Interpretacja indywidualna z dnia 21 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.362.2026.1.MŻ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialności (dalej – Wnioskodawca lub Spółka) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem od towarów i usług.

Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest produkcja i sprzedaż mebli tapicerowanych. Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi.

W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem, nabywane przez Spółkę od dostawców towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, jak i w odniesieniu do tych towarów i usług nie są spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej - ustawa o VAT).

Nabywane towary i usługi ponoszone są w celu osiągnięcia przez Spółkę przychodów, wypełniając definicję kosztów uzyskania przychodów określoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej - ustawa o CIT) i nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ustawy o CIT.

W przypadku gdy opisane powyżej nabywane towary i usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów i usług (dalej - Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary i usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych lub innej walucie (dalej - Faktury Zakupowe).

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej - KSeF), Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF. Przy tym, Wnioskodawca zetknął się z faktem świadomego niewystawiania przez Dostawców oraz na przyszłość nie może wykluczyć, że kolejne Faktury Zakupowe, wbrew obowiązującym przepisom, mogą zostać wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Innymi słowy, po dacie wejścia w życie przepisów o KSeF Wnioskodawca otrzymał i nadal może otrzymywać od niektórych Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana może mieć różne przyczyny. W szczególności Wnioskodawca zetknął się z sytuacją, w której Dostawcy wskazywali, że ze względów technicznych nie mogą wystawić Faktury i dlatego przesyłają je w dotychczasowej formie z pominięciem KSeF. Informują przy tym Spółkę, że taka sytuacja może mieć miejsce na przyszłość i Dostawcy mają tego świadomość. Spółka wzywała Dostawców do wystawienia Faktur Zakupowych w KSeF, niemniej jednak Spółka spotkała się z ich odmową.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny i wystawi ostatecznie Fakturę Zakupową wyłącznie w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Ponadto wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców.

Mając powyższe na względzie, w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające Wnioskodawcę do odliczenia wykazanego na Fakturach Zakupowych podatku VAT:

a)w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę towarów i usług powstanie u Dostawcy obowiązek podatkowy - warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT;

b)Wnioskodawca otrzyma Fakturę Zakupową - warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, bądź - zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT lub w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do umniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na Fakturach Zakupowych, również w sytuacji, w której Faktura Zakupowa od dnia 1 lutego 2026 r., wbrew ustanowionemu w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązkowi, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższe Faktury Zakupowe Wnioskodawca zamierza również rozpoznawać jako koszt uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o CIT, tj. właściwymi dla kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich lub zwiększających wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, w zależności do charakteru wydatku.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych Spółce przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – FakturaZakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, w opisanym zdarzeniu przyszłym, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych Spółce przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

Są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem Państwa działalności gospodarczej jest produkcja i sprzedaż mebli tapicerowanych.

Ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi. W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem, nabywane towary i usługi nie podlegają zwolnieniu od podatku VAT, są wykorzystywane przez Państwa do czynności, w odniesieniu do których przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz nie są spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku VAT naliczonego z art. 88 ustawy o VAT.

W przypadku, gdy opisane wyżej towary/usługi podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, a Dostawcy są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy podatku VAT i są zobowiązani do rozliczenia podatku należnego z tytułu realizowanych transakcji, otrzymują Państwo od Dostawców Faktury Zakupowe dokumentujące dostarczone towary/usługi. Faktury te zawierają kwoty podatku VAT wykazane w złotych lub w walucie obcej.

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., Faktury Zakupowe od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF powinny być wystawiane w tej właśnie formie. Przy tym, zetknęli się już Państwo z przypadkami świadomego niewystawiania przez Dostawców faktur przy użyciu KSeF oraz nie wykluczają Państwo, że także w przyszłości niektóre Faktury Zakupowe – wbrew obowiązującym przepisom – będą wystawiane przez Dostawców poza KSeF.

Innymi słowy, po 1 lutego 2026 r. otrzymują lub mogą Państwo otrzymywać od niektórych Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, stanowiące faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, inne niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie Faktury Zakupowej poza KSeF może mieć różne przyczyny. W szczególności zetknęli się Państwo z sytuacjami, w których Dostawcy wskazywali, że ze względów technicznych nie są w stanie wystawić faktury przy użyciu KSeF i w związku z tym przekazują faktury w dotychczasowej formie. Dostawcy informowali również, że takie sytuacje mogą występować także w przyszłości, mimo świadomości obowiązujących przepisów. Wzywali Państwo Dostawców do wystawiania Faktur Zakupowych w KSeF, jednak spotkali się Państwo z odmową.

Podobnie, nie wykluczają Państwo sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria lub niedostępność KSeF czy inne przyczyny, i wystawi Fakturę Zakupową wyłącznie w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana.

Wystawienie Faktury Zakupowej poza KSeF może również wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT lub braku odpowiednich rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców.

Państwa dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.