanowisk i uzgodnieniu nowego ich brzmienia dobrą praktyką będzie przeprowadzenie audytu dokumentacji wewnątrzzakładowej. Wiele dokumentów wewnętrznych może zawierać odniesienia do stanowisk pracy. Przykładowo regulamin wynagradzania z widełkami płacowymi, dokumentacja bhp, skierowania na badania medycyny pracy, regulamin pracy zdalnej itp. Nowelizacja k.p. wprowadzająca te zmiany nie zawiera żadnych przepisów przejściowych, co w praktyce oznacza, że z dniem ich wejścia w życie 24 grudnia 2025 r. pracodawcy powinni wdrożyć na każdym poziomie nowe, neutralne płciowo nazwy stanowisk pracy. W szczególności będzie to miało znaczenie w sytuacji, gdy w ogłoszeniu rekrutacyjnym pracodawca użyje zupełnie nowej nazwy stanowiska, która nie będzie korespondowała z żadnymi dokumentami wewnątrzzakładowymi.

Krok 5. Przygotuj rekruterów.

Osoby odpowiedzialne za rekrutacje powinny być zaznajomione z wchodzącymi 24 grudnia 2025 r. nowymi wymogami neutralności płciowej i konieczności prowadzenia rekrutacji w sposób niedyskryminujący. Oznacza to przygotowanie nowych szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych. W nowych ogłoszeniach konieczna jest nie tylko zmiana samej nazwy stanowiska, ale i przeredagowanie całej jej treści, tak aby brzmiała neutralnie.

Ponadto dobrą praktyką będzie wyczulenie rekruterów na konieczność prowadzenia całego procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący. Co prawda konieczność neutralności w procesie rekrutacji nie jest nowym wymogiem w prawie pracy, niemniej nowe przepisy na pewno stawiają na ten aspekt mocniejsze akcenty, co może powodować większe wyczulenie kandydatów na te kwestie. Zatem warto przypomnieć osobom prowadzącym procesy naboru pracowników o tym, że niektóre kategorie pytań, np. kandydatek płci żeńskiej o planowane potomstwo, noszą znamiona dyskryminacji i są kategorycznie zakazane.

Należy też poinformować osoby rekrutujące nowych pracowników, że po zmianie przepisów od 24 grudnia 2025 r. nie można zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnie trwającym stosunku pracy ani w poprzednich miejscach zatrudnienia.