KSeF offline24 w JST – jak liczyć termin i czego unikać
Faktura wystawiona w trybie offline24 musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Termin ten biegnie od daty wpisanej w polu P1 – nie od momentu faktycznej wysyłki. Sprawdź, w jakich sytuacjach JST najczęściej go przekracza i jakie są tego konsekwencje.
Najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w JST »
Tryb offline24 w KSeF – na czym polega i kiedy upływa termin przesłania faktury
Tryb "offline24" został uregulowany w art. 106nda ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Polega na tym, że podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną lokalnie, przekazuje ją nabywcy poza KSeF, a następnie przesyła do systemu w celu nadania numeru KSeF. Nie wymaga żadnego komunikatu Ministerstwa Finansów o niedostępności systemu – można z niego korzystać w każdej chwili, niezależnie od stanu systemu centralnego.
Zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Za datę wystawienia przyjmuje się datę wpisaną przez wystawcę w polu P1 faktury ustrukturyzowanej.
Przekroczenie terminu przesłania faktury do KSeF w trybie offline24 oznacza naruszenie przepisów o stosowaniu KSeF – nawet jeśli sama faktura jest poprawna merytorycznie. Faktura wystawiona w piątek trafia do KSeF najpóźniej w poniedziałek – ale tylko wtedy, gdy żaden z tych dni nie jest dniem wolnym od pracy. Jeżeli poniedziałek jest świętem, termin przesuwa się na wtorek. W jednostkach budżetowych, gdzie faktury mogą powstawać na przełomie tygodni lub w okolicach świąt, ryzyko przekroczenia terminu jest realne.
Kiedy JST przekracza termin offline24 – najczęstsze przypadki w praktyce
W praktyce JST do niebezpiecznych sytuacji dochodzi w kilku typowych scenariuszach:
- Faktura wystawiona lokalnie pod koniec dnia roboczego przez pracownika, który następnego dnia jest nieobecny.
- Awaria lokalna (serwer, oprogramowanie FK) trwająca dłużej niż przewidziano – faktura leży w kolejce, a termin upływa.
- Model fakturowania wsadowego (sesje raz dziennie lub raz na kilka dni) wdrożony bez świadomości, że tryb offline24 dopuszcza maksymalnie jeden dzień roboczy opóźnienia.
- Brak jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za wysyłkę faktur offline24 do KSeF w wewnętrznych procedurach jednostki.
W każdym z tych przypadków skutek jest ten sam: faktura nie trafia do KSeF w ustawowym terminie, co może zostać zakwestionowane podczas kontroli.
Pole P1 a data wystawienia faktury – skutki podatkowe i księgowe w KSeF
Data wystawienia wpisana w P1 to nie tylko punkt odniesienia dla terminu przesłania do KSeF. To również moment, od którego liczone są skutki materialnoprawne faktury: powstanie obowiązku podatkowego i moment ujęcia należności w księgach rachunkowych jednostki. W trybie online data P1 musi odpowiadać dacie faktycznej wysyłki do KSeF. Jeżeli podatnik wpisze datę wcześniejszą, a faktura trafi do systemu później – KSeF automatycznie zakwalifikuje ją jako wystawioną w trybie offline24. Dla jednostek sektora finansów publicznych oznacza to konieczność ścisłej kontroli nad spójnością dat w systemie FK i w KSeF.
Oprac. Agata Wróbel
na podstawie artykułu Tryb „offline24” – postępowanie w przypadku awarii systemu KSeF Jarosława Jurgi
Więcej na ten temat - m.in. omówienie wymogów dotyczących kodów QR na fakturach offline24, zasady ustalania daty otrzymania faktury przez nabywcę (w tym nabywców bez NIP), wzorcowy zakres regulacji wewnętrznych, które JST powinna wdrożyć przed uruchomieniem trybu offline24 - znajdziesz w najnowszym wydaniu Gazety Samorządu i Administracji.
Tryb „offline24” – postępowanie w przypadku awarii systemu KSeF »
Okładka czasopisma Gazeta Samorządu i Administracji nr 3, marzec 2026
POTRZEBUJESZ POMOCY?