Interpretacja indywidualna z dnia 15 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ustalenia:

1)czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, której nie został jeszcze nadany numer KSeF zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej kodów wskazanych w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy, a następnie wprowadzenie tej faktury do KSeF, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury i czy w związku z powyższym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizacji wydanej Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy;

2)czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, której został nadany już numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF i kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, a następnie wprowadzenie tej faktury do KSeF, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury i czy w związku z powyższym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizacji wydanej Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy;

3)czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, oraz numer KSeF, ale niezawierającej kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, a następnie wprowadzenie tej faktury do KSeF, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury i czy w związku z powyższym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizacji wydanej Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy;

4)czy wydanie Klientowi,w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, zawierającej słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz oznaczanej kodem przywołanym w art. 106gb ust. 5 ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury i czy w związku z powyższym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw.wizualizacji wydanej Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Uzupełnili go Państwo pismem z 18 marca 2026 r. (wpływ 18 marca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej Wnioskodawca, Spółka) jest spółką doradztwa podatkowego mającą siedzibę oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

W myśl obowiązujących przepisów Spółka zobowiązana będzie od 1 kwietnia 2026 r. do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że część Klientów, niezależnie od dostępności w KSeF wystawionych przez nią faktur, będzie oczekiwać od niej przesyłania faktur w sposób dotychczasowy – elektronicznie lub papierowo. W związku z czym planuje przesyłać im wizualizacje faktur ustrukturyzowanych.

Mając na uwadze, że dostępne programy finansowo-księgowe umożliwiają wygenerowanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która pozbawiona jest wskazanych w ustawie o VAT kodów, linków oraz numeru KSeF (nawet jeżeli został jej już takowy nadany), Spółka nie może wykluczyć, że osoba odpowiedzialna za wygenerowanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej pomyłkowo wygeneruje dokument pozbawiany numeru KSeF i/lub wspomnianych kodów/linków i takowy udostępni Klientowi. W związku z powyższym Wnioskodawca ma wątpliwości co do potencjalnych konsekwencji prawnych wprowadzenia przez niego do obrotu takiego dokumentu.

Zdaniem Spółki możliwe są cztery scenariusze.

Pierwszy, faktura ustrukturyzowana została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym), ale nie został jej jeszcze nadany numer KSeF, Klientowi została wydana wizualizacja tej faktury zawierająca słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy. Wizualizacja ta nie została opatrzona kodami wskazanymi w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy.

Drugi, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i ma już nadany numer KSeF. Przy czym Klientowi wydawana jest wizualizacja niezawierająca numeru KSeF ani kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy. Zawiera ona natomiast słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy.

Trzeci, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i został jej już nadany numer KSeF. Wizualizacja wydana Klientowi zawiera słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, numer KSeF, ale nie została oznaczona kodem wskazanym w art. 106gb ust. 5 ustawy.

Czwarty, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i został jej już nadany numer KSeF. Wizualizacja wydana Klientowi zawiera słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, jest oznaczona kodem wskazanym w art. 106gb ust. 5 ustawy, ale nie zawiera numeru KSeF.

Spółka zaznacza, że w każdym z przedstawionych scenariuszy wizualizacja faktury wydawana będzie nie tylko Klientom wskazanym w art. 106gb ust. 4 ustawy.

Wnioskodawca informuje również, że pytanie podobnej treści skierował do KIS za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego KSeF dostępnego pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/. Jednak w odpowiedzi na nie uzyskał informacje, że: Pani pytanie jest zbyt skomplikowane. Nie możemy odpowiedzieć na nie mailem. Może Pani złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, co też czyni.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

Ad 1

Jak wynika z wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, X Sp. z o.o. jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny od 19 kwietnia 2023 r.

Ad 2

Jak zostało wskazane we wniosku X Sp. z o.o. jest spółką doradztwa podatkowego, co oznacza, że zajmuje się doradztwem podatkowym.

Ad 3

X Sp. z o.o. prowadzi działalność, której dotyczy złożony wniosek, od kwietnia 2023 r.

Ad 4

Wniosek dotyczy zarówno usług, dla których miejscem świadczenia jest terytorium kraju, terytorium innego kraju UE, jak i terytorium państwa trzeciego.

Ad 5

Klientami X Sp. z o.o., o których mowa we wniosku są:

·podmioty mające siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;

·podmioty mające siedzibę w innym kraju UE i stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, które uczestniczą w nabywaniu usług świadczonych przez Spółkę;

·podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabywaniu usług świadczonych przez Spółkę;

·podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju i nieposiadające stałego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

·osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej;

·podmioty, które nie posługują się numerem, za pomocą którego są zidentyfikowane na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inne niż nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 1-3 i 6 ustawy o VAT.

Niektórzy z klientów Spółki są:

·podatnikami podatku od towarów i usług;

·podatnikami podatku od wartości dodanej;

·osobami prawnymi niebędącymi podatnikami podatku od wartości dodanej zidentyfikowanymi na potrzeby podatku od wartości dodanej.

Ad 6

Każde z pytań 1-4 obejmuje przekazanie nabywcy wizualizacji faktury w sposób z nim uzgodniony. Jeżeli zostanie uzgodnione przekazanie faktury w sposób elektroniczny, to wizualizacja zostanie wysłana na wskazany przez klienta adres email. Jeżeli będzie to sposób papierowy, to wizualizacja zostanie wydana klientowi w siedzibie Spółki lub zostanie listownie wysłana na wskazany przez niego adres.

Ad 7

Pytanie: Czy faktura (jej wizualizacja) wystawiona przez Państwa i wydana Klientom, o których mowa we wniosku, będzie odzwierciedlała w swojej treści fakturę przesłaną do KSeF, tj. czy dane w niej zawarte będą zawierały jakiekolwiek sprzeczności? Proszę o wskazanie odrębnie do każdego ze scenariuszy objętego zakresem wniosku.

Państwa odpowiedź: W przypadku każdego ze scenariuszy wskazanych we wniosku dane zawarte na wizualizacji i dane na fakturze przesłanej do KSeF nie będą zawierały żadnych sprzeczności. Przy czym może się zdarzyć, że wizualizacja zawierać będzie więcej danych, np. numer lub datę zlecenia. Może też zostać sporządzona na firmowym papierze Spółki (takim samym jak niniejsza odpowiedź).

Ad 8

Pytanie: W związku z informacją zawartą w opisie sprawy o treści:

proszę o wskazanie, w jakich konkretnie sytuacjach planują Państwo przesyłać Klientom wizualizację faktur ustrukturyzowanych i z jakiego powodu?

Państwa odpowiedź: Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie wydawana przez Spółkę we wszystkich tych przypadkach, kiedy klient zażyczy jej sobie.

Ad 9

Pytanie: Czy w pierwszym scenariuszu przedstawionej sytuacji, gdzie:

ostatecznie wyślą Państwo fakturę do KSeF? W jakiej konkretnie sytuacji będzie miało miejsce powyższe zdarzenie? Jeśli nie wyślą Państwo tej faktury do KSeF, proszę o wyjaśnienie dlaczego.

Państwa odpowiedź: Tak, Spółka ostatecznie wyśle fakturę do KSeF. Zdarzenie to będzie miało miejsce w przypadku wszystkich klientów wskazanych w odpowiedzi na pytanie nr 5.

Pytania

1.Czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, której nie został jeszcze nadany numer KSeF zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej kodów wskazanych w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy o VAT, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury? W związku z czym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizację wydaną klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

2.Czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, której został nadany już numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF i kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury? W związku z czym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizację wydaną Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

3.Czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz numer KSeF, ale niezawierającej kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury? W związku z czym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizację wydaną Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

4.Czy wydanie Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, zawierającej słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz oznaczanej kodem przywołanym w art. 106gb ust. 5 ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF, oznacza dwukrotne wprowadzenie do obrotu gospodarczego tej samej faktury? W związku z czym Spółka powinna wystawić fakturę korygującą tzw. wizualizację wydaną Klientowi, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w żadnym z czterech opisanych przypadków nie dojdzie do podwójnego wprowadzenia do obrotu tych samych faktur.

Uzasadnienie poniżej.

W myśl art. 106gb ust. 5 ustawy, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1)udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2)użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak wynika z art. 106nda ust. 6 ustawy, w przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1)kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz

2)kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Ponadto podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2 (art. 106nda ust. 7 ustawy).

Z kolei zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF faktura ustrukturyzowana i faktura wystawiona w trybie offline24, w trakcie awarii KSeF i w trybie niedostępności KSeF, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:

1)kodem weryfikującym, który zawiera:

a)adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej – datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c)numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)wyróżnik faktury oraz

2)numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

Ponadto w myśl § 9 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia, faktury, wystawiane w trybie offline24 i w trybie awarii KSeF udostępniane nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktury wystawione w trakcie awarii KSeF udostępniane nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, są oznaczane:

1)kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz

2)napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

Dodatkowo zgodnie z § 9 ust. 10 ww. rozporządzenia w sprawie KSeF, faktury te są dodatkowo oznaczane:

1)kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

a)adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,

c)numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)identyfikator certyfikatu KSeF,

e)wyróżnik faktury,

f)składniki, o których mowa w lit. a-e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz

2)napisem „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1.

Z kolei w myśl § 9 ust. 8, 9, 12 i 13 ww. rozporządzenia przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem lub kodem wraz z odpowiednim napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę – przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim numerem lub napisem razem z fakturą. Znak graficzny, o którym mowa w ust. 8, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024.

Podsumowując, w myśl przytoczonych powyżej przepisów faktura, która została wystawiona w trybie offline24 lub niedostępności KSeF, niemająca jeszcze numeru KSeF, udostępniania nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4 ustawy, oznaczana jest dwoma kodami:

·kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności z napisem „certyfikat” umieszczonym bezpośrednio pod nim;

·kodem weryfikującym z napisem „offline” umieszczonym bezpośrednio pod nim.

Również faktury wystawione w trakcie awarii KSeF udostępniane nabywcom, a nie mające jeszcze numeru KSeF powinny być oznaczane dwoma kodami:

·kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności z napisem

·„certyfikat” umieszczonym bezpośrednio pod nim;

·kodem weryfikującym z napisem „offline” umieszczonym bezpośrednio pod nim.

Z kolei faktury, którym został nadany już numer KSeF, niezależnie od trybu ich wystawienia, powinny być oznaczane kodem weryfikacyjnym, pod którym powinien być umieszczony numer KSeF nadany fakturze.

Wnioskodawca zauważa, że wprawdzie przytoczone powyżej przepisy nie wskazują, jak należy oznaczać fakturę wystawioną w trybie offline24 lub niedostępności KSeF, niemająca jeszcze numeru KSeF, udostępnianiom podmiotom innym niż wskazane w art. 106gb ust. 4 ustawy, niemniej nie oznacza to, że nie jest dopuszczalne udostępnienie takim nabywcom faktury. Po prostu przepisy nie zawierają wskazówek w tym zakresie. Można jedynie przypuszczać, że ustawodawca uznał, że nie wystąpi taka konieczność.

Podsumowując wskazane na wstępie przepisy jasno precyzują, jak powinna wyglądać wizualizacja faktury udostępniania nabywcy, z wyjątkiem sytuacji opisanej powyżej. Jednoczenie ustawa o VAT nie przewiduje żadnych konsekwencji za użycie poza KSeF faktury ustrukturyzowanej nieoznaczonej w sposób przewidziany w ustawie bądź w rozporządzeniu.

Wg Wnioskodawcy użycie poza KSeF faktury ustrukturyzowanej nieoznaczonej w sposób wskazanych w obowiązujących przepisach może spotkać się z penalizacją ze strony organów podatkowych, ale na podstawie zapisów kodeksu karnego skarbowego, a nie ustawy o VAT.

Zapisem w ustawie o VAT, który przewiduje konsekwencje dla podmiotów wprowadzających do obiegu tzw. „puste” faktury jest art. 108 ust. 1, zgodnie z którym w przypadku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jednak zapisu tego nie można odnosić do zdarzeń przyszłych opisanych przez Wnioskodawcę. Dokument wydany nabywcy nie jest innym dokumentem niż przesłany do KSeF. Zarówno faktura przesłana do KSeF, jak i wydana nabywcy będzie zawierać te same dane, numer faktury nadany za pomocą programu finansowo-księgowego Spółki, datę wystawienia, strony transakcji, przedmiot i wartość transakcji. W przypadku takiej zgodności dokumentów nie można mówić, że są to dwa różne dokumenty. Nabywca otrzyma dokument, który nie będzie zawierał wszystkich elementów wymaganych przez obowiązujące przepisy, ale nie będzie to inny dokument niż faktura udostępniona mu w KSeF. Spółka w żaden sposób nie przyczynia się do narażenia Skarbu Państwa na uszczuplenia.

Wnioskodawca nie wyklucza, że brak numeru KSeF i/lub kodów może skutkować podwójnym odliczeniem podatku naliczonego przez nabywcę i podwójnym zaliczeniem danego wydatku do kosztów podatkowych. Jednak taka sytuacja również dotychczas mogła mieć miejsce w przypadku przekazania nabywcy faktury dwoma kanałami (np. elektronicznie i papierowo). W związku z czym podobnie jak obecnie nabywcy muszą weryfikować czy nie doszło do ujęcia w ich urządzeniach księgowych tego samego dokumentu dwukrotnie. Jednak niedogodność ta nie jest wystarczającym uzasadnieniem do uznania, że Spółka wprowadza do obrotu podwójne faktury. Co więcej, Spółka sama otrzymała od nabywców wizualizacje faktur wystawionych w KSeF pozbawione stosownych kodów. Co znaczy, że pytania Spółki nie dotyczą sytuacji incydentalnych, a sytuacji, które mogą występować nagminnie i nie są spowodowane chęcią narażenia Skarbu państwa na uszczuplenie przez podmioty gospodarcze.

Należy również rozważyć jakie konsekwencje niesie uznanie, że Spółka podwójnie wprowadza do obiegu faktury. W takim wypadku, aby uniknąć konsekwencji wynikających z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Spółka powinna wystawić faktury korygujące, w których numer i data wystawienia faktury korygowanej będzie numerem i datą wystawienia faktury dostępnej w KSeF. Korekta wprawdzie nie będzie zawierać numeru KSeF faktury korygowanej. Jednak, jeżeli w ocenie nabywcy wydany mu dokumenty jest jedynie wizualizacją faktury wystawionej za pomocą KSeF, to otrzymana faktura korygującą oznacza ostatecznie brak prawa do odliczenia podatku naliczonego i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Na koniec Wnioskodawca podkreśla, że również sam ustawodawca przewidział, że wprowadzenie KSeF może wiązać się z nieprawidłowościami po stronie podatników, dlatego też do końca roku 2026 zawiesił obowiązywanie art. 106ni ust. 1-3, 5-7 ustawy, przewidującego kary za nieprawidłowości w tym zakresie.

Podkreślić należy, że wystąpienie nieprawidłowości objętych wnioskiem o interpretację nie jest wynikiem działania celowego czy też świadomego, którego celem jest narażenie Skarbu Państwa na uszczuplenie, a błędu ludzkiego wynikającego dopiero z wdrażania KSeF.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w opisanych przypadkach Spółka nie wprowadzi do obiegu podwójnie tych samych faktur w związku z czym brak jest podstaw do wystawiania faktur korygujących.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w podatku od towarów i usług – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z powyższego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie, z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają określone czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia (określanym na podstawie przepisów ustawy) jest terytorium kraju.

Według art. 2 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 4 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 5 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 6 ustawy:

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r. stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

W myśl art. 106a ustawy:

Według art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Stosownie do art. 106gb ust. 1-4 ustawy:

Jak wynika z art. 106gb ust. 5 ustawy:

Zgodnie z art. 106gb ust. 6 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Jak wynika z art. 106gc ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Na mocy art. 106nda ustawy (tzw. tryb offline24):

Jak stanowi art. 106nf ustawy (tzw. tryb awaryjny):

Stosownie do art. 106nh ustawy:

W świetle art. 106m ust. 1-3 ustawy:

Zaznaczenia wymaga, że założeniem KSeF jest, że faktura jest otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w kilku ustawowo określonych sytuacjach występuje obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy. Jest to np. sytuacja gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny, konsument czy inny podmiot nieposiadający NIP.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy, wystawiając fakturę poza KSeF kontrahentowi, który nie jest zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

·jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,

·czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,

·brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia. Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury kodem weryfikującym stanowi potwierdzenie, że wystawca faktury dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF do wystawiania faktur, co daje gwarancje dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.

Ponadto trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (a przepis ten stosujemy również do faktur wystawianych w trybie offline24, faktur wystawianych w okresie trwania awarii KSeF czy niedostępności KSeF) wizualizacja stanowi fakturę ustrukturyzowaną udostępnioną/użytą poza KSeF. Przepis ten wymaga, aby w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcom, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. konsumentom czy podmiotom zagranicznym) w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub w przypadku używania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wizualizacja była oznaczana kodem QR, który zapewnia dostęp do tej faktury w systemie i weryfikację jej treści.

Kod QR jest to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury, stanowi on prezentację graficzną linku do faktury. Faktury wystawione w trybie offline, ale już dosłane do KSeF, mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF. Natomiast faktury wystawione w tym trybie, ale takie, które jeszcze nie są przesłane do KSeF, mają dwa kody QR, a pod jednym z tych kodów napis: „OFFLINE”.

Jak wynika z materiałów zamieszczonych na stronie www.ksef.podatki.gov.pl w części Pytania i odpowiedzi w Sekcji „Tryby offline i kody QR”:

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815), zwanego dalej rozporządzeniem:

Stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia:

Jak stanowi § 9 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 9 ust. 4 rozporządzenia:

Przepis § 9 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że:

W myśl § 9 ust. 10 rozporządzenia:

Stosownie zatem do treści § 9 ust. 1 rozporządzenia faktury wystawione w trybie offline24, w trybie niedostępności KSeF oraz w trybie awaryjnym, po przesłaniu ich do KSeF, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:

1)kodem weryfikującym, który zawiera:

a)adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej – datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c)numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)wyróżnik faktury, oraz

2)numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

Ten sposób oznaczania stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych w trybie offline24 i trybie niedostępności KSeF, po przesłaniu ich do systemu, udostępnionych nabywcom, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF oraz w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym (po ich przesłaniu do KSeF) i udostępnionych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, o czym stanowi § 9 ust. 2 rozporządzenia.

Natomiast faktury wystawione w trybie offline24 i w trybie niedostępności systemu KSeF udostępnione nabywcom z art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, przed przesłaniem do KSeF, są oznaczane (zgodnie z § 9 ust. 3 rozporządzenia):

1)kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz

2)napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1

oraz są dodatkowo oznaczane (stosownie do brzmienia § 9 ust. 10 rozporządzenia):

1)kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

a)adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,

c)numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)identyfikator certyfikatu KSeF,

e)wyróżnik faktury,

f)składniki, o których mowa w lit. a-e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz

2)napisem „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1.

Ten sposób oznaczania stosuje się też do faktur wystawionych w trybie awaryjnym udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, o czym mowa w § 9 ust. 4 rozporządzenia.

Oznaczanie faktury kodem weryfikującym QR powinno następować każdorazowo podczas użycia jej poza KSeF lub udostępnienia nabywcy poza systemem.

Ponadto jak wynika z Podręcznika KSeF 2.0 Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF – w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 oraz offline-niedostępność KSeF:

·Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF),

·Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:

-nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy – sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku gdy faktura jest wydawana poza KSeF, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub

-nabywcą jest podatnik krajowy z NIP – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, nabywca otrzymuje fakturę wyłącznie w KSeF; natomiast sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).

Zaznaczenia wymaga, że mając na uwadze brzmienie przepisu art. 2 pkt 32a ustawy, należy zauważyć, iż faktury, nieposiadające numerów identyfikujących je w KSEF, do momentu otrzymania tego numeru, nie będą fakturami ustrukturyzowanymi.

Natomiast z wizualizacją mamy do czynienia w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem.

Należy wskazać że we wniosku wskazali Państwo, że każde z pytań 1-4 obejmuje przekazanie nabywcy wizualizacji faktury w sposób z nim uzgodniony.

We wniosku wskazali Państwo, że:

·Wnioskodawca jest spółką doradztwa podatkowego mającą siedzibę oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;

·Spółka zobowiązana będzie od 1 kwietnia 2026 r. do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF;

·Spółka przewiduje, że część Klientów, niezależnie od dostępności w KSeF wystawionych przez nią faktur, będzie oczekiwać od niej przesyłania faktur w sposób dotychczasowy – elektronicznie lub papierowo. W związku z czym planuje przesyłać im wizualizacje faktur ustrukturyzowanych;

·dostępne programy finansowo-księgowe umożliwiają wygenerowanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która pozbawiona jest wskazanych w ustawie o VAT kodów, linków oraz numeru KSeF (nawet jeżeli został jej już takowy nadany);

·Spółka nie może wykluczyć, że osoba odpowiedzialna za wygenerowanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej pomyłkowo wygeneruje dokument pozbawiany numeru KSeF i/lub wspomnianych kodów/linków i takowy udostępni Klientowi;

·Zdaniem Spółki możliwe są cztery scenariusze:

-Pierwszy, faktura ustrukturyzowana została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym), ale nie został jej jeszcze nadany numer KSeF, Klientowi została wydana wizualizacja tej faktury zawierająca słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy. Wizualizacja ta nie została opatrzona kodami wskazanymi w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy.Spółka ostatecznie wyśle fakturę do KSeF,

-Drugi, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i ma już nadany numer KSeF. Przy czym Klientowi wydawana jest wizualizacja nie zawierająca numeru KSeF ani kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy. Zawiera ona natomiast słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy,

-Trzeci, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i został jej już nadany numer KSeF. Wizualizacja wydana Klientowi zawiera słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, numer KSeF, ale nie została oznaczona kodem wskazanym w art. 106gb ust. 5 ustawy,

-Czwarty, faktura została wystawiona za pośrednictwem programu finansowo-księgowego (w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym) i został jej już nadany numer KSeF. Wizualizacja wydana Klientowi zawiera słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, jest oznaczona kodem wskazanym w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, ale nie zawiera numeru KSeF;

·wniosek dotyczy zarówno usług, dla którym miejscem świadczenia jest terytorium kraju, terytorium innego kraju UE, jak i terytorium państwa trzeciego;

·Klientami spółki, o których mowa we wniosku są:

-podmioty mające siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;

-podmioty mające siedzibę w innym kraju UE i stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, które uczestniczą w nabywaniu usług świadczonych przez Spółkę;

-podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabywaniu usług świadczonych przez Spółkę;

-podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju i nie posiadające stałego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

-osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej;

-podmioty, które nie posługują się numerem, za pomocą którego są zidentyfikowane na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inne niż nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 1-3 i 6 ustawy o VAT;

·niektórzy z klientów Spółki są:

-podatnikami podatku od towarów i usług;

-podatnikami podatku od wartości dodanej;

-osobami prawnymi niebędącymi podatnikami podatku od wartości dodanej zidentyfikowanymi na potrzeby podatku od wartości dodanej;

·Każde z pytań 1-4 obejmuje przekazanie nabywcy wizualizacji faktury w sposób z nim uzgodniony. Jeżeli zostanie uzgodnione przekazanie faktury w sposób elektroniczny, to wizualizacja zostanie wysłana na wskazany przez klienta adres email. Jeżeli będzie to sposób papierowy, to wizualizacja zostanie wydana klientowi w siedzibie Spółki lub zostanie listownie wysłana na wskazany przez niego adres;

·w przypadku każdego ze scenariuszy wskazanych we wniosku dane zawarte na wizualizacji i dane na fakturze przesłanej do KSeF nie będą zawierały żadnych sprzeczności. Przy czym może się zdarzyć, że wizualizacja zawierać będzie więcej danych, np. numer lub datę zlecenia. Może też zostać sporządzona na firmowym papierze Spółki;

·wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie wydawana przez Spółkę we wszystkich tych przypadkach, kiedy klient zażyczy jej sobie;

·Spółka ostatecznie wyśle fakturę do KSeF. Zdarzenie to będzie miało miejsce w przypadku wszystkich klientów.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazali Państwo, że będziecie wystawiać faktury ustrukturyzowane w trybach offline (tj. w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym), gdzie klient będzie otrzymywał wizualizację takiej faktury, która we wszystkich scenariuszach opisanych we wniosku będzie zawierała słowo „faktura” oraz wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy. Natomiast poszczególne scenariusze będą różniły się elementami opisanymi poniżej, tj. będą/nie będą zawierały kodu/kodów QR oraz numeru KSeF.

Ponadto we wszystkich scenariuszach dane zawarte na wizualizacji faktury i dane na fakturze przesłanej do KSeF nie będą zawierały żadnych sprzeczności. Przy czym wizualizacja może w pewnych sytuacjach zawierać więcej danych, np. numer lub datę zlecenia.

Przedstawili Państwo cztery scenariusze wydawanych klientowi wizualizacji faktur, gdzie z opisu wynika, że:

-w pierwszym scenariuszu fakturze wystawionej w trybach offline nie został jeszcze nadany nr KSeF, wizualizacja jest więc dokonywana jeszcze przed przesłaniem faktury wystawionej w trybie offline do KSeF i nie została ona opatrzona kodami QR;

-w pozostałych scenariuszach (tj. od drugiego do czwartego) fakturom został już wprawdzie nadany numer KSeF, lecz numer ten umieszczony jest wyłącznie na wizualizacji faktury w scenariuszu trzecim, a kod QR znajdują się wyłącznie na wizualizacji faktury przedstawionej w scenariuszu czwartym.

Zgodnie z art. 108 ustawy:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Należy w tym miejscu podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki, co oznacza, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu – poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) – może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane i przekazywane Klientom przez Państwa wizualizacje faktur, które nazywają Państwo „wizualizacjami faktur ustrukturyzowanych”, będą stanowiły odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Należy zaznaczyć, że przepisy nie określają wymogów dotyczących wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. Wizualizacja, zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy, stanowi fakturę ustrukturyzowaną użytą poza KSeF. Przepis wymaga, aby w przypadku używania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, była ona oznaczana kodem QR, który zapewnia dostęp do tej faktury w systemie i weryfikację jej treści. W ustawie przewidziano odpowiednie regulacje w zakresie możliwości użycia faktury offline24 poza KSeF i są one analogiczne, jak w przypadku faktur ustrukturyzowanych, tj. w obydwu przypadkach istotne jest, że fakturze został nadany numer KSeF.

Jak wynika z przedstawionego opisu, w przypadku każdego ze scenariuszy wskazanych we wniosku dane zawarte na wizualizacji i dane na fakturze przesłanej do KSeF nie będą zawierały żadnych sprzeczności. Przy czym może się zdarzyć, że wizualizacja zawierać będzie więcej danych, np. numer lub datę zlecenia. Może też zostać sporządzona na firmowym papierze Spółki.

Przepis art. 108 ust. 1 ustawy, określa obowiązek zapłaty podatku w przypadku wystawienia faktury. Przepis ten nie określa, co należy uznać za fakturę.

Odnosząc się do kwestii zastosowania w analizowanym zagadnieniu art. 108 ust. 1 ustawy warto w pierwszej kolejności zauważyć, że w każdym z ww. scenariuszy wystawienie w przyszłości na życzenie klienta tzw. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych (jak je określa Spółka we wniosku), wskutek błędu oprogramowania i pomyłki osoby odpowiedzialnej za wygenerowanie wizualizacji, nastąpi niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W każdej z opisanych we wniosku sytuacji faktury udostępnione/użyte poza systemem KSeF (wygenerowane pomyłkowo przez Spółkę wizualizacje) będzie można uznać za faktury wystawione w trybie art. 108 ust. 1 ustawy. Dokumenty te bowiem nie stanowią wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, a zatem nie można ich uznać za kolejny egzemplarz tej samej faktury.

Przy czym zaznaczenia wymaga, że weryfikacji w zakresie tego, czy mamy do czynienia z inną fakturą dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze czy też z kolejnym egzemplarzem tej samej faktury w kontekście zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy, może dokonać właściwy organ podatkowy w ramach prowadzonego postępowania podatkowego.

Za uznaniem przedstawionych „wizualizacji” za faktury, w stosunku do których może zaistnieć ryzyko zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy, przemawia fakt, że faktury te wygenerowane poza KSeF w ww. trybach offline (w każdym ze scenariuszy) zawierają wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, a dodatkowo są one oznaczone zwrotem „faktura”.

Ponadto wizualizacje faktur opisane w ramach scenariusza 2-4, czyli wizualizacje odnoszące się do faktur wystawionych w ww. trybach offline, którym został już nadany numer KSeF identyfikujący je w systemie, a które są używane/udostępnione poza KSeF, zostały błędnie oznaczone. Jak wskazano bowiem wyżej faktury wystawione w trybach offline24, w trybie niedostępności KSeF i w trybie awaryjnym, po ich przesłaniu do KSeF, powinny być oznaczone dwoma elementami: kodem weryfikującym QR oraz numerem KSEF (o czym stanowi § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Te dwa elementy (kod QR i numer KSeF) muszą wystąpić łącznie, stanowiąc o tym, że mamy do czynienia z wizualizacją faktury zarejestrowanej w systemie KSeF. Sprzedawca może w tych przypadkach (po przesłaniu faktury offline do KSeF) wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej, ale musi pamiętać o jej opatrzeniu kodem QR z oznaczeniem w postaci numeru KSeF.

W żadnej z opisanych sytuacji w ramach scenariusza 2-4 na wygenerowanych wizualizacjach nie występują te dwa elementy łącznie. W trzecim przypadku na dokumencie użytym/udostępnionym poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) znajduje się numer KSeF, ale nie ma kodu weryfikującego, a w czwartym przypadku „wizualizacja” wprawdzie zawiera kod QR, ale nie zawiera numeru KSeF identyfikującego fakturę w KSeF, który ma być zamieszczony bezpośrednio pod kodem QR. Natomiast w drugim przypadku na dokumencie wygenerowanym poza KSeF nie ma ani kodu weryfikującego, ani numeru KSeF. Natomiast prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury, np. w formacie PDF lub w postaci papierowej, kodem weryfikującym z oznaczeniem w postaci numeru KSeF, stanowi potwierdzenie, że wystawca zarejestrował fakturę w systemie, co daje gwarancje dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu, który został mu doręczony poza KSeF (papierowo/elektronicznie) z dokumentem wprowadzonym do tego systemu. Kod weryfikujący QR wraz z oznaczeniem w postaci numeru KSeF umieszczony na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej ma świadczyć o tym, że jest to właśnie wizualizacja konkretnej faktury ustrukturyzowanej, a nie odrębny dokument zawierający wszystkie elementy istotne dla faktury, który może zostać uznany za fakturę wystawioną w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Natomiast w odniesieniu do sytuacji opisanej w scenariuszu 1 mamy do czynienia z wygenerowaniem poza KSeF dokumentu w odniesieniu do faktury wystawionej w ww. trybach offline, zanim jeszcze tej fakturze został nadany numer KSeF (a więc faktura ta nie została jeszcze przesłana do systemu). I jeżeli będzie to faktura wystawiona w trybie offline24 lub offline-niedostępność KSeF, a nabywcą (klientem) będzie podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy, to taka faktura może zostać wydana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF), ale powinna ona zostać opatrzona dwoma kodami QR (z napisem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”). Jak wynika z opisu sprawy taka „wizualizacja” nie została opatrzona kodami QR wskazanymi w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy. Zatem w tym przypadku dokument wygenerowany poza KSeF nie został w prawidłowy sposób oznaczony, aby było możliwe potwierdzenie tożsamości tego dokumentu z fakturą wystawioną w ww. trybie offline, która następnie zostanie przesłana do systemu. Zaś jeżeli nabywcą będzie inny podmiot, niż ten wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy (podatnik „krajowy” z polskim NIP), któremu faktura wystawiona w ww. trybach offline zostanie przekazana w KSeF, to nie ma możliwości jej wizualizacji (przed przesłaniem do systemu). Nabywcy może zostać wydane potwierdzenie transakcji opatrzone dwoma kodami weryfikującymi. Tym samym w tym przypadku nie ma podstaw do dokonania wizualizacji takiej faktury przed jej przesłaniem do KSeF. W konsekwencji taki wygenerowany przez Spółkę dokument nie stanowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej i może zostać uznany za fakturę wystawioną w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Natomiast jeżeli faktura została wystawiona przez Spółkę w trybie awaryjnym, a nabywca uzgodnił otrzymanie takiej faktury poza KSeF, to faktura przekazana nabywcy poza KSeF, musi być oznaczona dwoma kodami QR (pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”). Pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej, a drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury. Dwa kody są konieczne, bo na moment wygenerowania dokumentu poza KSeF faktura wystawiona w ww. trybie nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a zatem konieczne jest potwierdzenie zarówno danych na fakturze, jak i podmiotu, którą ją wystawił. Takich kodów nie posiada dokument wygenerowany przez Spółkę poza KSeF w ramach opisanego scenariusza 1. Dokument ten jest więc błędnie oznaczony, a tym samym istnieje ryzyko zastosowania w stosunku do takiego dokumentu art. 108 ust. 1 ustawy. Jeżeli bowiem taki dokument nie został opatrzony ww. kodami QR, to pojawia się ryzyko uznania takiego dokumentu za odrębną fakturę.

Skoro więc wygenerowane dla klientów przez Spółkę poza systemem KSeF dokumenty opisane w ramach czterech scenariuszy nie stanowią wizualizacji faktur ustrukturyzowanych, a zawierają one wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy, to mogą one zostać uznane za faktury wystawione w trybie art. 108 ust. 1 ustawy rodzące obowiązek zapłaty podatku z nich wynikającego.

Na podstawie art. 106j ustawy:

Przy czym, zgodnie z art. 14 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:

Na podstawie art. 106j ust. 4 ustawy:

Powtórzenia wymaga, że faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, tj. potwierdza m.in. dostawę towarów i świadczenie usług. Faktura jest niewątpliwie dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego.

Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Przy czym fakturę korygującą wystawić może jedynie podatnik, który wystawił fakturę pierwotną.

Tym samym, co do zasady, w sytuacji, gdy podatnik wystawił fakturę, natomiast po jej wystawieniu dojdzie do sytuacji, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy, podatnik jest zobowiązany do skorygowania pierwotnej faktury poprzez jej korektę. W sytuacji natomiast, gdy transakcja udokumentowana fakturą wystawioną na rzecz nabywcy została wprowadzona do obrotu, ale nie została zrealizowana, podatnik ma prawo wystawić fakturę korygującą „do zera”.

W rozpatrywanej sprawie – jak wskazano powyżej – skoro wygenerowane dla klientów przez Spółkę poza systemem KSeF dokumenty opisane w ramach czterech scenariuszy nie stanowią wizualizacji faktur ustrukturyzowanych, a zawierają one wszystkie elementy, o których mowa w art. 106e ustawy, to mogą one zostać uznane za faktury wystawione w trybie art. 108 ust. 1 ustawy rodzące obowiązek zapłaty podatku z nich wynikającego. Faktury te powinny zostać więc skorygowane do „0”.

Tym samym, takie faktury powinny zostać skorygowane poprzez wystawienie przez Państwa faktur korygujących.

W efekcie stwierdzić należy, że gdy wystawią Państwo korekty faktur, tj. wydanych Klientowi „wizualizacji faktur ustrukturyzowanych”, nie spowoduje po stronie Spółki obowiązku zapłaty podatku z tytułu pierwotnie wystawionych faktur na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Podsumowanie

W przypadku gdy, będą Państwo wydawali Klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, tzw. przez Państwa „wizualizację faktury ustrukturyzowanej”:

-której nie został jeszcze nadany numer KSeF zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej kodów wskazanych w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy, a następnie wprowadzonej do KSeF,

-której został nadany już numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF i kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, a następnie wprowadzonej do KSeF,

-zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz numer KSeF, ale niezawierającej kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, która została wprowadzona do KSeF,

-zawierającej słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz oznaczanej kodem przywołanym w art. 106gb ust. 5 ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF, która została wprowadzona do KSeF,

wystąpi obowiązek zapłaty przez Państwa kwoty podatku VAT z tej faktury na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy. Jednocześnie Spółka będzie mogła skorygować powyższą fakturę, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią podatku VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, 2, 3 i 4 należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:

Jestem ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Jednocześnie informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy bądź własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.