Interpretacja indywidualna z dnia 21 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-1.4012.214.2026.1.MK
Podatnik może stosować zamiennie pełną i skróconą nazwę zarejestrowaną w systemie VAT na fakturach wystawianych i otrzymywanych przez Krajowy System e-Faktur, o ile umożliwiają one jednoznaczną identyfikację podatnika.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
23 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Gmina Miasto (…) (dalej: „Miasto” lub „Gmina”) jako jednostka samorządu terytorialnego posiada osobowość prawną na podstawie art. 165 Konstytucji RP i art. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst. jedn.: Dz.U. 2024.1465; dalej: „u.s.g.”). Miasto jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Gmina wykonuje zadania nałożone na nią odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których została powołana. Część z tych zadań jest realizowana przez Gminę w ramach reżimu publicznoprawnego, część zaś czynności Gmina wykonuje na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych, w związku z czym zaliczane są do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Miasto wystawia i otrzymuje faktury w Krajowym Systemie eFaktur (dalej: „KSeF”). Na fakturach tych występują w praktyce różne nazwy: „Gmina Miasto (…)”, „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Gmina została zarejestrowana dla potrzeb VAT (VAT-R) jako „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”, nazwa skrócona: „Gmina Miasto (…)”. Urząd Skarbowy w (…) przyjął zgłoszenie rejestracyjne bez uwag. W praktyce również, od wielu lat, Miasto funkcjonuje dla potrzeb podatkowych pod wskazaną powyżej nazwą. Podobnie jak inne miasta powiatowe.
W systemie KSeF, jako domyślna nazwa występuje: „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Część kontrahentów Miasta sporządzając faktury wpisuje nazwę Gminy ręcznie, nie wybierając po NIP-ie. W efekcie, Gmina otrzymuje część faktur z oznaczeniem „Gmina Miasto (…)” a część „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Kontrahenci nie chcą zmieniać danych ani umów.
Pytanie
Czy wobec ugruntowanej praktyki oraz wobec braku przepisów regulujących tą kwestię, Gmina może stosować, dla potrzeb KSeF (zarówno faktur zakupowych jak i sprzedażowych) zamiennie nazwy: „Gmina Miasto (…)” jak również „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Gminy, wobec ugruntowanej praktyki oraz wobec braku przepisów regulujących tą kwestię, Gmina może stosować, dla potrzeb KSeF (zarówno faktur zakupowych jak i sprzedażowych) zamiennie nazwy: „Gmina Miasto (…)” jak również „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”.
Uzasadnienie
Gmina może stosować podane nazwy zamiennie, gdyż żaden przepis prawa administracyjnego ani podatkowego tego nie zabrania.
1. Utworzenie powiatów
Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 7 sierpnia 1998 r. w sprawie utworzenia powiatów (Dz.U.1998.103.652), nazwa Miasta to „(…) - miasto na prawach powiatu”. Zaś do KSeF wpisano Miasto jako „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”, zgodnie ze zgłoszeniem rejestracyjnym.
2. Przepisy o VAT
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje elementy składowe faktury.
Faktura powinna zawierać:
1)datę wystawienia;
2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;
6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; (…).
Na mocy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Zaś, zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
Zgodnie z ust. 7 powołanego artykułu, ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Rozporządzenie KSeF określa:
1)rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2)sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień;
3)sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania;
4)zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania;
5)sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiający dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tych fakturach, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;
6)sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;
7)szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać:
a)zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczenia o spełnieniu warunków koniecznych do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz oświadczenia o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,
b)zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
8)szczegółowy sposób postępowania w sprawie potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz w sprawie odebrania możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
9)wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.
Żaden przepis Rozporządzenia KSeF nie reguluje szczegółowo wymogów co do nazwy wystawcy faktury ani nabywcy (odbiorcy).
Rozporządzenie w sprawie faktur określa:
1)przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, oraz zakres tych danych;
2)inny niż określony w art. 31a ust. 1 ustawy sposób przeliczania wykazywanych na fakturach kwot w walutach obcych, stosowanych do określenia podstawy opodatkowania;
3)późniejsze niż określone w art. 106i ustawy terminy wystawiania faktur.
Zatem, również żaden przepis Rozporządzenia w sprawie faktur nie reguluje szczegółowo wymogów co do nazwy wystawcy faktury ani nabywcy (odbiorcy).
Podsumowując, zdaniem Miasta, wobec ugruntowanej praktyki oraz wobec braku przepisów regulujących tą kwestię, może ono stosować, dla potrzeb KSeF (zarówno faktur zakupowych jak i sprzedażowych) zamiennie nazwy: „Gmina Miasto (…)” jak również „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o:
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do art. 106ga ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Jak stanowi art. 106gb ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych w oparciu o polskie przepisy, w szczególności art. 106a-106q ustawy o podatku od towarów i usług, dla których wzór faktury ustrukturyzowanej – struktura logiczna FA(3) – obejmuje dane, które powinny być zamieszczane na fakturach.
Elementy, które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur:
Faktura dokumentująca:
1) dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy powinna zawierać:
a) datę wystawienia,
b) numer kolejny,
c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
ca) w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej podatnika,
cb) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, z zastrzeżeniem lit. cc i cd,
cc) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer,
cd) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy – indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy, tego nabywcy,
d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) kwotę należności ogółem,
h) wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.5)) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
Jednym z elementów obowiązkowych faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej jest m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług.
Faktura ustrukturyzowana wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3), zawiera pola mające obligatoryjny charakter, do których należy m.in.: pole Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne. Pole to dotyczy informacji, które charakteryzują podatnika (sprzedawcę) w tym m.in. jego identyfikator podatkowy, nazwę, adres, dane kontaktowe. Obligatoryjny charakter ww. pola wynika z treści obowiązujących przepisów ustawy. Przy czym zaznaczyć należy, że kluczowym polem w elemencie Podmiot1, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP powyższego identyfikatora, wystawienie faktury w ramach KSeF nie będzie możliwe.
Natomiast faktura ustrukturyzowana otrzymywana przy użyciu struktury logicznej FA(3), zawiera pola mające obligatoryjny charakter, do których należy m.in. pole Podmiot2/Dane Identyfikacyjne. Pole to dotyczy informacji, które charakteryzują podatnika (nabywcę) w tym m.in. jego identyfikator podatkowy, nazwę, adres, dane kontaktowe. Zaznaczyć należy, że faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP.
Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji.
Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.
W przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią m.in. nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnik powinien umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą, którą podał w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 151), zwanej dalej „ustawą o NIP”:
Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
W myśl art. 5 ust. 3 ustawy o NIP:
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:
1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2) w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;
3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom;
4) w przypadku grup VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług - dane dotyczące członków tej grupy.
Wzór dokumentu VAT-R zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług określony został rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 55 ze zm.).
W § 1 ww. rozporządzenia określony został wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 12 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 13 nazwę skróconą podatnika.
A zatem, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, podatnik niebędący osobą fizyczną powinien stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wykonują Państwo zadania nałożone na Państwa odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostali Państwo powołani. Część z tych zadań jest realizowana przez Państwa w ramach reżimu publicznoprawnego, część zaś czynności wykonują Państwo na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych, w związku z czym zaliczane są do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Wystawiają i otrzymują Państwo faktury w Krajowym Systemie eFaktur. Na fakturach tych występują w praktyce różne nazwy: „Gmina Miasto (…)”, „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Zostali Państwo zarejestrowani dla potrzeb VAT (VAT-R) jako „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”, nazwa skrócona: „Gmina Miasto (…)”. Urząd Skarbowy przyjął zgłoszenie rejestracyjne bez uwag. W praktyce również, od wielu lat, Miasto funkcjonuje dla potrzeb podatkowych pod wskazaną powyżej nazwą. Podobnie jak inne miasta powiatowe. W systemie KSeF, jako domyślna nazwa występuje: „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Część kontrahentów sporządzając faktury wpisuje nazwę Gminy ręcznie, nie wybierając po NIP-ie. W efekcie, otrzymują Państwo część faktur z oznaczeniem „Gmina Miasto(…)” a część „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy mogą Państwo stosować, dla potrzeb KSeF (zarówno faktur zakupowych jak i sprzedażowych) zamiennie nazwy: „Gmina Miasto (…)” jak również „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”.
W celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej podatnik powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług, bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę. Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach.
Jak wynika z opisu sprawy, zostali Państwo zarejestrowani dla potrzeb VAT (VAT-R) jako „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”, nazwa skrócona: „Gmina Miasto (…)”.
Z uwagi na przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że w przedmiotowej sytuacji, gdy w zgłoszeniu rejestracyjnym dla celów podatku VAT została wskazana nazwa pełna i nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację podatnika, a faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, to wskazanie na fakturach zamiennie nazw „Gmina Miasto (…)” jak również „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu” jest/będzie prawidłowe.
Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.


