Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej - 5 sytuacji, które wciąż budzą wątpliwości

W okresie wakacyjnym Krajowa Administracja Skarbowa intensyfikuje działania kontrolne dotyczące prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Chociaż przepisy regulujące zasady prowadzenia ewidencji obowiązują od lat, niektóre kwestie wciąż budzą liczne pytania i wątpliwości podatników. Przedstawiamy pięć sytuacji, które najczęściej sprawiają problemy przy ewidencjonowaniu obrotu.

Ewidencjonowanie obrotu na kasie fiskalnej - 5 sytuacji, które wciąż budzą wątpliwości

1. Kiedy ewidencjonować usługi opłacane przelewem z góry, gdy rezerwacja terminu odbywa się za pośrednictwem platformy

Coraz więcej przedsiębiorców świadczących usługi dla konsumentów korzysta z platform umożliwiających internetową rezerwację terminów i dokonywanie płatności z góry. W praktyce pojawia się wówczas wątpliwość, czy sprzedaż należy zaewidencjonować dopiero w dniu wykonania usługi, czy już w momencie otrzymania środków pieniężnych.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. W przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Paragon fiskalny powinien zostać wystawiony po otrzymaniu płatności, natomiast jego przekazanie klientowi może nastąpić w najwcześniejszym możliwym terminie, np. podczas realizacji usługi, jeżeli wcześniejsze wydanie dokumentu nie było możliwe. Kluczowe znaczenie ma więc data wpływu środków na rachunek przedsiębiorcy, a nie termin wykonania usługi.

2. Na jakie kwoty wystawiane powinny być paragony dokumentujące sprzedaż refundowanych leków

Przepisy nie przewidują szczególnego sposobu dokumentowania dostaw (sprzedaży) leków, których całość lub część podstawy opodatkowania stanowi refundacja z NFZ. W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych, dostawy takich leków dokumentowane powinny być paragonami wystawianymi na kwotę obejmującą refundację, czyli na paragonie powinna się znaleźć kwota opłacona przez klienta oraz dopłacona przez NFZ. Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 listopada 2015 r. (ITPP1/4512-910/15/AJ).

Podatnik powinien ewidencjonować obrót na kasie o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonej do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych.

3. Czy wykazywać na paragonach kaucje za opakowania zwrotne objęte systemem kaucyjnym

Zgodnie z art. 29a ust. 11a ustawy o VAT, do podstawy opodatkowania nie wlicza się kaucji pobieranej za opakowanie objęte systemem kaucyjnym, jeżeli podatnik dokonał dostawy towaru w tym opakowaniu. Powoduje to między innymi, że kwoty takich kaucji nie powinny być wykazywane jako element ceny na paragonach dokumentujących dostawy napojów dostarczanych w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym.

Nie ma jednocześnie powodu, aby kwoty kaucji za opakowanie objęte systemem kaucyjnym wykazywane były w odrębnych pozycjach części fiskalnych paragonów. W części fiskalnej paragonów należy bowiem wykazywać dostarczane towary lub świadczone usługi, którymi przedmiotowe kaucje nie są. Informacje te mogą być natomiast zawarte w niefiskalnej części paragonu fiskalnego.

4. Jak ewidencjonować sprzedaż opodatkowaną z zastosowaniem procedury marży

Ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących, w przypadku sprzedaży opodatkowanej z zastosowaniem procedury VAT marża, podlegają całe kwoty sprzedaży, a nie tylko marża wraz z VAT. Dlatego błędne jest ewidencjonowanie tylko marży przy zastosowaniu stawki właściwej dla danej sprzedaży (np. stawki podstawowej 23%). Tak jak w przypadku gdy ta sprzedaż jest fakturowana, kwotę należnego VAT ustalamy poza paragonem.

Oznacza to, że ewidencjonując taką sprzedaż, nie stosujemy również właściwej stawki VAT, najczęściej 23%. Jednym z obowiązków podatników dokonujących sprzedaży opodatkowanej VAT od marży, którą ewidencjonują na kasie rejestrującej, jest przyporządkowanie wartości 0% (tzw. zero techniczne) do dowolnej wolnej litery, z wyjątkiem litery „A” (§ 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

5. Czy w jednej taksówce można stosować dwie kasy rejestrujące

Coraz więcej kierowców taksówek pozyskuje klientów zarówno bezpośrednio, jak i za pośrednictwem aplikacji przewozowych, co rodzi pytanie o możliwość równoległego stosowania dwóch kas.

Obowiązujące przepisy na to pozwalają. Nie ma przeszkód, by jedna kasa – w formie oprogramowania – obsługiwała sprzedaż realizowaną w kanale aplikacyjnym, a druga, „sprzętowa", współpracująca z taksometrem, obsługiwała klientów pozyskanych bezpośrednio. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 marca 2026 r. (0111-KDIB3-2.4012.41.2026.2.SR), która wprost dopuszcza taki podział ewidencji między dwie odrębne kasy.

Przeczytaj więcej o zasadach ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz korzystaniu ze zwolnień z obowiązku jej stosowania, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień, które najczęściej sprawiają podatnikom problemy, w artykule „Kasy rejestrujące – aktualne problemy” »

Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX