Interpretacja indywidualna z dnia 8 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.329.2026.4.PS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy jest:

·nieprawidłowe w zakresie braku możliwości uznania za koszty kwalifikowane kosztów podróży/wyjazdów służbowych w części w jakiej stanowią przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy;

·prawidłowe w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 kwietnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismami z 18 maja 2026 r. i 7 lipca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej posiadający nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka nie posiada zagranicznych zakładów podatkowych. Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego oraz nie prowadzi działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej. Spółka, której wspólnikiem jest Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą przede wszystkim na handlu specjalistycznymi preparatami chemicznymi przeznaczonymi dla branży (...). Model działalności polega na nabywaniu produktów od wyspecjalizowanych producentów, a następnie ich sprzedaży do kontrahentów na rynku krajowym oraz zagranicznym.

Produkty oferowane przez Spółkę wytwarzane są przez producentów zewnętrznych na zlecenie Spółki, według receptur opracowanych lub ulepszonych przez Wnioskodawcę. Produkty są dostarczane do Spółki w gotowych opakowaniach oznaczonych marką Wnioskodawcy i następnie dystrybuowane do odbiorców na całym świecie.

Kluczowym elementem działalności Spółki jest opracowywanie nowych oraz udoskonalanie istniejących receptur preparatów chemicznych, co odbywa się w ramach prowadzonej działalności badawczo- rozwojowej. Receptury opracowywane i ulepszane przez Spółkę stanowią podstawę produkcji wyrobów oferowanych pod marką Spółki.

Każdy projekt opracowania receptury spełnia łącznie wszystkie kryteria działalności B+R określone w Podręczniku Frascati 2015, tj. działalność ma charakter nowatorski, twórczy, nieprzewidywalny, jest prowadzona w sposób metodyczny oraz jej wyniki mogą zostać odtworzone i wykorzystane w procesie produkcyjnym.

Dla każdego opracowywanego produktu prowadzona jest dokumentacja projektowa obejmująca między innymi założenia produktowe, wyniki testów, wnioski z badań oraz dokumentację technologiczną. Wyniki prac wiążą z niepewnością co rezultatu, kosztu czy wymaganego czasu.

Proces prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej przebiega według następującego schematu:

·powstaje koncepcja nowego produktu lub potrzeba udoskonalenia produktu znajdującego się już w ofercie Spółki,

·potrzeba opracowania nowego produktu wynika m.in. z rozwoju technologii, zmieniających się oczekiwań rynku lub konieczności poprawy parametrów użytkowych produktów, takich jak (...),

·opracowywane są nowe lub modyfikowane receptury preparatów chemicznych,

·prowadzone są testy laboratoryjne oraz użytkowe dokumentowane w dokumentacji projektowej,

·testy są powtarzane przez pracowników działu kontroli jakości, niezależnego od działu B+R, w celu weryfikacji uzyskanych rezultatów,

·prowadzone są również próby w większej skali produkcyjnej, mające na celu sprawdzenie czy produkt zachowuje wymagane właściwości przy produkcji seryjnej,

·po pozytywnym zakończeniu testów receptura przekazywana jest producentowi do wdrożenia produkcji.

Prawa własności intelektualnej do opracowanych rozwiązań przysługują Spółce.

W ramach działalności badawczo-rozwojowej Spółka ponosi koszty obejmujące w szczególności:

·wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w dziale badawczo-rozwojowym,

·koszty wyjazdów służbowych tego pracownika na szkolenia branżowe oraz konferencje naukowe związane z rozwojem technologii chemicznych,

·koszty podróży służbowych związanych z wdrażaniem produktów/technologii na produkcji,

·wydatki związane z nabyciem środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie w działalności B+R, w tym urządzeń służących do prowadzenia testów odporności na temperaturę, warunki atmosferyczne oraz ścieralność produktów.

Środki trwałe wykorzystywane są wyłącznie do testów nowych receptur i nie są używane w bieżącej działalności operacyjnej Spółki.

Koszty kwalifikowane ponoszone w związku z działalnością badawczo-rozwojową nie zostały Spółce zwrócone w jakiejkolwiek formie oraz nie zostały uprzednio odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Opracowanie receptury nie polega na mechanicznym powielaniu znanych rozwiązań, lecz wymaga przeprowadzenia serii eksperymentów, których wynik nie jest znany na etapie rozpoczęcia prac. Nie wszystkie projekty zakończyły się wdrożeniem do produkcji oraz sprzedażą, jednakże wyniki wdrożonych prac badawczo-rozwojowych stanowią portfolio firmy. Testy prowadzone w ramach projektów służą opracowaniu nowej wiedzy dotyczącej składu i właściwości produktów, a nie rutynowej kontroli jakości gotowej produkcji.

Każdy projekt posiada dokumentację obejmującą założenia, przebieg badań, wyniki testów i wnioski końcowe, co potwierdza systematyczny charakter prac.

Spółka, której wspólnikiem jest Wnioskodawca posiada dedykowany dział badawczo-rozwojowy, w którego skład wchodzi jeden pracownik, który zajmuje się wyłącznie badaniami, opracowywaniem nowych rozwiązań oraz modernizacją asortymentu.

W uzupełnieniu wniosku z 18 maja 2026 r. wskazuje Pan, że przedmiotem uznania za działalność badawczo-rozwojową są wyłącznie prace prowadzące do opracowywania nowych oraz ulepszania istniejących receptur preparatów chemicznych oferowanych przez Spółkę, w szczególności preparatów stosowanych w branży (...), takich jak (...).

Prace te obejmują działalność twórczą polegającą na opracowywaniu nowych lub ulepszonych składów chemicznych produktów, prowadzeniu testów laboratoryjnych oraz testów wdrożeniowych, których celem jest uzyskanie nowych lub ulepszonych właściwości użytkowych produktów.

Wniosek obejmuje:

·stan faktyczny za lata podatkowe 2020-2025,

·zdarzenie przyszłe dotyczące roku podatkowego 2026.

Wnioskodawca w całym okresie objętym wnioskiem stosował i będzie stosował podatek liniowy. Wspólnikami spółki jawnej, której dotyczy wniosek, były, są i będą wyłącznie osoby fizyczne. W konsekwencji spółka jawna nie była, nie jest i nie będzie podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Wniosek dotyczy projektów polegających na opracowywaniu oraz ulepszaniu receptur specjalistycznych preparatów chemicznych stosowanych w branży (...).

Przykładowym projektem objętym wnioskiem był projekt opracowania nowego (...) przeznaczonego do (...).

Celem projektu było opracowanie receptury (...).

Analogiczny model prac badawczo-rozwojowych stosowany był i będzie również przy opracowywaniu innych produktów chemicznych Spółki, w tym (...) oraz innych preparatów chemicznych stosowanych w branży (...).

Prace prowadzone w ramach każdego projektu objętego wnioskiem były, są i będą wyrazem twórczości intelektualnej pracowników Spółki, posiadały i będą posiadać charakter kreatywny, nowatorski oraz oryginalny.

Prace nie polegały i nie polegają na mechanicznym powielaniu istniejących rozwiązań, lecz każdorazowo były i będą ukierunkowane na opracowanie nowych lub ulepszonych receptur produktów o nowych lub ulepszonych właściwościach użytkowych.

Twórczy charakter projektów przejawiał się w opracowywaniu nowych receptur produktów chemicznych z wykorzystaniem nowych składników oraz nowych proporcji składników chemicznych.

W przypadku projektu dotyczącego (...) nowatorskość projektu polegała na zastosowaniu (...), które wcześniej nie były stosowane przez Spółkę w tego rodzaju produktach.

Projekt zakładał osiągnięcie nowych parametrów użytkowych produktu, w szczególności (...).

W ramach projektów objętych wnioskiem wykorzystywano nowe rozwiązania technologiczne polegające na stosowaniu nowych rodzajów składników chemicznych oraz nowych proporcji składników.

W przypadku projektu lakieru samochodowego zastosowano nowe rodzaje utwardzaczy oraz nowe konfiguracje składników chemicznych, które nie były wcześniej wykorzystywane przez Spółkę.

W celu weryfikacji efektów prowadzonych prac wykorzystywano specjalistyczne urządzenia badawcze, w tym:

(...)

Prace prowadzone w ramach każdego projektu były, są i będą prowadzone w sposób uporządkowany, planowy i metodyczny, według określonych etapów prac oraz harmonogramów zawartych w dokumentacji projektowej poszczególnych produktów.

Celem projektów objętych wnioskiem było i jest opracowanie nowych lub ulepszonych produktów chemicznych (...).

Prace były i są finansowane wyłącznie ze środków własnych Spółki.

W ramach projektów osiągnięto opracowanie nowych lub ulepszonych receptur produktów chemicznych o ulepszonych parametrach użytkowych.

Prace realizowane były przez pracownika działu badawczo-rozwojowego przy wykorzystaniu specjalistycznych urządzeń laboratoryjnych i badawczych należących do Spółki.

Dla każdego projektu opracowywano harmonogram prac obejmujący:

·etap koncepcyjny,

·etap opracowywania receptur,

·etap testów laboratoryjnych,

·etap testów wdrożeniowych,

·etap weryfikacji wyników,

·etap wdrożenia produkcyjnego.

Harmonogramy były realizowane zgodnie z dokumentacją projektową poszczególnych produktów.

Prace prowadzone w ramach projektów objętych wnioskiem stanowiły, stanowią i będą stanowić przede wszystkim prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace te polegały i polegają na nabywaniu, łączeniu i wykorzystywaniu dostępnej wiedzy z zakresu chemii przemysłowej i technologii chemicznej do projektowania oraz tworzenia nowych lub ulepszonych produktów chemicznych.

W ramach prac wykorzystywano oraz rozwijano wiedzę dotyczącą:

·właściwości składników chemicznych,

·zachowania mieszanin chemicznych,

·(...),

·wpływu (...) na trwałość produktów,

·technologii stosowanych w (...).

W toku realizacji projektów pozyskiwano nową wiedzę dotyczącą właściwości składników chemicznych oraz wpływu proporcji poszczególnych składników na właściwości końcowe produktów.

Pozyskana wiedza była i będzie wykorzystywana przy realizacji kolejnych projektów.

Odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat prac oraz produktów objętych wnioskiem ponoszą wspólnicy spółki jawnej. Ryzyko gospodarcze związane z realizacją projektów objętych wnioskiem ponosiła, ponosi i będzie ponosić spółka jawna oraz jej wspólnicy. Producenci zewnętrzni nie są podmiotami powiązanymi ze Spółką ani wspólnikami Spółki.

Przez koszty wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w dziale badawczo-rozwojowym należy rozumieć należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne.

Pracownik działu badawczo-rozwojowego wykonywał i wykonuje wyłącznie działalność badawczo-rozwojową.

Wyjazdy służbowe pracownika działu badawczo-rozwojowego związane były z udziałem w szkoleniach branżowych oraz konferencjach dotyczących nowych technologii chemicznych oraz nowych materiałów i półproduktów wykorzystywanych w branży chemicznej. Wiedza zdobyta podczas tych wyjazdów była wykorzystywana przy opracowywaniu nowych receptur produktów.

Podróże służbowe związane z wdrażaniem produktów obejmowały konsultacje parametrów technologicznych z producentami zewnętrznymi przygotowującymi produkcję według receptur opracowanych przez Spółkę.

Koszty wyjazdów służbowych oraz podróży służbowych pracownika stanowiły i będą stanowić należności pracownicze wynikające ze stosunku pracy.

Wniosek dotyczy środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie w działalności badawczo-rozwojowej, w tym:

(...)

Koszty będące przedmiotem wniosku stanowiły, stanowią i będą stanowić koszty uzyskania przychodów w latach podatkowych, za które dokonywane będzie odliczenie w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

W okresie objętym wnioskiem prowadzone były i są księgi rachunkowe.

Na pytanie zawarte w wystosowanym wezwaniu do uzupełnienia wniosku z dnia 29 kwietnia 2026 r., znak O115-KDIT3.4011.329.2026.1.PS, tj. czy stosownie do treści art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnił Pan i/lub wyodrębni koszty działalności badawczo-rozwojowej – udzielił Pan odpowiedzi twierdzącej. Ponadto wskazuje Pan, że w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębniano, wyodrębnia się i będzie wyodrębniać koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Prowadzona jest ewidencja działalności działu badawczo-rozwojowego umożliwiająca przypisanie kosztów do działalności badawczo-rozwojowej.

Wnioskodawca nie korzystał, nie korzysta i nie będzie korzystać ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a i 63b ustawy o PIT. Koszty będące przedmiotem wniosku nie zostały i nie zostaną zwrócone Wnioskodawcy w jakiejkolwiek formie oraz nie zostały i nie zostaną odliczone od podstawy opodatkowania w inny sposób.

Pytania (zakres doprecyzowano w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy działalność opisana w niniejszym wniosku, tj. prace prowadzące do opracowywania nowych oraz ulepszania istniejących receptur preparatów chemicznych oferowanych przez Spółkę, w szczególności preparatów stosowanych w branży (...), takich jak (...) spełnia kryteria działalności badawczo-rozwojowej zgodnie z definicją zawartą w art. 5a pkt 38 - 40 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, co uprawnia Wnioskodawcę do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 26e tej ustawy?

2.Czy wynagrodzenia pracownika działu badawczo-rozwojowego w części dotyczącej realizacji tej działalności, koszty podróży służbowych pracownika działu badawczo-rozwojowego, koszty wyjazdów służbowych na szkolenia branżowe oraz konferencje naukowe związane z rozwojem technologii chemicznych a także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych wyłączenie w działalności badawczo- rozwojowej, mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a oraz ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie (doprecyzowano w wyniku uzupełnienia wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy, opisana działalność badawczo-rozwojowa prowadzona przez Spółkę Jawną, której wspólnikiem jest Wnioskodawca spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej zawartą w art. 5a pkt 38 i 40 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u. p. d. o. f.)

Po spełnieniu dodatkowych wymagań określonych przepisami Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej na podstawie art. 26e ust. 1 u. p. d. o. f.

Koszty zatrudnienia pracowników realizujących działalność badawczo-rozwojową oraz odpisy amortyzacyjne dotyczące środków trwałych wykorzystywanych do tej działalności należy uznać za koszty kwalifikowane w świetle wskazanych przepisów.

Ad 1)

Zgodnie z art. 26e ust. 1 u. p. d. o. f. podatnik uzyskujący przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej może odliczyć od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo- rozwojową, zwane kosztami kwalifikowanymi.

Stosownie do art. 5a pkt 38 u. p. d. o. f., przez działalność badawczo-rozwojową rozumie się działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W myśl art. 5a pkt 39 u. p. d. o. f., badania naukowe oznaczają:

a)badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,

b)badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 tej ustawy.

Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, badania naukowe obejmują:

a)badania podstawowe, czyli prace mające na celu zdobywanie nowej wiedzy bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne,

b)badania aplikacyjne, których celem jest zdobycie nowej wiedzy i umiejętności nastawionych na opracowywanie nowych produktów lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Z kolei zgodnie z art. 5a pkt 40 u. p. d. o. f., prace rozwojowe oznaczają prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Stosownie do tego przepisu, prace rozwojowe obejmują nabywanie, łączenie i wykorzystywanie dostępnej wiedzy do projektowania oraz tworzenia nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany.

W przedstawionym stanie faktycznym Spółka opracowuje nowe oraz udoskonalone receptury preparatów chemicznych stosowanych w branży (...). Prace te mają charakter twórczy i nie polegają na mechanicznym powielaniu istniejących rozwiązań, lecz wymagają prowadzenia testów oraz eksperymentów, których wynik nie jest znany na etapie rozpoczęcia projektu.

Działalność ta prowadzona jest w sposób systematyczny - dla każdej receptury tworzona jest dokumentacja projektowa, przeprowadzane są testy laboratoryjne oraz testy w warunkach zbliżonych do produkcji seryjnej, a uzyskane wyniki podlegają weryfikacji przez odrębny dział kontroli jakości. Celem tych działań jest opracowanie nowych lub ulepszonych produktów, posiadających odmienne właściwości użytkowe, takie jak (...), co prowadzi do powstania nowych rozwiązań technologicznych stosowanych następnie w produkcji realizowanej przez podwykonawców na zlecenie Wnioskodawcy.

Działania te nie mają charakteru rutynowego ani okresowego ulepszania produktów, lecz stanowią proces prowadzący do opracowania nowych zastosowań i nowych rozwiązań produktowych.

Ulepszenie produktów rozumiane jest w niniejszej sprawie jako udoskonalenie istniejących produktów z uwagi na postęp technologiczno-naukowy.

W konsekwencji działalność ta spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu art. 5a pkt 38-40 u. p. d. o. f., co uprawnia Wnioskodawcę do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej.

Ad 2)

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej zostały określone w art. 26e ust. 2-3 u. p. d. o. f.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 u. p. d. o. f., za koszty kwalifikowane uznaje się należności ze stosunku pracy oraz finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, w takiej części, w jakiej czas pracy pracownika przeznaczony na działalność badawczo-rozwojową pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 a u. p. d. o. f., za koszty kwalifikowane uznaje się również należności wypłacane na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne, w części odpowiadającej czasowi przeznaczonemu na realizację działalności badawczo- rozwojowej.

Oznacza to, że jeżeli pracownicy lub współpracownicy wykonują zarówno czynności B+R, jak i inne obowiązki, konieczne jest wyodrębnienie części wynagrodzenia przypadającej na działalność badawczo-rozwojową, co w przypadku Wnioskodawcy następuje na podstawie ewidencji czasu pracy. Wnioskodawca zatrudnia pracownika, który wykonuje wyłączenie działalność badawczo-rozwojową.

Z kolei zgodnie z art. 26e ust. 3 u. p. d. o. f., za koszty kwalifikowane uznaje się również odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budynków i lokali. W przedstawionym stanie faktycznym środki trwałe wykorzystywane w dziale B+R służą do prowadzenia testów nowych i udoskonalonych receptur i nie są wykorzystywane w bieżącej działalności operacyjnej, co oznacza, że pozostają bezpośrednio związane z działalnością badawczo-rozwojową. W konsekwencji odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane, o ile stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z przepisami ustawy.

Wnioskodawca podtrzymuje stanowisko przedstawione we wniosku, zgodnie z którym:

·wynagrodzenia pracownika działu badawczo-rozwojowego oraz składki na ubezpieczenia społeczne,

·odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie w działalności badawczo-rozwojowej,

·a także koszty wyjazdów służbowych i podróży służbowych związanych z działalnością badawczo-rozwojową

powinny podlegać ocenie pod kątem możliwości uznania ich za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone na podróże służbowe pracowników działu badawczo-rozwojowego, w tym związane z udziałem w konferencjach, szkoleniach oraz wdrażaniem do produkcji wyrobów opracowanych w ramach działalności badawczo-rozwojowej, nie stanowią kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT zawiera zamknięty katalog kosztów pracowniczych podlegających odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Obejmuje on należności ze stosunku pracy oraz finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne w części przypadającej na działalność badawczo-rozwojową. Przepis ten nie wymienia diet ani innych należności z tytułu podróży służbowych.

W konsekwencji koszty podróży służbowych, niezależnie od tego, że pozostają w związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, nie podlegają odliczeniu jako koszty kwalifikowane w ramach ulgi badawczo-rozwojowej na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest:

·nieprawidłowe w zakresie braku możliwości uznania za koszty kwalifikowane kosztów podróży/wyjazdów służbowych w części w jakiej stanowią przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy;

·prawidłowe w pozostałym zakresie.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad 1)

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Ad 2)

Na wstępie podkreślenia wymaga, że zgodnie z Pana intencjami, zakresem tego wniosku jest możliwość wdrożenia ulgi badawczo-rozwojowej za lata 2020 – 2026 (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe).

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych w stanie prawnym obowiązującym w latach 2020 -2026 (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 592 ze zm.):

Podatnik uzyskujący przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 lub art. 30c ust. 2, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3.

Przepis ten normuje tzw. ulgę badawczo-rozwojową (ulgę B+R). Jest ona szczególnym instrumentem, którego celem jest zachęcanie podatników prowadzących działalność gospodarczą do podejmowania działań o charakterze badawczo-rozwojowym.

Ma to wpływać na innowacyjność oferowanych przez nich produktów, usług lub procesów realizowanych w ich przedsiębiorstwach.

W dalszej perspektywie ulga badawczo-rozwojowa ma służyć wzrostowi nowoczesności, innowacyjności i konkurencyjności gospodarki.

Mechanizm ulgi sprowadza się do możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania określonej wartości wskazanych rodzajowo kosztów uzyskania przychodów dotyczących działalności badawczo-rozwojowej (kosztów kwalifikowanych).

Mając na względzie wysokie koszty działań o charakterze badawczo-rozwojowym ustawodawca zdecydował o możliwości „dwukrotnego” uwzględnienia wartości tych kosztów w rachunku podatkowym podatnika – raz jako kosztów uzyskania przychodów i ponowniejako odliczenia od podstawy obliczenia podatku.

Jak wynika z treści art. 26e ust. 1 ustawy, z ulgi badawczo-rozwojowej może skorzystać podatnik, który spełnia łącznie następujące warunki:

1)uzyskuje przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej;

2)prowadzi działalność badawczo-rozwojową;

3)ponosi na działalność badawczo-rozwojową koszty uzyskania przychodów określone jako „koszty kwalifikowane”.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 26e ust. 2-3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r. za koszty kwalifikowane uznaje się:

1)poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

1a)poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a i c, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

2)nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

2a)nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;

3)ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;

4)odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

4a)nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

5)koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:

a)przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu, łącznie z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy,

b)prowadzenie postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ, poniesione od momentu zgłoszenia do tych organów, w szczególności opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego i procesowego,

c)odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym, jak i po jego zakończeniu, w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie,

d)opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, w szczególności koszty walidacji patentu europejskiego.

Jak stanowi z kolei art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Art. 26e ust. 4 stanowi, że:

Koszty kwalifikowane ponoszone w ramach badań podstawowych podlegają odliczeniu wyłącznie pod warunkiem, że badania te są prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki.

Stosownie do art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku.

Art. 26e ust. 6 ww. ustawy stanowi natomiast, że:

Podatnikowi, który w roku podatkowym korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie tych przepisów.

Na podstawie art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane (…).

Pamiętać trzeba, że stosowanie do treści art. 24a ust. 1b ustawy:

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 26e, są obowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych, o których mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Zatem dodatkowym warunkiem dla prawa odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym jest wyodrębnienie tych kosztów w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy.

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z omawianej preferencji podatkowej są więc zobowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Tymczasem w myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.):

Przepisy ustawy o rachunkowości, zwanej dalej "ustawą", stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 3, do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego.

Jak stanowi art. 13 ust. 1 ww. ustawy:

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1)dziennik;

2)księgę główną;

3)księgi pomocnicze;

4)zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5)wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Prowadzenie ksiąg pomocniczych w przypadku ksiąg rachunkowych wynika zatem wprost z przepisów.

W przypadku ksiąg rachunkowych wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej (pomocniczej) może być zatem podstawą do kalkulacji ulgi badawczo-rozwojowej. Podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii. Należy podkreślić, że w przypadku ksiąg rachunkowych ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową.

Aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1.Podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową;

2.Koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o PIT;

3.Koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2 - 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

4.Ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ww. ustawy, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów;

5.Jeżeli w roku podatkowym podatnik prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu;

6.W ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik wyodrębnił w sposób prawidłowy koszty działalności badawczo-rozwojowej;

7.Podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu;

8.Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych;

9.Koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Jak wynika z Pana wniosku:

·jest Pan wspólnikiem spółki jawnej, której wspólnikami były, są i będą wyłącznie osoby fizyczne;

·posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce i podlega Pan opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

·w całym okresie objętym wnioskiem stosował i będzie stosował Pan podatek liniowy;

·Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego;

·nie korzystał Pan, nie korzysta i nie będzie korzystać ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a i 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·koszty będące przedmiotem wniosku nie zostały i nie zostaną Panu zwrócone (ani spółce) w jakiejkolwiek formie oraz nie zostały i nie zostaną odliczone od podstawy opodatkowania w inny sposób;

·koszty będące przedmiotem wniosku stanowiły, stanowią i będą stanowić koszty uzyskania przychodów w latach podatkowych, za które dokonywane będzie odliczenie w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

·w okresie objętym wnioskiem prowadzone były i są księgi rachunkowe i stosownie do treści art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębniano, wyodrębnia się i będzie wyodrębniać koszty działalności badawczo-rozwojowej. Prowadzona jest ewidencja działalności działu badawczo-rozwojowego umożliwiająca przypisanie kosztów do działalności badawczo-rozwojowej.

Mając zatem na uwadze, że opisane we wniosku prace prowadzące do opracowywania nowych oraz ulepszania istniejących receptur preparatów chemicznych oferowanych przez Spółkę, w szczególności preparatów stosowanych w branży (...), takich jak (...) spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz biorąc pod uwagę pozostałe ww. informacje, ma Pan prawo – co do zasady – do zastosowania ulgi badawczo-rozwojowej w ramach opisanych we wniosku czynności.

Jak wynika z Pana wniosku, w ramach działalności badawczo-rozwojowej Spółka ponosi koszty obejmujące w szczególności:

·wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w dziale badawczo-rozwojowym,

·koszty wyjazdów służbowych tego pracownika na szkolenia branżowe oraz konferencje naukowe związane z rozwojem technologii chemicznych,

·koszty podróży służbowych związanych z wdrażaniem produktów/technologii na produkcji,

·wydatki związane z nabyciem środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie w działalności B+R, w tym urządzeń służących do prowadzenia testów odporności na temperaturę, warunki atmosferyczne oraz ścieralność produktów.

Przechodząc zatem do możliwości objęcia wskazanych przez Pana kosztów ulgą na działalność badawczo-rozwojową wyjaśniam, że katalog kosztów kwalifikowanych zawarty jest w ww. art. 26e ust. 2 - ust. 3 omawianej ustawy i jest katalogiem zamkniętym.

Koszty wynagrodzeń:

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest, aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Stosownie natomiast do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody czy ekwiwalenty zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się one również w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ww. ustawy.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Wskazać także należy, że składkami na ubezpieczenia społeczne, określonymi w ustawie z dnia13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 300 ze zm.), o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należnymi z tytułów wymienionych w art. 12 ust. 1 tej ustawy i finansowanymi (w całości lub w części) przez płatnika, są składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.

Z Pana wniosku wynika, że przez koszty wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w dziale badawczo-rozwojowym należy rozumieć należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne. Ponadto pracownik działu badawczo-rozwojowego wykonywał i wykonuje wyłącznie działalność badawczo-rozwojową.

Co istotne, w odpowiedzi na pytanie wystosowane w wezwaniu z 29 kwietnia 2026 r., znak 0115-KDIT3.4011.329.2026.1.PS, tj. czy koszty „wyjazdów służbowych” oraz koszty „podróży służbowych” pracownika stanowiły/ stanowią i będą stanowić należności pracownicze, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy lub/i należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a i c ustawy (umowy o dzieło/zlecenia), wyjaśnił Pan, że Koszty wyjazdów służbowych oraz podróży służbowych pracownika stanowiły i będą stanowić należności pracownicze wynikające ze stosunku pracy.

Potwierdził Pan zatem, że koszty tych podróży/wyjazdów służbowych stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy.

Wskazał Pan przy tym, że wyjazdy służbowe pracownika działu badawczo-rozwojowego związane były z udziałem w szkoleniach branżowych oraz konferencjach dotyczących nowych technologii chemicznych oraz nowych materiałów i półproduktów wykorzystywanych w branży chemicznej. Wiedza zdobyta podczas tych wyjazdów była wykorzystywana przy opracowywaniu nowych receptur produktów. Podróże służbowe związane z wdrażaniem produktów obejmowały natomiast konsultacje parametrów technologicznych z producentami zewnętrznymi przygotowującymi produkcję według receptur opracowanych przez Spółkę.

Biorąc pod uwagę Pana wyjaśnienia uznać należy, że nie tylko koszty wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w dziale badawczo-rozwojowym mogą stanowić koszty kwalifikowane, ale również koszty jego podróży i wyjazdów służbowych.

Skoro wynagrodzenia oraz koszty podroży/wyjazdów służbowych stanowią należność pracownicze ze stosunku pracy a poza tym, pracownik ten wykonywał i wykonuje wyłącznie działalność badawczo-rozwojową a jego wyjazdy i podróże służbowe związane są bezpośrednio z pracami badawczo-rozwojowymi, to poniesione przez Pana wydatki z ww. tytułu wraz ze składkami sfinansowanymi przez Pana jako płatnika z tytułu tych należności, określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych mogą więc w oparciu o treść art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy stanowić koszty kwalifikowane w stosownej proporcji/części wskazanej w tej regulacji, skoro są to należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy.

Zaznaczam przy tym, że w Pana przypadku – odnośnie kosztów wynagrodzenia pracownika oraz jego kosztów podróży służbowych i wyjazdów służbowych – zastosowanie znajdzie wyłącznie art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bowiem jak wskazał Pan we wniosku, koszty z tych tytułów stanowią należności ze stosunku pracy. Zatem powołany przez Pana art. 26e ust. 2 pkt 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania.

Koszty odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych

Jak wynika z Pana wniosku ponosi Pan również wydatki związane z nabyciem środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie w działalności B+R, w tym urządzeń służących do prowadzenia testów odporności na temperaturę, warunki atmosferyczne oraz ścieralność produktów.

Odnośnie środków trwałych zauważyć trzeba, że z uwagi na to, że wykorzystywane są one przez podatników w dłuższym okresie, a nie tylko w roku ich nabycia, ustawodawca przyjął zasadę, że wydatki na ich nabycie/wytworzenie – co do zasady – zalicza się do kosztów uzyskania przychodów sukcesywnie, w miarę ich zużycia.

W myśl art. 22 ust. 8 omawianej ustawy:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a - 22o, z uwzględnieniem art. 23.

Wyjaśniam więc, że kosztami kwalifikowanymi mogą być – zgodnie z cytowanym już wyżej art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dokonywane w roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Na podstawie powyższej regulacji należy wskazać na przesłanki, które muszą zostać spełnione, aby odpisy amortyzacyjne od środków trwałych stanowiły koszty kwalifikowane. Są to:

·odpisy amortyzacyjne zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym,

·odpisy amortyzacyjne nie dotyczą środków trwałych wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością,

·środki trwałe, których dotyczą odpisy amortyzacyjne, są wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Choć ustawodawca nie użył np. w treści art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Zatem odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl art. 26e ust. 3 ww. ustawy, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast w sytuacji, gdy te składniki majątku będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej, a częściowo do bieżącej działalności (np. kontynuacji produkcji), to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych oraz koszty nabycia tego pozostałego sprzętu będą stanowić koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej służą prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Jak Pan wskazał, środki trwałe wykorzystywane są wyłącznie do testów nowych receptur i nie są używane w bieżącej działalności operacyjnej Spółki.

W konsekwencji odpisy amortyzacyjne od środków trwałych mogą stanowić koszty kwalifikowane na podstawie art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, Pana stanowisko uznać należy za:

·nieprawidłowe w zakresie braku możliwości uznania za koszty kwalifikowane kosztów podróży/wyjazdów służbowych w części w jakiej stanowią przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy;

·prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Pana i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie zaznaczam, że interpretację tę wydałem w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Zastrzegam również, że – stosowanie do istoty Pana wniosku – przedmiotem niniejszej interpretacji nie jest kwestia odpowiedniego limitowania kosztów kwalifikowanych (art. 26e ust. 7 ustawy).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.