Zmieni się termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

19 grudnia 2025 r. Senat przyjął nowelizację Kodeksu pracy, która zmienia zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wiążąc go z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę. Ustawa wprowadza także szerszą możliwość elektronicznego składania wniosków pracowniczych oraz doprecyzowuje zasady reprezentacji załogi przy ustalaniu spraw dotyczących ZFŚS.

zmiany w kodeksie pracy 2025 staż pracy

Nowelizacja ma ułatwić dokonywanie rozliczeń między pracodawcami a pracownikami, wydłużając termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązywania umowy o pracę. Przepisy zakładają również, że pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, będą musieli zaprosić co najmniej dwuosobową reprezentację pracowników do ustalenia spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Nowela przewiduje również umożliwienie elektronicznego załatwiania spraw między pracownikiem a pracodawcą. Pracownik będzie mógł złożyć elektronicznie wniosek m.in. o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych czy też o urlop bezpłatny.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop

Jedną z kluczowych zmian jest nowy sposób wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, co pozwoli na zmniejszenie ryzyka wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.

Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłaca pensje do 10. dnia kolejnego miesiąca, ekwiwalent zostałby przelany razem z ostatnią pensją, a nie w dniu zakończenia pracy. Dotychczas wypłata ekwiwalentu musiała nastąpić w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS

Nowelizacja zakłada również, że pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, będą musieli zaprosić co najmniej dwuosobową reprezentację pracowników do ustalenia spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dotychczas wymagany był udział jednego reprezentanta, podczas gdy w zakresie prawa pracy wymagana jest obecność co najmniej dwóch pracowników.

Korespondencja z pracownikiem w formie elektronicznej

Ustawa zawiera również przepisy umożliwiające załatwianie określonych spraw pomiędzy pracodawcą a pracownikami lub związkami zawodowymi w postaci elektronicznej. Nowe przepisy będą dopuszczały możliwość korespondencji elektronicznej w przypadku przekazywania informacji o monitoringu, warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę oraz konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową.

Drogą elektroniczną będzie można załatwić również sprawy dotyczące: rozkładu czasu pracy, udzielenia czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych, udzielenia czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia urlopu bezpłatnego, czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Oprac. Katarzyna Bogucka