Cyfrowy mentor nowego urzędnika. Bezpieczne wdrożenie AI do onboardingu

Nowa osoba w urzędzie zwykle zadaje te same pytania, na które bardziej doświadczeni pracownicy odpowiadali już dziesiątki razy: gdzie znajduje się regulamin organizacyjny, kto publikuje informacje w BIP, jakie załączniki należy dołączyć do nietypowej sprawy. AI może przejąć tę pierwszą linię wsparcia – pod jednym warunkiem: musi korzystać wyłącznie z informacji jawnych i powszechnie dostępnych. Oto, jak zbudować taki system bezpiecznie.

Tradycyjny onboarding w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) opiera się w dużej mierze na wiedzy przekazywanej ustnie. Nowy referent, stażysta czy pracownik przeniesiony do innego wydziału pyta bardziej doświadczonych kolegów, szuka informacji w wiadomościach e-mail, segregatorach i dokumentach rozproszonych po różnych miejscach. Każde takie pytanie oznacza dodatkowy czas poświęcany przez osoby, które i tak są obciążone bieżącymi obowiązkami.

Administracje publiczne działają dziś pod presją niedoborów kadrowych i rosnących obciążeń, a narzędzia AI mogą je odciążać w zadaniach administracyjnych i pomocniczych. Proces wdrażania nowego pracownika do organizacji, określany często angielskim terminem „onboarding”, obejmuje zapoznanie z procedurami, strukturą urzędu i sposobem wykonywania obowiązków. Jest to klasyczny przykład zadania powtarzalnego i opartego na dokumentach. W dużej części można je również zautomatyzować.