Interpretacja indywidualna z dnia 13 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.57.2026.2.AA

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 4 marca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (…) jest częścią (...) koncernu (…) (dalej: „Grupa”), który jest (...).

Działalność Spółki koncentruje się na (…). Znajduje to potwierdzenie w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdzie jako przeważająca działalność Spółki wskazana została inżynieria i związane z nią doradztwo techniczne (PKD 71.12.Z).

W ramach prowadzonej działalności Spółka koncentruje się na obszarze prac (…) związanych z (…) oraz (…) do zastosowań (…), (…), w tym (…), (…) i (…).

Prace realizowane przez Spółkę we wskazanych obszarach obejmują w szczególności:

·opracowywanie nowych technologii dla przyszłych produktów (...),

·projektowanie nowych produktów oraz wsparcie we wdrażaniu ich do produkcji i eksploatacji,

·rozwijanie aplikacji do zarzadzania (…) i monitorowania bezpieczeństwa (…),

·doskonalenie istniejących produktów,

·wsparcie produkcji, eksploatacji i rozwoju napraw.

Spółka świadczy swoje usługi na rzecz pozostałych podmiotów z Grupy, a także na rzecz podmiotów niepowiązanych.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, wykonującym czynności opodatkowane zarówno na terytorium Polski, a także w ramach świadczenia usług poza granicami kraju.

W toku prowadzonej działalności Spółka nabywa różnorodne towary i usługi od podmiotów posiadających siedzibę na terytorium Polski, a także na terytorium Unii Europejskiej lub innych krajów (np. (…)).

Z tytułu nabycia przez Spółkę od dostawców i usługodawców krajowych (dalej: „Kontrahenci”) towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT na terytorium Polski, dla których to ci Kontrahenci są zobowiązani do rozliczenia należnego VAT z tytułu zrealizowanych dostaw lub świadczonych usług, Spółka otrzymuje faktury dokumentujące takie zakupy, zawierające kwotę podatku VAT naliczonego (dalej: „Lokalne Faktury Zakupowe”).

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”) od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od wielkości podmiotu) Lokalne Faktury Zakupowe od Kontrahentów podlegających temu obowiązkowi powinny być wystawiane (a tym samym odbierane przez Spółkę) przy użyciu KSeF w formie faktury ustrukturyzowanej.

Niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, kiedy Kontrahent, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie wystawi faktury poprzez KSeF.

Wnioskodawca składa niniejszy wniosek, aby ustalić konsekwencje na gruncie VAT sytuacji, kiedy po 1 lutego 2026 r. (lub odpowiednio 1 kwietnia 2026 r.) część Kontrahentów nie będzie - wbrew wymogom - korzystać z systemu KSeF. Poniżej Wnioskodawca prezentuje przewidywane sytuacje, w których Kontrahent może wystawić Lokalną Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury poprzez KSeF.

Może to dotyczyć Kontrahentów, którzy - z uwagi na brak sankcji w tym okresie - zdecydują się na wystawianie faktur poza KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury będą mogły być przekazywane do Spółki w formie elektronicznej jako faktura nieustrukturyzowana (np. pliki PDF) lub papierowej. Jednocześnie Spółka jest świadoma, że takie podmioty mogą w późniejszym czasie zmienić swoje podejście i rozpocząć korzystanie z KSeF.

Ponadto, Wnioskodawca chce ustalić skutki w zakresie VAT w sytuacji, w której niektórzy Kontrahenci, dla których obowiązek korzystania z KSeF powstanie z początkiem kwietnia 2026 r., zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie fakturowania za pomocą KSeF. W efekcie część Kontrahentów - mimo braku formalnego obowiązku - może zacząć wystawiać faktury w KSeF przed ustawowym terminem. Takie zróżnicowanie w podejściu kontrahentów, zarówno w zakresie opóźnionego, jak i przyspieszonego korzystania z KSeF, wymaga uwzględnienia tych scenariuszy w procesach Spółki, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia i zgodność z przepisami w zakresie VAT.

Dalej, Wnioskodawca chce też ustalić skutki w zakresie VAT w sytuacji, gdy Kontrahent posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lecz uznaje, że nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę, i w konsekwencji wystawia fakturę poza KSeF. Dopiero w późniejszym czasie może się okazać, że to stałe miejsce faktycznie uczestniczyło w transakcji, co oznacza, że faktura powinna była zostać wystawiona w KSeF. Może również wystąpić sytuacja, w której Kontrahent nie wystawi Lokalnej Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uważając, że nie posiada w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności i w związku z tym nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Natomiast, następnie okaże się, że Kontrahent jednak posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a tym samym Lokalna Faktura Zakupowa powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF.

Przedmiotem niniejszego wniosku dotyczącym zdarzenia przyszłego są też sytuacje, gdy Kontrahent przekaże Spółce fakturę poza KSeF powołując się na awarię systemu lub jego niedostępność, albo inne okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, które w rzeczywistości nie wystąpiły, lub nie dośle faktury ustrukturyzowanej do KSeF po ustaniu tych okoliczności w wymaganym terminie.

Wniosek ma na celu potwierdzenie stanowiska Wnioskodawcy wskazanego w zaprezentowanym pytaniu, odnoszącym się do opisu zdarzenia przyszłego na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w brzmieniu obowiązującym począwszy od 1 lutego 2026 r.

Wnioskodawca wskazuje, że zakresem niniejszego wniosku objęte są nabywane towary i usługi nie korzystające ze zwolnienia z VAT, wykorzystane w ramach czynności, w związku z którymi Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, w stosunku do których nie wystąpią negatywne przesłanki uniemożliwiające odliczenie podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Pytanie

Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego z Lokalnych Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów w sytuacji, gdy, wbrew obowiązkowi, Lokalna Faktura Zakupowa, z której wynika VAT naliczony, zostanie wystawiona bez wykorzystania KSeF, pod warunkiem spełnienia pozytywnych przesłanek, uprawniających do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w przepisie art. 86 ustawy o VAT i braku zaistnienia przestanek negatywnych dla odliczenia VAT naliczonego, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do odliczenia VAT naliczonego z Lokalnych Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów w każdej sytuacji, gdy – wbrew obowiązkowi – Lokalna Faktura Zakupowa, z której wynika VAT naliczony, zostanie wystawiona bez wykorzystania KSeF, pod warunkiem, spełnienia pozytywnych przesłanek, uprawniających do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w przepisie art. 86 ustawy o VAT i braku zaistnienia przesłanek negatywnych dla odliczenia VAT naliczonego, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Uzasadnienie

Przepisy dotyczące KSeF

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, realizowane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, jak również na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej określonej w dziale XII, rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności wymienionych w pkt 1 i 2, z wyjątkiem sytuacji, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Od 1 lutego 2026 r. dla części podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (z wyjątkiem podatników wykluczonych cyfrowo), podstawową zasadą będzie obowiązek wystawiania faktur w formie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, zgodnie ze schemą udostępnioną przez Ministra Finansów, z uwzględnieniem wyjątków z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

Niemniej, art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 lutego 2026 r., przewiduje wyjątki od tego obowiązku. Zgodnie ze wskazanym przepisem obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF nie dotyczy faktur:

1)wystawianych przez podatnika, który nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)wystawianych przez podatnika mającego stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale gdy to miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)dokumentujących czynności rozliczane w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII, rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT;

4)wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;

5)dotyczących dostaw lub usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT;

6)wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, obowiązującym od 1 lutego 2026 r., faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i odbierana w KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w formie elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego określonym w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Minister Finansów udostępnia wzór faktury ustrukturyzowanej (tzw. schema) na platformie ePUAP.

Moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej określa przepis art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłanie jej do KSeF.

Natomiast za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę, w świetle art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF.

W odniesieniu do przywołanych regulacji, Wnioskodawca podkreśla, że obowiązek wystawienia faktury za pomocą KSeF ciąży na sprzedawcy. W tym zakresie należy wskazać, że art. 106ni ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2027 r., przewiduje nałożenie tzw. „sankcji KSeF” na sprzedawców, którzy mimo obowiązku będą wystawiali faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Równocześnie przepisy nie nakładają na nabywcę obowiązku ani uprawnienia do dokonania weryfikacji, czy faktura została wystawiona w KSeF, ani egzekwowania jej w tej formie. Nabywca nie musi badać, czy sprzedawca spełnia warunki do wystawienia faktury w KSeF (np. czy posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które uczestniczy w danej transakcji, lub czy podczas wystawiania faktury wystąpiły przeszkody techniczne uniemożliwiające wystawienie jej w KSeF). W tym zakresie należy wyraźnie podkreślić, że możliwości nabywcy w zakresie weryfikacji uprawnienia sprzedawcy do wystawienia faktury poza KSeF są istotnie ograniczone, przykładowo nabywca nie ma możliwości zweryfikowania czy w systemach teleinformatycznych sprzedawcy wystąpiły awarie uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF.

Przepisy regulujące prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnik ma prawo obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Natomiast art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT precyzuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma podatku wykazanego na fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

·odliczenia dokonuje podatnik VAT,

·nabyte towary i usługi, od których naliczono podatek, są wykorzystywane przez tego podatnika do wykonania czynności opodatkowanych,

·transakcja podlega opodatkowaniu VAT.

Zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego, Spółka jest i będzie również po 1 lutego 2026 r. czynnym podatnikiem VAT, co oznacza, że pierwsza przesłanka pozytywna dotycząca prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF zostanie spełniona.

Towary i usługi nabywane od Kontrahentów, udokumentowane Lokalnymi Fakturami Zakupowymi (nawet wystawionymi poza KSeF), będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania:

·czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

·czynności realizowanych poza terytorium kraju, w odniesieniu do których odliczenie VAT byłoby możliwe, gdyby były wykonywane w Polsce, a Spółka będzie posiadała dokumenty potwierdzające związek podatku z tymi czynnościami,

- zatem druga przesłanka pozytywna również zostanie spełniona.

W ocenie Wnioskodawcy, spełnienie powyższych warunków stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego z Lokalnych Faktur Zakupowych.

Oprócz wskazanych wcześniej przesłanek pozytywnych, ustawodawca w art. 88 ustawy o VAT określił zamknięty katalog przesłanek negatywnych, czyli sytuacji, w których nabywca nie może obniżyć podatku należnego o podatek naliczony.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub podatku naliczonego nie stanowią faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)(uchylony),

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona z podatku,

3)(uchylony),

4)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego w części dotyczącej tych czynności,

5)faktury lub faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,

6)(uchylony),

7)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się wobec podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni (zgodnie z art. 96 ustawy o VAT), z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT. Oznacza to, że z prawa do odliczenia mogą korzystać wyłącznie podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 88 ustawy o VAT, wystawienie faktury z pominięciem obowiązku wykorzystania KSeF, nie stanowi przesłanki negatywnej, która wyłączałaby prawo do odliczenia VAT z takiej faktury.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, żadna z przesłanek negatywnych nie zostanie spełniona w odniesieniu do Lokalnych Faktur Zakupowych, o których mowa w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, tj. faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów, mimo obowiązku, bez użycia KSeF. Konkludując, w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym nie znajdzie zastosowania wyłączenie od odliczenia podatku na podstawie art. 88 ustawy o VAT.

W tym zakresie Wnioskodawca wskazuje, że w dotychczasowych stanowiskach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazywał, że podmiot będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakup towarów i usług, nawet jeśli faktury te zostały wystawione z pominięciem obowiązku korzystania z KSeF. Kluczowe jest, aby nabyte towary i usługi były wykorzystywane do czynności opodatkowanych w ramach działalności gospodarczej. Natomiast, sam fakt niewystawienia faktury przez sprzedawcę w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej wymienionej w art. 88 ustawy o VAT, która uniemożliwiałaby odliczenie podatku.

Wnioskodawca podkreśla, że linia interpretacyjna w tym zakresie jest jednolita, a powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie w następujących interpretacjach indywidualnych:

·interpretacja indywidualna z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO;

·interpretacja indywidualna z 18 listopada 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR;

·interpretacja indywidualna z 29 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA;

·interpretacja indywidualna z 17 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB;

·interpretacja indywidualna z 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG;

·interpretacja indywidualna z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA;

·interpretacja indywidualna z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK;

·interpretacja indywidualna z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK.

Przedstawione przez Wnioskodawcę rozumowanie znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie sądów administracyjnych. W tym zakresie należy przywołać wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 7 listopada 2024 r., sygn. akt. III SA/Wa 1498/24, w którym wskazano, że z punktu widzenia prawa do odliczenia VAT posiadanie przez podatnika faktury jest przesłanką o charakterze formalnym. Natomiast ewentualny brak faktury może zostać sanowany przez przedstawienie przez podatnika innej dokumentacji potwierdzającej spełnienie materialnoprawnych przesłanek prawa do odliczenia.

W odniesieniu do Lokalnych Faktur Zakupowych wskazanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym należy zauważyć, że mimo iż nie będą one wystawione w formie ustrukturyzowanej, będą dokumentować rzeczywiste transakcje związane z zakupami Spółki. W konsekwencji brak jest podstaw do uznania, że takie dokumenty nie potwierdzają prawa do odliczenia VAT po stronie Wnioskodawcy.

Wnioskodawca podkreśla, że omawiane stanowisko znajduje silne umocowanie w ugruntowanej linii orzeczniczej Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: “TSUE”). Trybunał konsekwentnie rozgranicza warunki materialne, które decydują o prawie do odliczenia podatku od towarów i usług, od wymogów o charakterze wyłącznie formalnym. W ocenie TSUE kluczowe jest faktyczne dokonanie transakcji - czyli dostarczenie towarów lub świadczenie usług - między podmiotami działającymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Błędy czy niedociągnięcia w zakresie czysto formalnych aspektów wystawienia faktury, takich jak jej format, nie powinny samoistnie skutkować utratą uprawnienia do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony.

Zostało to potwierdzone m.in. w wyroku TSUE z 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz spółka jawna. W przywołanym wyroku wskazano, że fundamentalna dla systemu VAT zasada neutralności nakazuje uznanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione są podstawowe kryteria merytoryczne, nawet jeśli doszło do zaniedbań formalnych. Trybunał wielokrotnie podkreślał, że organy podatkowe, posiadając wszelkie niezbędne dane do weryfikacji należności VAT, nie mogą ustanawiać nadmiernych wymagań formalnych, które w istocie niweczyłyby to prawo (przykładem są także sprawy C‑385/09 Nidera Handelscompagnie czy C-235/21 Raiffeisen Leasing).

W nawiązaniu do powołanych stanowisk TSUE, Wnioskodawca wskazuje na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) z 29 października 2021 r., sygn. akt. I FSK 1656/21, w którym NSA uznał, że „Ograniczenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 1 u.p.t.u., gdy podatnik naruszył wymogi formalne, wynikające z przepisów tej ustawy, może wystąpić wówczas, gdy te naruszenia uniemożliwiają dostarczenie dowodów na spełnienie wymagań materialnych do przyznania prawa do odliczenia. Nie może natomiast stanowić dodatkowej sankcji w sytuacji, gdy organy nie negują wystąpienia transakcji opodatkowanych u kontrahentów podatnika ani nie stawiają podatnikowi zarzutów uczestniczenia w oszustwie czy nadużyciu prawa. W takim przypadku doszłoby także do naruszenia zasady proporcjonalności, która w procedurze podatkowej znajduje odzwierciedlenie w zasadzie prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych (art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej)”.

Praktycznym przełożeniem przytoczonego powyżej orzecznictwa jest konkluzja, że nawet Lokalne Faktury Zakupowe, które mimo obowiązku nie zostały wystawione w formie faktury ustrukturyzowanej (tj. zostały wystawione poza KSeF), które odzwierciedlają rzeczywiste operacje gospodarcze, uprawniają Wnioskodawcę do dokonania odliczenia podatku naliczonego wykazanego na takich fakturach.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

W opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że:

·są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, wykonującym czynności opodatkowane zarówno na terytorium Polski, a także w ramach świadczenia usług poza granicami kraju;

·w toku prowadzonej działalności nabywają Państwo różnorodne towary i usługi od podmiotów posiadających siedzibę na terytorium Polski, a także na terytorium Unii Europejskiej lub innych krajów (np. (…));

·z tytułu nabycia od Kontrahentów towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT na terytorium Polski, dla których Kontrahenci są zobowiązani do rozliczenia należnego VAT z tytułu zrealizowanych dostaw lub świadczonych usług, otrzymują Państwo faktury dokumentujące takie zakupy, zawierające kwotę podatku VAT naliczonego;

·w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. Lokalne Faktury Zakupowe od Kontrahentów podlegających temu obowiązkowi powinny być wystawiane przy użyciu KSeF w formie faktury ustrukturyzowanej;

·niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, kiedy Kontrahent, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie wystawi faktury poprzez KSeF;

·przewidują Państwo sytuacje, w których Kontrahent może wystawić Lokalną Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury poprzez KSeF;

·może to dotyczyć Kontrahentów, którzy - z uwagi na brak sankcji w tym okresie - zdecydują się na wystawianie faktur poza KSeF;

·w praktyce oznacza to, że faktury będą mogły być przekazywane do Spółki w formie elektronicznej jako faktura nieustrukturyzowana (np. pliki PDF) lub papierowej;

·dotyczy to również sytuacji, gdy Kontrahent posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lecz uznaje, że nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę, i w konsekwencji wystawia fakturę poza KSeF. Dopiero w późniejszym czasie może się okazać, że to stałe miejsce faktycznie uczestniczyło w transakcji, co oznacza, że faktura powinna była zostać wystawiona w KSeF;

·może również wystąpić sytuacja, w której Kontrahent nie wystawi Lokalnej Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uważając, że nie posiada w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności i w związku z tym nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Natomiast, następnie okaże się, że Kontrahent jednak posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a tym samym Lokalna Faktura Zakupowa powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF;

·są to też sytuacje, gdy Kontrahent przekaże Państwu fakturę poza KSeF powołując się na awarię systemu lub jego niedostępność, albo inne okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, które w rzeczywistości nie wystąpiły, lub nie dośle faktury ustrukturyzowanej do KSeF po ustaniu tych okoliczności w wymaganym terminie;

·zakresem niniejszego wniosku objęte są nabywane towary i usługi nie korzystające ze zwolnienia z VAT, wykorzystane w ramach czynności, w związku z którymi będzie Państwu przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, w stosunku do których nie wystąpią negatywne przesłanki uniemożliwiające odliczenie podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będą Państwo uprawnieni do odliczenia podatku VAT naliczonego z Lokalnych Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów w sytuacji, gdy wbrew obowiązkowi, Lokalna Faktura Zakupowa, z której wynika VAT naliczony, zostanie wystawiona bez wykorzystania KSeF, pod warunkiem spełnienia pozytywnych przesłanek, uprawniających do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w przepisie art. 86 ustawy o VAT i braku zaistnienia przestanek negatywnych dla odliczenia VAT naliczonego, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Kontrahentów, dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych bez wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur (wbrew obowiązkowi) na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo że mieli taki obowiązek, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, a w szczególności skutki w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT w sytuacji, w której faktury będą wystawiane za pomocą KSeF, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Ponadto, interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.