Interpretacja indywidualna z dnia 4 lutego 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.5.2026.1.KF

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów przejazdu członków Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej, odbywające się poza miejscem ich zamieszkania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Są Państwo podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Są Państwo również płatnikiem podatku PIT. Są Państwo spółką kapitałową, a więc spółką prawa handlowego. W Państwa Spółce powoływana jest Rada Nadzorcza, której funkcjonowanie oraz prawa i obowiązki jej członków uregulowane są w Akcie Założycielskim Spółki, Regulaminie Pracy Rady Nadzorczej oraz ustawie Kodeks spółek handlowych.

Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Państwa Spółki we wszystkich dziedzinach działalności Spółki, a członkowie Rady Nadzorczej obowiązani są w czasie swojej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze nad działalnością Spółki. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują kompetencje wskazane w Kodeksie spółek handlowych, w tym w szczególności dokonują oceny sprawozdań finansowych oraz sprawozdań Zarządu Spółki w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami, stanem faktycznym, oceny wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składają Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu coroczne pisemne sprawozdania z wyników tej oceny. Członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania – nie łączy ich z Państwem umowa o pracę.

W związku z powyższym, celem wykonywania swoich obowiązków i zadań, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, które zgodnie z postanowieniami Aktu Założycielskiego Spółki oraz Regulaminu Pracy Rady Nadzorczej Spółki, odbywają się w miarę potrzeb. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w Państwa siedzibie, znajdującej się poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej. W konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej jej członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania.

Zgodnie z art. 222(1) § 2 Kodeksu spółek handlowych, członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Członkom Rady Nadzorczej przysługuje także wynagrodzenie miesięczne w wysokości określonej w uchwale podjętej przez Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki.

W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej pokrywają Państwo koszty związane z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych przez nich wydatków w oparciu o oświadczenie o liczbie przejechanych kilometrów w związku z uczestnictwem na posiedzeniu Rady Nadzorczej. Zwracają Państwo członkom Rady Nadzorczej, którzy muszą się przemieszczać do Państwa siedziby znajdującej się poza ich miejscem zamieszkania, koszty podróży, a w szczególności koszty dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej.

Ponadto, do tej pory zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ww. zwrot kosztów podróży traktują Państwo jako przychód członka Rady z tytułu działalności wykonywanej osobiście. Z tego też tytułu pobierają Państwo i odprowadzają zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych w sytuacji zwrotu kosztów związanych z udziałem członków Rady Nadzorczej w posiedzeniach.

Pytanie

Czy u członków Rady Nadzorczej powstaje przychód w podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu pokrywania przedmiotowych kosztów przez Państwa i czy w związku z tym po Państwa stronie powstają obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, zgodnie z art. 13 pkt 7 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki, tj. zwrot kosztów dojazdu stanowią przychód członka Rady Nadzorczej, i z tego też tytułu zobowiązani są Państwo do pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w sytuacji zwrotu kosztów związanych z udziałem członków Rady Nadzorczej w posiedzeniach.

Powyższe wynika z okoliczności, iż podróż członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady Nadzorczej nie stanowi podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, ponieważ członkowie rad nadzorczych nie są pracownikami, w stosunku do których należy stosować przepisy prawa pracy. Zatem z uwagi na charakter wykonywanej funkcji i konieczność uczestniczenia w posiedzeniach Rady Nadzorczej, przejazdy te uznawano za dojazd niezbędny do realizacji powierzonej funkcji.

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia, w tym nieodpłatne otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy wynika, że:

Zgodnie z art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.

Jednocześnie, na podmiotach dokonujących świadczeń z powyższego źródła ciążą obowiązki płatnika, wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ww. ustawy.

Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, mając na uwadze powołane wyżej przepisy wskazać należy, że w sytuacji gdy zwracają Państwo koszty poniesione przez członków Rady Nadzorczej z tytułu przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej odbywające się poza miejscem (miejscowością) ich zamieszkania, stanowią one dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia, wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, przy spełnieniu warunków wynikających z art. 21 ust. 13 tej ustawy.

Tym samym od kwoty zwracanych przez Państwo kosztów przejazdów, poniesionych przez członków Rady Nadzorczej, na posiedzenia Rady Nadzorczej, które nie przekraczają limitów wynikających z ww. rozporządzenia, nie są Państwo zobowiązani do naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.