Interpretacja indywidualna z dnia 30 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.61.2026.4.EG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy możliwości pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z wystawionej faktury o kwotę naliczonej kary umownej potrąconej z wynagrodzenia oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Wniosek uzupełnił Pan pismami z 2 marca 2026 r. (daty wpływu 2 marca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą świadczącą usługi porządkowe, również w zakresie dbania o zieleń i koszenia dla wspólnot mieszkaniowych.

W miesiącu maj 2015 roku wykonywał Pan na rzecz (…), usługę koszenia terenów zielonych w zasobach spółdzielni. Ze względu na sytuację opisaną poniżej został Pan ukarany karą w wysokości (…) złotych. Odnośnie wspomnianej kary poniżej składa Pan wyjaśnienie zaistniałego faktu.

Maj i czerwiec 2025 roku były bardzo deszczowe, co mocno utrudniało prace. Podczas deszczu koszenie nie jest możliwe, ponieważ mokra trawa przykleja się do ziemi, co wiąże się z późniejszymi reklamacjami złego wykonania zlecenia. Ponadto na skutek obfitych opadów roślinność miała sprzyjające warunki do wzrostu. Koszenie mokrej i wysokiej trawy jest dużo trudniejsze i bardziej pracochłonne. Zużywa się przy tym więcej paliwa do kosiarek spalinowych, oleju, żyłki i innych części eksploatacyjnych. Istotnym faktem jest, iż bardziej cierpi na tym sprzęt, co skutkuje niepotrzebnymi awariami. Również grabienie i zbieranie mokrego pokosu jest cięższe i wymaga większej ilości pracy. Na wykonanie prac w zasobach Spółdzielni (…) zaplanowane było oddelegowanie 5 pracowników na okres dwóch tygodni. Ze względu na sytuację opisaną powyżej firma (…) zmuszona była przeznaczyć na wykonanie prac dodatkowe siły robocze. Według zlecenia nr (…) do umowy (…) z dnia (…) termin na wykonanie koszenia to 12-30.05.2025, jednak ze względu na ciągłe opady oraz pomimo przeznaczenia większej liczby pracowników i tak nie zdoła Pan dotrzymać wskazanego terminu. Spółdzielnia była na bieżąco informowana o problemach. Zgrabiony mokry pokos, leżący na trawnikach pozostawił pożółkłe miejsca. Wstępnie miał Pan telefoniczne uzgodnienie ze zleceniodawcą, iż jeżeli trawa nie odrośnie, to w późniejszym terminie dokona Pan dosiewkę trawy.

Pomimo porozumienia ze spółdzielnią i tak finalnie została Panu naliczona kara umowna w wysokości (…) zł, która została potrącona z wystawionej przez Pana faktury nr (….) (wpłata za (…) została pomniejszona o karę). Oznacza to, że od kwoty kary zapłacił Pan podatek dochodowy oraz podatek VAT.

Pomimo niesprzyjających warunków, firma wykonywała prace, chociaż wiadomo było, że nie uzyska założonego dochodu za tą usługę. Prace kontynuowane były także po otrzymaniu noty i zlecenie zostało zakończone protokołem odbioru. Z daną spółdzielnią wiąże Pana kilkuletnia umowa. Nie przerwał Pan prac, żeby nie stracić klienta i zapewnić firmie przychód, również w przyszłości. Ostatecznie, na zleceniu nie tylko poniósł Pan większe koszty i nie uzyskał dochodu,lecz na tym zleceniu Pan stracił.

W uzupełnieniu wniosku w zakresie podatku od towarów i usług wskazał Pan:

Wyjaśnia Pan, że we wniosku wystąpiła oczywista omyłka pisarska. Usługa koszenia, której dotyczy stan faktyczny, była wykonywana w okresie od 12 do 30 maja 2025 roku (a nie w 2015 roku). Opady deszczu, które wpłynęły na opóźnienie prac, miały miejsce w maju i czerwcu 2025 roku.

Otrzymał Pan zapłatę od Spółdzielni, jednak została ona pomniejszona o kwotę naliczonej kary umownej (potrącenie wg noty z dnia (…)).

Obciążenie karą umowną wynika bezpośrednio z zapisów § 5 ust. 1 pkt 1.2 Umowy nr (…) z dnia (…).

Na pytanie: „Czy Umowa zawarta ze Spółdzielnią reguluje kwestie wysokości kary umownej?”

Wskazał Pan:

Tak, umowa reguluje wysokość kary w § 5 ust. 1 pkt 1.2.

Umowa nie regulowała bezpośrednio technicznego sposobu zapłaty kary. Rozliczenie nastąpiło poprzez potrącenie kwoty kary z Pana wynagrodzenia, w oparciu o art. 498 Kodeksu cywilnego w związku z § 8 ust. 3 Umowy.

Na pytanie: „Czy kara umowna została zastrzeżona w Umowie jako sankcja za niewykonanie lub nienależyte wykonie zobowiązania wynikającego z zawartej Umowy?”

Wskazał Pan:

Tak, kara została zastrzeżona w § 5 ust. 1 jako sankcja za nienależyte wykonanie zobowiązania (opóźnienie – pkt 1.2).

Zapisy Umowy nie regulują wprost możliwości potrącenia, jednak dopuszcza to § 5 ust. 2 Umowy poprzez odesłanie do ogólnych zasad Kodeksu cywilnego.

O naliczeniu kary został Pan poinformowany poprzez e-mail z dnia (…) roku oraz zapisem w protokole odbioru z dnia (…), w którym w rubryce „Uwagi Komisji” wpisano adnotację o naliczeniu kary w wysokości (…).

Otrzymał Pan od Spółdzielni dokument księgowy w postaci Noty księgowej nr (…) z dnia (…) na kwotę (…) w dniu (…).

Jest Pan zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Pytanie oznaczone w uzupełnieniu jako nr 2

Czy w świetle art. 29a ust. 1 i 10 ustawy o VAT, kwota naliczonej kary umownej potrącona z wynagrodzenia daje Wnioskodawcy prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z wystawionej faktury?

Pana stanowisko w sprawie oznaczone w uzupełnieniu wniosku jako nr 2

Nie, kara ma charakter odszkodowawczy i nie jest rabatem w rozumieniu art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, zatem nie uprawnia do pomniejszenia podatku VAT na fakturze pierwotnej.

Załączniki:

• Potwierdzenie pierwszej opłaty,

• Potwierdzenie dodatkowej opłaty,
• Skan umowy,
• Skan noty korygującej,
• Skan protokołu odbioru z dnia (…).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie należy zatem rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Należy jednak zaznaczyć, że nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Z powołanego wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady, podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu istotne jest zatem określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonywania tego świadczenia miało być wypłacone. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

Jednocześnie stosownie do art. 29a ust. 7 ustawy:

Ponadto w myśl art. 29a ust. 10 ustawy:

Z przepis art. 29a ust. 13 wynika, że:

Wykonywał Pan na rzecz (…) usługę koszenia terenów zielonych w zasobach Spółdzielni.

Według zlecenia nr (…) termin na wykonanie koszenia to 12-30.05.2025, jednak ze względu na ciągłe opady oraz pomimo przeznaczenia większej liczby pracowników i tak nie zdołał Pan dotrzymać wskazanego terminu.

Została Panu naliczona kara umowna w wysokości (…), która została potrącona z wystawionej przez Pana faktury nr (…) (wpłata za (…) została pomniejszona o karę). Oznacza to, że od kwoty kary zapłacił Pan podatek dochodowy oraz podatek VAT.

Pomimo niesprzyjających warunków, firma wykonywała prace, chociaż wiadomo było, że nie uzyska założonego dochodu za tą usługę. Prace kontynuowane były także po otrzymaniu noty i zlecenie zostało zakończone protokołem odbioru.

Otrzymał Pan zapłatę od Spółdzielni, jednak została ona pomniejszona o kwotę naliczonej kary umownej (potrącenie wg noty z dnia (…)). Obciążenie karą umowną wynika bezpośrednio z zapisów § 5 ust. 1 pkt 1.2 Umowy nr (…).

Umowa zawarta ze Spółdzielnią reguluje kwestie wysokości kary umownej w § 5 ust. 1 pkt 1.2.

Umowa nie regulowała bezpośrednio technicznego sposobu zapłaty kary. Rozliczenie nastąpiło poprzez potrącenie kwoty kary z Pana wynagrodzenia, w oparciu o art. 498 Kodeksu cywilnego w związku z § 8 ust. 3 Umowy.

Kara została zastrzeżona w § 5 ust. 1 jako sankcja za nienależyte wykonanie zobowiązania (opóźnienie – pkt 1.2).

Zapisy Umowy nie regulują wprost możliwości potrącenia, jednak dopuszcza to § 5 ust. 2 Umowy poprzez odesłanie do ogólnych zasad Kodeksu cywilnego.

O naliczeniu kary został Pan poinformowany poprzez e-mail z dnia (…) oraz zapisem w protokole odbioru z dnia (…), w którym w rubryce „Uwagi Komisji” wpisano adnotację o naliczeniu kary w wysokości (…).

Otrzymał Pan od Spółdzielni dokument księgowy w postaci Noty księgowej nr (…) z dnia (…) na kwotę (…) w dniu (…).

Jest Pan zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Pana wątpliwości budzi uznanie, czy kwota naliczonej kary umownej potrącona z wynagrodzenia daje Panu prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z wystawionej faktury.

Rozpatrując wskazane zagadnienie w pierwszej kolejności należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia „kary umownej” bądź „odszkodowania”. Zatem, w niezbędnym zakresie należy posiłkować się przepisami prawa cywilnego.

Na gruncie przepisów prawa cywilnego, odszkodowanie za doznaną szkodę majątkową lub niemajątkową uzależnione jest od zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą obowiązek naprawienia szkody. Ponadto, między zdarzeniem a zaistniałą w jego wyniku szkodą musi istnieć związek przyczynowy.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071) zwanym dalej: Kodeks cywilny, rozróżnia dwa rodzaje szkód: deliktową (wynikającą z czynów niedozwolonych) oraz kontraktową (wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego).

I tak, stosownie do art. 415 Kodeksu cywilnego:

Na mocy art. 471 Kodeksu cywilnego:

W świetle wyżej powołanych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnieniu adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują natomiast przepisy Działu II Kodeksu cywilnego – „Skutki niewykonania zobowiązań”.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Przepis art. 483 Kodeksu cywilnego jest bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa, tzn. kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań niepieniężnych.

Z cytowanego wyżej art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem umownym, wprowadzanym do umowy w ramach swobody kontraktowania, mającym na celu wzmocnienie skuteczności więzi powstałej między stronami w wyniku zawartej przez nie umowy i służy realnemu wykonaniu zobowiązań (wyrok Sądu Najwyższego z 8 sierpnia 2008 r., V CSK 85/08). Przewidziany umową obowiązek zapłaty kary umownej ma w stosunku do zasadniczego obowiązku dłużnika wynikającego z tej umowy charakter uboczny (akcesoryjny).

Zastrzeżenie kary umownej można zatem traktować jako formę uproszczoną redakcji warunków umowy, która pozwala na przyjęcie przez strony, że wypadki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stanowią jednocześnie podstawę do domagania się zapłaty kary umownej.

Kara umowna ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia. Zapłata tej kary nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Jednocześnie w myśl art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego:

Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy stwierdzić należy, że kara umowna, którą Spółdzielnia obciążyła Pana stanowi rekompensatę za poniesione przez Spółdzielnię ewentualne straty i nie mieści się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wystawiona przez Pana faktura VAT dokumentuje wynagrodzenie (cenę) za wykonaną usługę na rzecz Spółdzielni, z kolei kara, którą Spółdzielnia obciążyła Pana nie stanowi elementu kalkulacyjnego ceny tych usług jest natomiast sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązania wynikającą z umowy zawartej między kontrahentami.

Mając na uwadze opis sprawy oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, że kary umownej, o której mowa w opisie sprawy nie można uznać za kwotę nieuwzględnianą bądź odejmowaną od podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług, o których mowa w art. 29a ust. 7 i 10 ustawy o VAT.

Przyjęty zaś przez strony sposób wzajemnego rozliczenia należy traktować jako potrącenie dwóch wierzytelności – tj. należności za wykonanie umowy oraz kary za wykonanie prac niezgodnie z zamówieniem, nie stanowi on jednak opustów ani obniżek cen, uwzględnionych po dokonaniu sprzedaży wskazanych w art. 29a ust. 10 pkt 1.

W przedmiotowej sprawie, brak jest zatem podstaw by naliczoną karę umowną traktować jako rabat potransakcyjny skutkujący korektą podstawy opodatkowania i podatku należnego po Pana stronie.

Tym samym Pana stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo stanu faktycznego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem stanu faktycznego). Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach zdarzenia przedstawionych we wniosku. Rozpatrując wniosek o wydanie interpretacji nie analizuję załączonych do wniosku dokumentów, lecz dokonuję oceny prawnej przedstawionych we wniosku okoliczności w kontekście zadanego pytania, przyporządkowanego do danego stanu faktycznego. Wobec powyższego, dołączone przez Pana do wniosku załączniki nie podlegają analizie.

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.