Interpretacja indywidualna z dnia 21 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.120.2026.2.KW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami Członków Zarządu (diety, kilometrówka, ryczałty za noclegi).

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 24 kwietnia 2026 r. (wpływ 24 kwietnia 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca, dalej: „Spółka”, jest polskim rezydentem podatkowym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). Spółka prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą od lutego 2023 r.

Wiodącym przedmiotem działalności Spółki są usługi w zakresie edukacji sportowej, rekreacji oraz naprawy i sprzedaży sprzętu (m.in. PKD 85.51.Z, 93.19.Z, 93.29.B).

Prowadzona przez Spółkę działalność polega w szczególności na organizacji szkoleń nurkowych oraz świadczeniu usług związanych z testowaniem sprzętu nurkowego i dokumentowaniem podwodnych obiektów na zlecenie fundacji prowadzących działalność w zakresie ochrony środowiska.

Działalność ta, ze względu na swoją specyfikę, realizowana jest w przeważającej mierze poza granicami kraju (w unikalnych lokalizacjach szkoleniowych i obszarach prowadzonych projektów ekologicznych).

Zarząd Spółki jest wieloosobowy, a w jego skład wchodzi trzech Członków Zarządu: Pan A., Pan B. oraz Pani C., będący jednocześnie wspólnikami Spółki.

Członkowie Zarządu pełnią swoje funkcje na podstawie aktu powołania (uchwały Zgromadzenia Wspólników) i pobierają z tego tytułu wynagrodzenie.

Nie są oni zatrudnieni w Spółce na podstawie umowy o pracę ani umów cywilnoprawnych (zlecenia/o dzieło) w zakresie pełnionych funkcji. Wśród członków Zarządu znajduje się osoba nieposiadająca polskiego obywatelstwa (obywatelka Niemiec).

Żaden z Członków Zarządu nie prowadzi odrębnej jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie usług świadczonych na rzecz Spółki - wszystkie usługi świadczone są bezpośrednio z ramienia Wnioskodawcy, a Spółka wystawia z tego tytułu faktury VAT.

Na mocy Aneksu nr 1 do Umowy Spółki, Członkowie Zarządu zobowiązali się do wykonywania na rzecz Spółki czynności związanych z jej działalnością.

Zgodnie z wprowadzonym § 18 Umowy Spółki, obowiązki te mogą być realizowane zarówno na terenie RP, jak i poza jej granicami, w szczególności podczas wyjazdów służbowych, wydarzeń promocyjnych, szkoleń, ekspedycji czy konferencji wspierających cele Spółki.

Decyzją Wspólników, podjęto uchwałę o charakterze pracy wspólników oraz zasadach rozliczania podróży służbowych. W uchwale tej potwierdzono, że zakres obowiązków wymaga pracy w terenie (wyjazdy krajowe i zagraniczne), w związku z realizacją usług szkoleniowych, nurkowych, projektowych, logistycznych oraz promocyjnych Spółki. Podróże te zostały formalnie uznane za podróże służbowe odbywane na rzecz Spółki.

W związku z odbywaniem podróży służbowych, Spółka ponosi szereg wydatków na rzecz Członków Zarządu, które zamierza zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Do wydatków tych należą:

• diety ustalane według stawek określonych w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej;
• koszty przejazdów (kilometrówka) wypłacane na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu;
• ryczałty za noclegi w wysokości 25% limitu określonego w ww. rozporządzeniu (wypłacane w sytuacjach braku faktur za nocleg i braku zapewnienia bezpłatnego noclegu).

Zgodnie z uchwałą, rozliczenia tych kosztów są dokonywane na podstawie właściwych dokumentów księgowych, rozliczeń delegacji oraz oświadczeń potwierdzających odbycie podróży.

Kluczowym dla Wnioskodawcy kontraktem jest współpraca zagraniczna. W ramach działalności Spółka realizuje m.in. umowę o świadczenie usług doradczych (Consulting Agreement) dla fundacji X. z siedzibą w Holandii. Choć umowa została formalnie podpisana przez Członka Zarządu (Panią C.), to od momentu jej zawarcia była ona wykonywana wyłącznie w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a wszelkie przychody z niej wynikające były od początku rozpoznawane i rozliczane podatkowo przez Spółkę.

To Wnioskodawca rozpoznaje z tego tytułu przychód podlegający opodatkowaniu. Członkowie Zarządu, w tym Pani C., realizują te zadania, jak również zadania szkoleniowe np. dla firmy D. Sp. z o.o., wyłącznie jako osoby działające w imieniu i na rzecz Spółki.

Podróże odbywane przez Członków Zarządu (w tym łączenie wyjazdów na rzecz fundacji X. ze szkoleniami zagranicznymi i spotkaniami z centrami nurkowymi) mają ścisły związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością zarobkową, a poniesione wydatki służą zabezpieczeniu, zachowaniu i osiąganiu przychodów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Członkowie Zarządu w ramach struktury Spółki pełnią funkcje nie tylko ściśle zarządcze, ale również operacyjno-wykonawcze. Podczas podróży służbowych wykonują oni czynności operacyjne, organizacyjne oraz sprzedażowe, bezpośrednio związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą.

W szczególności ich obowiązki obejmują:

• organizację oraz nadzór nad realizacją wyjazdów nurkowych i szkoleń (w tym planowanie logistyczne, przygotowanie harmonogramu oraz zapewnienie bezpieczeństwa uczestników),
• prowadzenie szkoleń nurkowych oraz zajęć teoretycznych i praktycznych,
• bezpośrednią obsługę klientów (uczestników kursów i wyjazdów),
• koordynację współpracy z partnerami (w szczególności bazami nurkowymi, operatorami łodzi oraz dostawcami usług),
• rozwój oferty Spółki poprzez rozpoznawanie nowych lokalizacji, miejsc nurkowych oraz możliwości organizacyjnych,
• testowanie w warunkach polowych rozwiązań logistycznych, sprzętowych i proceduralnych wykorzystywanych w działalności Spółki,
• tworzenie materiałów marketingowych (w tym zdjęć, materiałów wideo oraz opisów ofertowych dla klientów Spółki),
• nadzór nad jakością świadczonych usług.

Ponadto, w związku z realizacją przez Spółkę kontraktów B2B na rzecz podmiotów zewnętrznych, takich jak Fundacja X. (w zakresie edukacji oraz komunikacji - Educational Coordination oraz Social Media Management), Członkowie Zarządu wykonują obowiązki obejmujące:

• realizację na miejscu projektów edukacyjnych i środowiskowych,
• udział w międzynarodowych wydarzeniach i spotkaniach branżowych,
• bezpośrednie reprezentowanie kontrahenta oraz Spółki za granicą,
• tworzenie i koordynację komunikacji w mediach społecznościowych bezpośrednio z miejsca prowadzonych akcji,
• ciągły rozwój kompetencji niezbędnych do świadczenia ww. usług poprzez udział w zagranicznych szkoleniach i programach edukacyjnych.

Podróże odbywane w celu realizacji powyższych zadań są warunkiem sine qua non należytego wykonania umów zawartych z kontrahentami.

Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pozostają w ścisłym i bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów przez Spółkę oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła. Bez poniesienia tych wydatków fizyczne świadczenie usług (które generują przychody podlegające opodatkowaniu CIT u Wnioskodawcy) byłoby obiektywnie niemożliwe.

Związek ten w odniesieniu do poszczególnych, wskazanych we wniosku kategorii kosztów, wyraża się następująco:

• diety: pokrywają podstawowe i niezbędne, zwiększone koszty wyżywienia Członków Zarządu w trakcie wielodniowego wykonywania obowiązków operacyjnych poza miejscem zamieszkania/siedzibą Spółki (np. w trakcie prowadzenia szkolenia nurkowego za granicą).
• koszty przejazdu (kilometrówka): zapewniają bezpośrednią mobilność niezbędną do dotarcia do miejsca świadczenia usługi (np. bazy nurkowej, miejsca akcji ekologicznej. Umożliwiają transport sprzętu oraz osób realizujących zlecenie. Bez dojazdu na miejsce wykonanie usługi i wygenerowanie przychodu jest niemożliwe.
• ryczałty za noclegi (koszty zakwaterowania): są absolutnie niezbędne do prawidłowej realizacji usług wymagających dłuższego niż jeden dzień pobytu poza siedzibą Spółki. Wiele projektów szkoleniowych i ekologicznych ma charakter wielodniowy, co wymusza konieczność zapewnienia bazy noclegowej dla osób świadczących usługi w imieniu Wnioskodawcy.

Koszty te warunkują wykonanie zobowiązań umownych wobec klientów (zarówno detalicznych, jak i biznesowych), co wprost i bezpośrednio przekłada się na wystawianie przez Spółkę faktur i generowanie przychodów.

Ze względu na specyfikę branży (usługi nurkowe, edukacyjne, ekologiczne), działalność Spółki nie może być świadczona stacjonarnie w jej siedzibie. Jej sednem jest praca w terenie, w tym na akwenach zagranicznych. Koszty podróży są więc immanentnie wpisane w model biznesowy Wnioskodawcy. Umożliwiają one bezawaryjną i bezpieczną realizację usług (szkoleń), utrzymywanie i rozwijanie relacji z kontrahentami na rynku międzynarodowym oraz stały rozwój oferty. W przypadku współpracy z fundacją X. i podobnymi podmiotami zagranicznymi, koszty podróży są bezpośrednim następstwem realizacji zobowiązań wynikających z umów B2B.

Wnioskodawca oświadcza z całą stanowczością, że wyjazdy Członków Zarządu, o których mowa we wniosku, nie są wyjazdami o charakterze osobistym wspólników (nie są to wyjazdy urlopowe, prywatne ani rekreacyjne).

Każdy wyjazd:

• jest ściśle związany z wykonywaniem z góry nałożonych obowiązków służbowych,
• ma precyzyjnie określony cel gospodarczy,
• jest powiązany z realizacją konkretnych umów (szkoleniowych lub B2B),
• jest rzetelnie dokumentowany pod kątem organizacyjnym i finansowym w dokumentacji Spółki.

Pytania (pytanie nr 2 przeformułowane w uzupełnieniu)

1.Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę (Spółkę) na rzecz Członków Zarządu tytułem zwrotu kosztów podróży, tj. diety, zwrot kosztów przejazdu (kilometrówka) oraz ryczałty za noclegi, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)?

2.Czy Wnioskodawca (Spółka), dokonując na rzecz Członków Zarządu wypłat tytułem zwrotu kosztów podróży (tj. diet, zwrotu kosztów przejazdu - tzw. kilometrówki oraz ryczałtów za nocleg), jest zobowiązany jako płatnik do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też wypłacane kwoty korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym na Spółce nie ciążą obowiązki płatnika?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone wydatki (diety, kilometrówka, ryczałty za noclegi) stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ wykazują bezpośredni związek z osiąganymi przychodami Spółki i są należycie udokumentowane.

Aby wydatek został zaliczony do kosztów podatkowych, musi służyć celom zarobkowym podmiotu, być definitywny i nie figurować w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Działalność Spółki z samej swojej istoty (szkolenia nurkowe na akwenach zagranicznych, realizacja usług terenowych dla fundacji ekologicznych ) opiera się na mobilności osób nią zarządzających. Wyjazdy Członków Zarządu nie są wyjazdami o charakterze prywatnym, stanowią one niezbędny element realizacji kontraktów komercyjnych (w tym z fundacją X.). Ponieważ wszystkie przychody z tych kontraktów są rozliczane w Spółce, to na Spółce spoczywa ciężar ponoszenia kosztów ich uzyskania.

Prawo do zwrotu kosztów zostało formalnie uregulowane w wewnętrznym akcie prawnym Spółki - uchwale Wspólników z dnia 10 lutego 2023 r., która wprost definiuje te wyjazdy jako „podróże służbowe” i obliguje Spółkę do wypłaty świadczeń równych limitom z rozporządzenia ministerialnego. Oznacza to, że Spółka realizuje swoje prawne zobowiązanie korporacyjne.

Ponadto wydatki te nie podlegają wyłączeniu z kosztów. Orzecznictwo sądów administracyjnych (np. wyrok NSA z 21 lipca 2020 r., sygn. akt II FSK 958/18) jednoznacznie wskazuje, że ograniczenie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie obejmuje Zarządu spółki kapitałowej. Spółka przestrzega także limitów przy tzw. kilometrówce (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT) oraz warunków rzetelnego dokumentowania wyjazdów (oświadczenia, ewidencje ). W konsekwencji Wnioskodawca ma pełne prawo ujmować te kwoty w rachunku kosztowym CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r., poz. 554, dalej: „ustawa CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy zbadać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Tak więc uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą od lutego 2023 r. Wiodącym przedmiotem jej działalności są usługi w zakresie edukacji sportowej, rekreacji oraz naprawy i sprzedaży sprzętu.

Prowadzona przez Spółkę działalność polega w szczególności na organizacji szkoleń nurkowych oraz świadczeniu usług związanych z testowaniem sprzętu nurkowego i dokumentowaniem podwodnych obiektów na zlecenie fundacji prowadzących działalność w zakresie ochrony środowiska. Działalność ta, ze względu na swoją specyfikę, realizowana jest w przeważającej mierze poza granicami kraju.

Zarząd Spółki jest wieloosobowy, Członkowie Zarządu są jednocześnie wspólnikami Spółki. Członkowie Zarządu pełnią swoje funkcje na podstawie aktu powołania. Żaden z Członków Zarządu nie prowadzi odrębnej jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie usług świadczonych na rzecz Spółki - wszystkie usługi świadczone są bezpośrednio z ramienia Wnioskodawcy, a Spółka wystawia z tego tytułu faktury VAT. Na mocy Aneksu nr 1 do Umowy Spółki, Członkowie Zarządu zobowiązali się do wykonywania na rzecz Spółki czynności związanych z jej działalnością.

Obowiązki te mogą być realizowane zarówno na terenie RP, jak i poza jej granicami, w szczególności podczas wyjazdów służbowych, wydarzeń promocyjnych, szkoleń, ekspedycji czy konferencji wspierających cele Spółki.

Decyzją Wspólników z dnia 10 lutego 2023 r., podjęto uchwałę o charakterze pracy wspólników oraz zasadach rozliczania podróży służbowych. W uchwale tej potwierdzono, że zakres obowiązków wymaga pracy w terenie (wyjazdy krajowe i zagraniczne), w związku z realizacją usług szkoleniowych, nurkowych, projektowych, logistycznych oraz promocyjnych Spółki. Podróże te zostały formalnie uznane za podróże służbowe odbywane na rzecz Spółki.

W związku z odbywaniem podróży służbowych, Spółka ponosi szereg wydatków na rzecz Członków Zarządu, które zamierza zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Do wydatków tych należą:

• diety ustalane według stawek określonych w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej;
• koszty przejazdów (kilometrówka) wypłacane na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu;
• ryczałty za noclegi w wysokości 25% limitu określonego w ww. rozporządzeniu (wypłacane w sytuacjach braku faktur za nocleg i braku zapewnienia bezpłatnego noclegu).

Zgodnie z uchwałą Spółki, rozliczenia tych kosztów są dokonywane na podstawie właściwych dokumentów księgowych, rozliczeń delegacji oraz oświadczeń potwierdzających odbycie podróży.

Członkowie Zarządu w ramach struktury Spółki pełnią funkcje nie tylko ściśle zarządcze, ale również operacyjno-wykonawcze. Podczas podróży służbowych wykonują oni czynności operacyjne, organizacyjne oraz sprzedażowe, bezpośrednio związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Podróże odbywane w celu realizacji powyższych zadań są warunkiem sine qua non należytego wykonania umów zawartych z kontrahentami.

Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pozostają w ścisłym i bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów przez Spółkę oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła. Bez poniesienia tych wydatków fizyczne świadczenie usług (które generują przychody podlegające opodatkowaniu CIT u Wnioskodawcy) byłoby obiektywnie niemożliwe.

Koszty opisane we wniosku warunkują wykonanie zobowiązań umownych wobec klientów (zarówno detalicznych, jak i biznesowych), co wprost i bezpośrednio przekłada się na wystawianie przez Spółkę faktur i generowanie przychodów.

Wyjazdy Członków Zarządu, o których mowa we wniosku, nie są wyjazdami o charakterze osobistym wspólników (nie są to wyjazdy urlopowe, prywatne ani rekreacyjne).

Każdy wyjazd:

• jest ściśle związany z wykonywaniem z góry nałożonych obowiązków służbowych,
• ma precyzyjnie określony cel gospodarczy,
• jest powiązany z realizacją konkretnych umów,
• jest rzetelnie dokumentowany pod kątem organizacyjnym i finansowym w dokumentacji Spółki.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz Członków Zarządu tytułem zwrotu kosztów podróży, tj. diety, zwrot kosztów przejazdu (kilometrówka) oraz ryczałty za noclegi, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa zdaniem wszystkie koszty podróży Członków Zarządu stanowią koszty uzyskania przychodów.

Każdy wydatek, aby móc zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, należy właściwie udokumentować. Z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) wynika, że zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych. W przypadku zakupu dowodami takimi są dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury.

Podkreślenia wymaga fakt, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Art. 16 ust. 1 ustawy CIT zawiera zamknięty katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. I tak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony. Tak więc jako jednostronne świadczenia uważane będą te sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Nie znajdzie on więc zastosowania w tym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz Członków Zarządu (wspólników Spółki) dotyczy wykonywanych przez nich na rzecz Spółki określonych czynności.

W niniejszej sprawie nie znajdzie również zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy CIT, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Tak więc art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie wyłącza możliwości zaliczenia wydatków na podróże Członków Zarządu związane z pełnieniem przez nich obowiązków na rzecz Spółki do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, obowiązek pokrywania Kosztów podróży wynika z regulaminu wewnętrznego wprowadzonego poprzez uchwałę zgromadzenia wspólników. Podkreślają również Państwo, że podróże te nie mają charakteru prywatnego ani turystycznego, ich jedynym celem jest realizacja zawartych kontraktów, a zwrot wydatków następuje wyłącznie do wysokości rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych kosztów.

Podsumowując, wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi Członków Zarządu pozostają w ścisłym i bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów przez Spółkę oraz zachowaniem i zabezpieczeniem ich źródła, są właściwie udokumentowane, zatem spełniają kryteria zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.).