Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS potwierdzające nowe okresy wliczane do stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora publicznego, a od 1 maja również w sektorze prywatnym, do stażu pracy będą wliczane okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego przez eZUS. Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy – zarówno ogólnego, jak i zakładowego – mają na to 24 miesiące.

Staż pracy 2026 - zaświadczenie z ZUS

Od 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które rozszerzają katalog okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy. Do stażu będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale również wykonywania pracy na umowę zlecenia oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

Okresy wykonywania pracy, które mogą na nowych zasadach zostać wliczone do stażu pracy, co do zasady będzie potwierdzał ZUS w zaświadczeniu.

Od 1 stycznia 2026 r. wniosek o wydanie takiego zaświadczenia („Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP) dostępny jest wyłącznie w formie elektronicznej poprzez platformę eZUS, a cała korespondencja w tej sprawie będzie prowadzona online. Do wniosku o wydanie zaświadczenia nie należy załączać żadnych dodatkowych dokumentów. ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego.

Nowe regulacje wprowadzają także szczegółowe zasady dotyczące terminów i procedur składania wniosków, w tym odrębne rozwiązania dla okresów sprzed 1999 r. oraz 24-miesięczny termin na udokumentowanie nowych okresów przez pracowników.

Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia

ZUS nie wyda zaświadczenia za okresy, w których uczeń lub student wykonywał np. umowę zlecenia, ponieważ w takim przypadku nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Zaświadczenie będzie wydawane na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS. Jeżeli na koncie nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Po otrzymaniu takiej decyzji będzie można złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające dane okresy.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z posiadanymi dokumentami będzie można złożyć:

• elektronicznie – za pośrednictwem konta w eZUS, z wykorzystaniem wniosku ogólnego POG,
• listownie – na adres najbliższej jednostki Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• osobiście – w dowolnej placówce Zakładu.

Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.

Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczy okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., nadal należy korzystać z wniosku US-7. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać we wniosku USP.

Jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, należy złożyć dwa oddzielne wnioski:

• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,

• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Termin na udokumentowanie nowych okresów do stażu pracy

Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy – zarówno ogólnego, jak i zakładowego – mają na to 24 miesiące. Bieg tego terminu będzie się różnił dla zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych i u pracodawców prywatnych.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w dniu wejścia w życie przepisów u pracodawcy publicznego i w ciągu 24 miesięcy od tego dnia przedstawi dokumenty potwierdzające nowe okresy podlegające wliczeniu, pracodawca ma obowiązek uwzględnić je w stażu pracy. Analogicznie, jeśli pracownik zostanie zatrudniony u pracodawcy prywatnego w pierwszym dniu miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy i w ciągu kolejnych 24 miesięcy udokumentuje odpowiednie okresy, również w tym przypadku pracodawca będzie zobowiązany do ich zaliczenia do stażu pracy.

Źródło: MRPiPS/ZUS

Oprac. Katarzyna Bogucka