Interpretacja indywidualna z dnia 19 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.471.2026.1.JM

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Państwo są państwową osobą prawną (…).

Zatrudniają Państwo pracowników, którzy świadczą pracę w oparciu o umowę o pracę, na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 poz. 277, z późn. zm.) („Kodeks pracy”).

W ramach realizacji zadań ustawowych nałożonych na Państwo, Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne w celu prowadzenia inspekcji, udziału w szkoleniach oraz konferencjach. Podróże pracowników w celach służbowych w ramach wyjazdów krajowych i zagranicznych stanowią podróż służbową w myśl art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Występują przypadki gdzie organizowanie wyjazdów służbowych, podczas których - ze względu na czynniki takie jak np. specyfika miejsca - znalezienie noclegu, którego koszt mieściłby się w granicach limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia MPiPS jest znacznie utrudnione lub nawet niemożliwe. Opłata za nocleg, w szczególności w zakresie zagranicznych podróży służbowych, bywa nawet dwukrotnie wyższa niż limit ustanowiony Rozporządzeniem MPiPS. Należy wskazać, że rezerwacja noclegu na potrzeby zagranicznych podróży służbowych jest dokonywana co do zasady przez wyznaczonych Państwa pracowników, po zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego, a także akceptacji pracodawcy (Państwa), w uzasadnionych przypadkach, kosztów noclegu ponad limit wynikający z Rozporządzenia MPiPS. Za uzasadniony przypadek Państwo uznają w szczególności: brak tańszego miejsca noclegowego lub/i odległość od miejsca wykonywania czynności służbowych w celu minimalizacji czasu i kosztów dojazdu lub/i możliwość noclegu całej grupy w jednym miejscu noclegowym. Płatność za nocleg w takich przypadkach dokonywana jest bezpośrednio z Państwa konta.

W przypadku krajowych podróży służbowych, w uzasadnionych przypadkach, akceptujecie Państwo koszty noclegu ponad limit wynikający z Rozporządzenia MPiPS, na podstawie analogicznych przesłanek, co w przypadku podróży zagranicznych, jednakże co do zasady pracownicy odbywający krajową podróż służbową sami dokonują rezerwacji miejsc noclegowych, a następnie wydatki są ujmowane w rozliczeniu podróży służbowych. Płatność za nocleg w takim przypadku jest zwracana pracownikowi w formie przelewu bankowego. Niemniej jednak w przypadku przekroczenia limitu po rozliczeniu podróży służbowej informacja o kwocie ponad limit była przekazywana do Zespołu Płac, w celu doliczenia do przychodu pracownika na podstawie art. 12 ust 1 ustawy PIT, a w następstwie naliczany i odprowadzany był podatek i składki ZUS.

Pytania

1)Czy Państwa pracownicy, będący w podróży służbowej, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania rzeczywistych kosztów noclegu po uzyskaniu zgody pracodawcy, gdy kwota zwrotu kosztów noclegu przewyższa limit rozporządzenia MPiPS?

2)Czy ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych będzie korzystać cała kwota stanowiąca pokrycie kosztów noclegu poniesiona przez Państwo w związku z odbywaniem podróży służbowej przez Państwa pracownika, tj. także w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu MPiPS, po uzyskaniu Państwa akceptacji, a w konsekwencji Państwo jako płatnik nie będzie zobowiązany do uwzględnienia takiego przychodu pracownika przy obliczaniu i pobieraniu w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, o którym mowa w art. 32 ustawy PIT i przekazania takiej zaliczki na konto właściwego urzędu skarbowego na podstawie art. 38 ustawy PIT?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania dotyczące obowiązków płatnika w związku z zastosowaniem zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W zakresie zwolnienia z oskładkowania rzeczywistych kosztów noclegu zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, w przypadku spełnienia następujących warunków, które w tym przypadku mają zastosowanie:

a)odbywanie podróży służbowej związanej z wykonywaniem obowiązków pracowniczych,

b)uzasadnione przypadki przekroczenia limitów, o których mowa w Rozporządzeniu MPiP,

c)zgoda pracodawcy,

zwrot całości udokumentowanych wydatków na nocleg będzie stanowił przychód pracownika zwolniony z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT. Zatem, Państwo jako płatnik nie będziecie zobowiązani do odprowadzenia zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych.

W pierwszej kolejności, w myśl przepisu art. 12 ust. 1 ustawy PIT: „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Użyty w tym przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wskazane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące powstaniem u podatnika przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w stosunku łączącym pracownika z pracodawcą. Treść tego przepisu prowadzi ponadto do wniosku, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia - nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

W kontekście powyższego należy zatem podkreślić, że pokrycie przez pracodawcę kosztów pobytu pracownika w hotelu (noclegu) w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej zawsze będzie traktowane jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT (tak również: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 listopada 2021 roku sygn. 0114-KDIP3-2.4011.788.2021.2.JM). Bez znaczenia jest, czy nocleg zostanie opłacony bezpośrednio przez pracodawcę czy przez pracownika, któremu kwota ta będzie zwrócona.

Przychód ten jednakże może podlegać zwolnieniu z opodatkowania, jeżeli przewiduje to przepis szczególny.

Przedmiotowy przypadek rozpatrywać należy na gruncie art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy PIT, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika lub podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c ustawy PIT.

Takimi przepisami są te zawarte w Rozporządzeniu MPiPS, gdzie w § 16 ust. 3 wskazano, że w uzasadnionych przypadkach, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Powyższe oznacza, że w przedmiotowej sytuacji nie ma określonej górnej granicy ponad którą kwota mogłaby nie podlegać opodatkowaniu. Skoro nie ma limitu wysokości, stosownie należy więc stwierdzić, że cała kwota podlega zwolnieniu z opodatkowania.

Nie oznacza to jednak, że nie istnieją żadne ograniczenia. Takimi są choćby (podlegające spełnieniu w sposób kumulatywny):

a)warunek odbywania podróży służbowej związanej z wykonywaniem obowiązków pracowniczych;

b)uzasadnione przypadki przekroczenia limitów, o których mowa w Rozporządzeniu MPiPS;

c)zgoda pracodawcy.

Rozważenia w pierwszej kolejności właściwe rozumienie „uzasadnionych przypadków”. Część komentatorów kazuistycznie wskazuje na przykłady takowych (np. brak możliwości zapewnienia tańszego hotelu z uwagi na sezon wakacyjny ).

Analizując jednakże poszczególne przykłady wynikające z interpretacji indywidualnych organów podatkowych należy stwierdzić, że zgodnie uznają one, że skoro pracodawca wyraził zgodę, to musiały wystąpić odpowiednio uzasadnione przypadki. Takie rozumowanie, Państwo uznają jako argument przemawiający za brakiem opodatkowania omawianego przychodu - skoro pracodawca ze swoich środków, na swój koszt, zapewnia pracownikowi nocleg o danym standardzie, to działa w swoim interesie i stanowi to uzasadnioną okoliczność w kontekście wykonywania obowiązków pracowniczych.

Argumentem za takim Państwa stanowiskiem jest także dotychczasowe podejście organów podatkowych w interpretacjach indywidualnych, które za kluczowy aspekt uzasadniający zwolnienie z opodatkowania wskazywały zgodę pracodawcy.

a)Z przedstawionych przez Panią informacji jednoznacznie wynika, że pracodawca na wniosek złożony przed wyjazdem wyraził zgodę na rozliczenie rzeczywistych kosztów noclegu. Z związku z tym, skoro z uwagi na wskazane przez Panią okoliczności pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych rachunkiem kosztów za noclegi również w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w § 16 ust. 1 rozporządzenia, to zwolnieniem przedmiotowym objęta jest cała kwota wynikająca z rachunku (bez ograniczenia do wysokości limitu). Zgodzić się zatem z Panią należy, że - w sytuacji wyrażenia zgody przez pracodawcę na sfinansowanie rzeczywistych kosztów noclegu - kwota przekraczająca limit wynikający z załącznika do rozporządzenia nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ze zwolnienia bowiem korzysta zwrot kosztów noclegu, w wysokości którą pracodawca zgodził się sfinansować. (Pismo z dnia 3 kwietnia 2025 r., wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT2.4011.134.2025.1.ENB, Skutki podatkowe zwrotu kosztów noclegu podczas zagranicznej podróży służbowej, http://sip.mf.gov.pl.

b)Odnosząc się do kosztów noclegów w podróżach służbowych zauważyć należy, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety - w przypadku podróży krajowych, lub w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia - w przypadku podróży zagranicznych. Jednakże, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. W konsekwencji, co do zasady ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, będzie korzystał zwrot kosztów noclegu do wysokości wyznaczonego limitu. Jeśli jednak pracodawca Wnioskodawcy wyrazi zgodę na zwrot kosztów przewyższający ten limit, to ze zwolnienia będzie korzystał zwrot kosztów wypłacony przez pracodawcę w wysokości stwierdzonej rachunkiem (Pismo z 11 maja 2021 r., wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT2.4011.136.2021.1.RS, Rozliczanie PIT w związku z przejęciem przez pracownika obowiązków zagranicznego pracodawcy jako płatnika składek na ZUS i zaliczek na PIT, http://sip.mf.gov.pl.)

c)Biorąc powyższe pod uwagę, jeżeli uznacie Państwo uzasadnienie zleceniobiorcy za zasadne i zaakceptujecie wydatek na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia przedmiotowego będzie korzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. Wówczas nie będziecie Państwo mieli obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości noclegu. (tak: Pismo z 23 listopada 2022 r., wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP3-2.4011.838.2022.4.JM, http://sip.mf.gov.pl.)

Mając na uwadze powyższe, zasadnym jest przyjęcie, że - w przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody - zwrot całości udokumentowanych wydatków na nocleg będzie stanowił przychód pracownika zwolniony z opodatkowania i od którego nie należy odprowadzać zaliczki na poczet podatku dochodowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W świetle art. 38 ust. 1 i 1a ustawy:

1. Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

1a. W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 32-35, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii czy wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl art. 77⁵ § 2 ww. ustawy:

Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Stosownie do ww. art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy:

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jak wynika z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy:

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Art. 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. W ramach realizacji zadań ustawowych nałożonych na Państwo, Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, w celu prowadzenia inspekcji, udziału w szkoleniach oraz konferencjach.

Zatem, warunek odbywania podróży służbowej przez Państwa pracowników został w przedmiotowej sprawie spełniony.

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Według § 8 ust. 3 rozporządzenia:

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia,

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Z ww. przepisów wynika, że w przypadku podróży odbywanej:

• na terenie kraju nocleg podczas podróży w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 8 ust. 1 - 2 ww. rozporządzenia),
• poza granicami kraju - nocleg podczas podróży - pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).

Zatem ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych będzie korzystać zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (w przypadku podróży krajowej) lub w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia ( w przypadku podróży zagranicznej). W uzasadnionych przypadkach, zwolnieniu może podlegać zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 zgodnie z § 8 ust. 1 - 2 oraz § 16 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia).

Z opisu sprawy wynika, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, akceptują Państwo koszty noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem - w granicach określonych limitów, zaś w uzasadnionych przypadkach wyrażają Państwo zgodę na zwrot kosztów przekraczających te limity.

Skoro w uzasadnionych przypadkach wyrażają Państwo zgodę na poniesienie wydatku za nocleg w wysokości przekraczającej limit, o których mowa ww. rozporządzeniu, to wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W takim przypadku nie będzie skutkować to rozpoznaniem po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniem podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Z tego tytułu nie będą Państwo zobowiązani do naliczenia i poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.