Interpretacja indywidualna z dnia 24 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.427.2026.5.KO

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe, w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest:

- prawidłowe - w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Wykonawców za prace fit-out nabyte we własnym imieniu przez Spółkę,

- nieprawidłowe - w zakresie obciążenia Wynajmującego poniesionymi wydatkami na towary i usługi za pomocą faktury VAT z wykazanym podatkiem należnym, i traktując to jako odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług,

- prawidłowe - w zakresie obowiązku wykazania podatku należnego VAT do zaliczek otrzymywanych od Wynajmującego na rachunek bankowy.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku od towarów i usług.

Wniosek uzupełnili Państwo pismem z 1 lipca 2026 r. będącym odpowiedzią na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) posiada status zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku od towarów i usług, prowadzącego działalność gospodarczą obejmującą swym zakresem m.in. organizację badań klinicznych oraz dystrybucję produktów leczniczych. Czynności realizowane przez Wnioskodawcę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i nie korzystają ze zwolnień przedmiotowych, które skutkowałyby ograniczeniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wnioskodawca jest stroną długoterminowego stosunku zobowiązaniowego (dalej: „Umowa Najmu”), na mocy którego korzysta z powierzchni biurowej niezbędnej do prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej. Podmiotem udostępniającym przedmiotową powierzchnię jest właściciel budynku biurowego (dalej: „Wynajmujący”), dla którego budynek jest składnikiem majątku trwałego.

Wobec intensyfikacji działalności Wnioskodawcy oraz wynikającej z niej konieczności ścisłej adaptacji infrastruktury biurowej do ustandaryzowanych wymogów korporacyjnych (obejmujących m.in. implementację specjalistycznych rozwiązań architektonicznych oraz zaawansowanych systemów informatycznych), strony Umowy Najmu uzgodniły realizację kompleksowych prac budowlanych, instalacyjnych i wykończeniowych (tzw. prace fit-out).

Na mocy obustronnego porozumienia, sformalizowanego w drodze aneksów do Umowy Najmu, Wynajmujący wyodrębnił określony, nieprzekraczalny budżet celowy, przeznaczony na sfinansowanie wspomnianych nakładów aranżacyjnych (dalej: „Budżet fit-out”).

Model strukturyzacji oraz rozliczania opisywanego procesu inwestycyjnego przedstawia się następująco:

1. Kierując się wymogiem zachowania nadzoru nad procedurą inwestycyjną oraz koniecznością zapewnienia zgodności realizowanych prac z wewnętrznymi wytycznymi technicznymi, Wnioskodawca działając we własnym imieniu i na własny rachunek zawiera stosowne umowy o roboty budowlane oraz świadczenie usług powiązanych z podmiotami trzecimi (generalnymi wykonawcami, wykonawcami poszczególnych prac, biurami projektowymi itd. - dalej łącznie: „Wykonawcy”). Może się też okazać, że oprócz usług i towarów typowo związanych z procesem budowlanym, w ich uzupełnieniu, Wykonawcy będą dostarczać towary ruchome (tzn. niezespolone trwale z budynkiem), które będą długoterminowo ulokowane w wynajmowanej powierzchni biurowej. Przykładowo mogą to być: zasilacze UPS montowane w serwerowniach czy pomieszczeniach technicznych, regały otwarte, szafki, lekkie ścianki montażowe, zamykane szafki na rzeczy pracownicze (tzw. lockery), stoły wysokie w powierzchniach wspólnych np. kuchniach, kompletne stanowisko pracy biurowej (tzw. box), elementy sprzętu audiowizualnego wbudowywane w ścianę itd. Zwracamy uwagę, że katalog tych rzeczy ruchomych jest ograniczony (Spółka nie ma dowolności w doborze ruchomości objętych przedmiotowym procesem, głównie z uwagi na fakt, że ich właścicielem docelowym będzie Wynajmujący, który ma ograniczone możliwości ewidencjonowania i administrowania tymi ruchomościami). Towary ruchome mogą być dostarczane w ramach umów o roboty budowane lub na podstawie osobnych umów sprzedaży (w takim przypadku Wykonawcy działają jako sprzedawcy).

2. Zwieńczeniem poszczególnych etapów realizacji prac inwestycyjnych jest odbiór, dokonywany bezpośrednio przez autoryzowanych przedstawicieli Spółki od Wykonawców, oraz odbiór dokonywany przez Wynajmującego od Spółki. Weryfikacja ta podlega ścisłemu udokumentowaniu w postaci protokołów zdawczo-odbiorczych, sankcjonujących prawidłowość i kompletność wyświadczonych usług.

3. Z tytułu zrealizowanych świadczeń Wykonawcy będą wystawiać faktury VAT na rzecz Spółki, na których Wnioskodawca widnieje jako wyłączny nabywca towarów i usług. Zobowiązania finansowe z tego tytułu Wnioskodawca reguluje bezpośrednio. Mając jednak na uwadze kompensacyjny charakter tych wydatków, Spółka wyłącza je z ewidencji kosztowej, a tym samym nie alokuje ich w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów (KUP) dla celów rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych.

4. Po uregulowaniu zobowiązań oraz skompletowaniu dokumentacji dowodowej (w tym protokołów odbioru), Wnioskodawca refakturuje/dokonuje obciążenia Wynajmującego wartością poniesionych nakładów, zachowując limit określony kwotą przyznanego Budżetu fit-out.

5. Mechanizm alokacji przedmiotowych kosztów opiera się na zasadzie bezpośredniej refundacji. Stanowią one w swej istocie wydatki przechodnie (tzw. pass-through costs), podlegające przeniesieniu na Wynajmującego w proporcji 1:1, z wyłączeniem możliwości doliczania jakichkolwiek narzutów marżowych przez Spółkę. Aspekt formalno-dokumentacyjny tego procesu realizowany jest poprzez wystawienie faktury VAT (tzw. refaktury) na Wynajmującego, do której asygnowane są odpowiednie dokumenty źródłowe, weryfikujące poniesione nakłady.

6. Rezultaty przeprowadzonych prac adaptacyjnych, pomimo ich organizacyjnej obsługi przez Wnioskodawcę, stanowią ostatecznie i definitywnie nakłady sfinansowane przez Wynajmującego. Po ich trwałym połączeniu z substancją budynku stają się one własnością Wynajmującego (bądź umiejscowieniu w przestrzeni wynajmowanej przez Wnioskodawcę i otrzymaniu odpowiedniej części Budżetu fit-out - w zakresie rzeczy ruchomych) w sensie prawnym i ekonomicznym, trwale podnosząc wartość funkcjonalną obiektu. Z powyższych względów Wnioskodawca nie identyfikuje poniesionych wydatków jako inwestycji w obcym środku trwałym podlegających amortyzacji w jego majątku. Składniki majątku sfinansowane przedmiotowymi wydatkami będą docelowo należeć do Wynajmującego (jako element ulepszenia budynku czy własność rzeczy ruchomych).

7. Może okazać się, że w celu optymalizacji finansowania, Spółka będzie chciała otrzymać zaliczkę na dany etap umówionych prac. W przypadku otrzymania od Wynajmującego zaliczki na rachunek bankowy, Spółka wystawi stosowną fakturę VAT zaliczkową, z wykazanym podatkiem VAT.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Wykonawców za prace fit-out (towary i usługi) nabyte we własnym imieniu przez Spółkę?

2. Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo, dokumentując obciążenie Wynajmującego poniesionymi wydatkami na towary i usługi (w ramach fit-out, do wysokości uzgodnionego budżetu, bez uwzględniania marży) za pomocą faktury VAT (refaktury) z wykazanym podatkiem należnym, i traktując to jako odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług? Czy analogicznie, zasada obowiązku wykazania podatku należnego VAT będzie obowiązywać do zaliczek ewentualnie otrzymywanych od Wynajmującego na rachunek bankowy.

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy do Pytania nr 1 (VAT):

W ocenie Wnioskodawcy, podmiotowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie usług i towarów od Wykonawców.

Powyższe wywodzi się z brzmienia art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), konstytuującego zasadę, według której prawo do odliczenia podatku naliczonego zachodzi w zakresie, w jakim nabywane dobra i usługi służą realizacji czynności podlegających opodatkowaniu. Orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz polskich sądów administracyjnych wskazuje, iż relewantny dla wystąpienia tego prawa jest zarówno bezpośredni, jak i pośredni związek ponoszonych wydatków z działalnością opodatkowaną podatnika.

W rozpatrywanym stanie faktycznym materializują się obie ze wskazanych form związku.

Nabywane usługi budowlane i wykończeniowe, jak również towary/ruchomości, są przedmiotem wtórnego obrotu, polegającego na ich odsprzedaży (refakturowaniu) na rzecz Wynajmującego, co samo w sobie kwalifikowane jest jako czynność opodatkowana podatkiem VAT. Niezależnie od powyższego, wykonane nakłady warunkują przygotowanie środowiska pracy adekwatnego do profilu działalności Spółki, która generuje opodatkowany obrót z prowadzonej działalności gospodarczej. Suma powyższych okoliczności uzasadnia bezsprzeczne prawo Wnioskodawcy do skorzystania z uprawnień wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy do Pytania nr 2 (VAT):

Zdaniem Wnioskodawcy, proces transferu udokumentowanych wydatków z tytułu prac fit-out na rzecz Wynajmującego winien zostać udokumentowany za pomocą faktury VAT dokumentującej świadczenie usług (refaktury), ze wskazaniem podatku należnego z zastosowaniem stawek podatkowych adekwatnych dla poszczególnych rodzajów nakładów (tzn. towarów i usług, według odpowiedniej dla nich stawki).

Podstawę normatywną dla tego ujęcia stanowi art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Ustawodawca wprowadził w nim konstrukcję prawną zakładającą, iż podatnik występujący w obrocie gospodarczym we własnym imieniu, jednakże realizujący świadczenie na rzecz podmiotu trzeciego, traktowany jest w sposób analogiczny do podmiotu, który to świadczenie samodzielnie nabył, a następnie wyświadczył.

W przedstawionym modelu Wnioskodawca pełni funkcję podmiotu koordynującego proces inwestycyjny, w tym zakupu różnych usług (głównie budowlanych) oraz zakupu towarów (związanych z procesem budowlanym oraz ruchomości wskazanych w stanie faktycznym). Zaciągając zobowiązania kontraktowe i będąc wyłącznym adresatem faktur dokumentujących prace Wykonawców, działa we własnym imieniu.

Niemniej, celowościowy charakter całego przedsięwzięcia sprowadza się do ulepszenia przedmiotu najmu stanowiącego własność Wynajmującego, finansującego te prace w ramach przyznanego Budżetu fit-out. Zastosowanie instytucji refakturowania umożliwia w tej sytuacji zestrojenie implikacji podatkowych z rzeczywistą treścią ekonomiczną operacji gospodarczej, nakładając na Wnioskodawcę obowiązek opodatkowania przenoszonych kosztów na analogicznych zasadach, jakie obowiązywałyby przy bezpośrednim świadczeniu usług na rzecz Wynajmującego.

Pismem z 1 lipca 2026 r. uzupełnili Państwo własne stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej w odniesieniu do drugiej części zadanego pytania nr 2 (drugiego w kolejności) w sposób następujący.

Zdaniem Wnioskodawcy, zasada obowiązku wykazania podatku należnego VAT będzie obowiązywać w stosunku do zaliczek ewentualnie otrzymywanych od Wynajmującego na rachunek bankowy Spółki.

Jak Wnioskodawca wskazał w przedstawieniu zaistniałego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) we wniosku z dnia 27 maja 2026 r.: „Może okazać się, że w celu optymalizacji finansowania, Spółka będzie chciała otrzymać zaliczkę na dany etap umówionych prac. W przypadku otrzymania od Wynajmującego zaliczki na rachunek bankowy, Spółka wystawi stosowną fakturę VAT zaliczkową, z wykazanym podatkiem VAT.”

Obowiązek rozpoznania podatku należnego od kwoty zaliczki wynika wprost z ogólnych zasad powstawania obowiązku podatkowego na gruncie podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Powyższy przepis znajduje pełne zastosowanie do opisanego przez Wnioskodawcę modelu rozliczeń. Należy w tym miejscu przywołać argumentację przedstawioną przez Wnioskodawcę w stanowisku do pierwszej części pytania nr 2, gdzie wykazano, iż proces obciążenia Wynajmującego poniesionymi wydatkami na prace fit-out opiera się na prawnofinansowej konstrukcji refakturowania uregulowanej w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Jak podniesiono we Wniosku: „Ustawodawca wprowadził w nim konstrukcję prawną zakładającą, iż podatnik występujący w obrocie gospodarczym we własnym imieniu, jednakże realizujący świadczenie na rzecz podmiotu trzeciego, traktowany jest w sposób analogiczny do podmiotu, który to świadczenie samodzielnie nabył, a następnie wyświadczył.” oraz „Zastosowanie instytucji refakturowania umożliwia w tej sytuacji zestrojenie implikacji podatkowych z rzeczywistą treścią ekonomiczną operacji gospodarczej, nakładając na Wnioskodawcę obowiązek opodatkowania przenoszonych kosztów na analogicznych zasadach, jakie obowiązywałyby przy bezpośrednim świadczeniu usług na rzecz Wynajmującego.”

Skoro zatem proces transferu wydatków (zarówno usług budowlanych, jak i zakupu towarów ruchomych wyliczonych we Wniosku) na rzecz Wynajmującego traktowany jest dla celów VAT jako odpłatne świadczenie usług oraz dostawa towarów dokonywane przez Spółkę, to do świadczeń tych w pełni aplikują się zasady określające moment powstania obowiązku podatkowego.

Oznacza to, że ewentualne wpłaty o charakterze zaliczkowym (przedpłaty) dokonywane przez Wynajmującego na poczet ustalonych prac w ramach przyznanego Budżetu fit-out, będą rodziły po stronie Spółki obowiązek podatkowy w VAT, z chwilą wpływu tych środków na rachunek bankowy Wnioskodawcy. W konsekwencji Spółka będzie zobowiązana do udokumentowania tego faktu poprzez wystawienie na rzecz Wynajmującego faktury zaliczkowej z wykazanym podatkiem należnym VAT, stosownie do wymogów art. 106b ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 106f ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest w części prawidłowe, w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powołanych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawa o podatku od towarów i usług ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej. Wystarczającym zatem jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Ta warunkowość realizacji określonego w art. 86 ust. 1 ustawy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powoduje, że nieziszczenie się warunku pozytywnego, jakim jest wykorzystanie towaru lub usługi do realizacji czynności opodatkowanej podatnika, np. gdy okaże się, że zmieniono przeznaczenie towaru (usługi) i został on ostatecznie wykorzystany do czynności zwolnionych od VAT lub niepodlegających VAT - spowoduje konieczność weryfikacji uprzedniego odliczenia podatku naliczonego.

Z uregulowań ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży - towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług, będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów.

Warunek zachowania związku zakupów z działalnością opodatkowaną, akcentowany jest w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE. W orzeczeniu z dnia 6 kwietnia 1995 r. (w sprawie C-4/94, BLP Groupplc v. Commissioners of Customs & Excise), TSUE stwierdził, że powstanie prawa do odliczenia podatku jest uzależnione od bezpośredniego i niezwłocznego związku z transakcjami opodatkowanymi. Także w wyroku z dnia 8 czerwca 2000 r. (w sprawie C-98/98, Commissioners of Customs and Excise a Midland Bank plc) TSUE nie miał wątpliwości, że artykuł 2 Pierwszej Dyrektywy i artykuł 17 ust. 2, 3 i 5 Szóstej Dyrektywy w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych należy interpretować w taki sposób, aby warunkiem odliczenia przez podatnika VAT oraz podstawą do ustalenia zakresu tego prawa było zasadniczo istnienie bezpośredniego związku pomiędzy daną transakcją nabycia, a daną transakcją (lub transakcjami) sprzedaży. W wyroku z dnia 13 marca 2008 r. w sprawie C-437/06 Securenta, TSUE stanął na stanowisku, że w sytuacji, gdy podatnik wykonuje działalność gospodarczą i działalność niemającą charakteru gospodarczego, prawo do odliczenia z tytułu ewentualnych wydatków jest dopuszczalne jedynie w zakresie, w jakim wydatki te można przyporządkować działalności gospodarczej podatnika.

Powyższe jest zgodne z utrwalonym już orzecznictwem TSUE dotyczącym prawa do odliczenia podatku naliczonego, np. z wyrokiem TSUE w sprawie C-528/19 (pkt 27), w którym m.in. stwierdzono: „Prawo do odliczenia zostaje jednak również przyznane podatnikowi nawet w przypadku braku bezpośredniego i ścisłego związku pomiędzy konkretną transakcją powodującą naliczenie podatku a transakcją lub większą liczbą transakcji objętych podatkiem należnym, które rodzą prawo do odliczenia, gdy koszty omawianych usług należą do kosztów ogólnych podatnika i jako takie stanowią elementy składowe ceny dostarczanych przez niego towarów lub świadczonych przez niego usług. Koszty takie zachowują bowiem bezpośredni i ścisły związek z całą działalnością gospodarczą podatnika (wyrok z dnia 14 września 2017 r., Iberdrola Inmobiliaria Real Estate Investments, C 132/16, EU:C:2017:683, pkt 29 i przytoczone tam orzecznictwo)”.

Jak wyjaśniono, odliczeniu powinien podlegać taki podatek naliczony, który zawarty jest w cenie towarów i usług nabytych w celu wykonania czynności opodatkowanych. Należy zaznaczyć, że nie zawsze możliwe jest wskazanie na ścisłe powiązanie podatku naliczonego z konkretnymi czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika. Ważne jest jednak, by związek ten w chwili dokonywania zakupów był oczywisty, a nabyte towary i usługi muszą w sposób niewątpliwy służyć czynnościom opodatkowanym. Okoliczności towarzyszące konkretnej transakcji zakupu towaru lub usługi powinny wskazywać jednoznacznie, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej podatnika, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej lub planowanej przez niego działalności gospodarczej.

Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzącym działalność gospodarczą obejmującą swym zakresem m.in. organizację badań klinicznych oraz dystrybucję produktów leczniczych. Czynności realizowane przez Państwa podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i nie korzystają ze zwolnień przedmiotowych, które skutkowałyby ograniczeniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Są Państwo stroną długoterminowego stosunku zobowiązaniowego (Umowa Najmu), na mocy którego korzystają z powierzchni biurowej niezbędnej do prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej. Podmiotem udostępniającym przedmiotową powierzchnię jest właściciel budynku biurowego (Wynajmujący).

Wobec intensyfikacji działalności Państwa oraz wynikającej z niej konieczności ścisłej adaptacji infrastruktury biurowej do ustandaryzowanych wymogów korporacyjnych, strony Umowy Najmu uzgodniły realizację kompleksowych prac budowlanych, instalacyjnych i wykończeniowych (tzw. prace fit-out). Na mocy obustronnego porozumienia, sformalizowanego w drodze aneksów do Umowy Najmu, Wynajmujący wyodrębnił określony, nieprzekraczalny budżet celowy, przeznaczony na sfinansowanie nakładów aranżacyjnych (dalej: „Budżet fit-out”).

Model strukturyzacji oraz rozliczania opisywanego procesu inwestycyjnego przedstawia się następująco:

- Kierując się wymogiem zachowania nadzoru nad procedurą inwestycyjną oraz koniecznością zapewnienia zgodności realizowanych prac z wewnętrznymi wytycznymi technicznymi, Wnioskodawca działając we własnym imieniu i na własny rachunek zawiera stosowne umowy o roboty budowlane oraz świadczenie usług powiązanych z podmiotami trzecimi. Może się też okazać, że oprócz usług i towarów typowo związanych z procesem budowlanym, w ich uzupełnieniu, Wykonawcy będą dostarczać towary ruchome (tzn. niezespolone trwale z budynkiem), które będą długoterminowo ulokowane w wynajmowanej powierzchni biurowej.

- Zwieńczeniem poszczególnych etapów realizacji prac inwestycyjnych jest odbiór, dokonywany bezpośrednio przez autoryzowanych przedstawicieli Państwa Spółki od Wykonawców, oraz odbiór dokonywany przez Wynajmującego od Państwa Spółki. Weryfikacja ta podlega ścisłemu udokumentowaniu w postaci protokołów zdawczo-odbiorczych.

- Z tytułu zrealizowanych świadczeń Wykonawcy będą wystawiać faktury VAT na rzecz Państwa Spółki, na których Państwo widnieją jako wyłączny nabywca towarów i usług.

- Po uregulowaniu zobowiązań oraz skompletowaniu dokumentacji dowodowej (w tym protokołów odbioru), refakturują/dokonują Państwo obciążenia Wynajmującego wartością poniesionych nakładów, zachowując limit określony kwotą przyznanego Budżetu fit-out.

- Mechanizm alokacji przedmiotowych kosztów opiera się na zasadzie bezpośredniej refundacji. Stanowią one w swej istocie wydatki przechodnie (tzw. pass-through costs), podlegające przeniesieniu na Wynajmującego w proporcji 1:1, z wyłączeniem możliwości doliczania jakichkolwiek narzutów marżowych przez Państwa Spółkę. Aspekt formalno-dokumentacyjny tego procesu realizowany jest poprzez wystawienie faktury VAT (tzw. refaktury) na Wynajmującego, do której asygnowane są odpowiednie dokumenty źródłowe, weryfikujące poniesione nakłady.

- Rezultaty przeprowadzonych prac adaptacyjnych, pomimo ich organizacyjnej obsługi przez Wnioskodawcę, stanowią ostatecznie i definitywnie nakłady sfinansowane przez Wynajmującego. Po ich trwałym połączeniu z substancją budynku stają się one własnością Wynajmującego (bądź umiejscowieniu w przestrzeni wynajmowanej przez Wnioskodawcę i otrzymaniu odpowiedniej części Budżetu fit-out - w zakresie rzeczy ruchomych) w sensie prawnym i ekonomicznym, trwale podnosząc wartość funkcjonalną obiektu.

- Może okazać się, że w celu optymalizacji finansowania, Państwa Spółka będzie chciała otrzymać zaliczkę na dany etap umówionych prac. W przypadku otrzymania od Wynajmującego zaliczki na rachunek bankowy, Państwa Spółka wystawi stosowną fakturę VAT zaliczkową, z wykazanym podatkiem VAT.

Wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Wykonawców za prace fit-out (towary i usługi) nabyte we własnym imieniu przez Spółkę Państwa.

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy stwierdzam, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez Wykonawców za prace fit-out (towary i usługi). Wskazali Państwo, że czynności realizowane przez Państwa podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i nie korzystają ze zwolnień przedmiotowych, które skutkowałyby ograniczeniem prawa do odliczenia podatku naliczonego. Są Państwo stroną długoterminowego stosunku zobowiązaniowego (Umowa Najmu), na mocy którego korzystają z powierzchni biurowej niezbędnej do prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej. Podmiotem udostępniającym przedmiotową powierzchnię jest właściciel budynku biurowego. Wobec intensyfikacji działalności Państwa oraz wynikającej z niej konieczności ścisłej adaptacji infrastruktury biurowej do ustandaryzowanych wymogów korporacyjnych, strony Umowy Najmu uzgodniły realizację kompleksowych prac budowlanych, instalacyjnych i wykończeniowych (tzw. prace fit-out). Z tytułu zrealizowanych świadczeń Wykonawcy będą wystawiać faktury VAT na rzecz Państwa Spółki, na których Państwo widnieją jako wyłączny nabywca towarów i usług. ), a Państwo refakturują/dokonują obciążenia Wynajmującego wartością poniesionych nakładów, zachowując limit określony kwotą przyznanego Budżetu fit-out.

Prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur wystawionych przez Wykonawców za prace fit-out (towary i usługi) przysługuje Państwu przy uwzględnieniu, że nie występują przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy.

Stanowisko Państwa w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Kolejne wątpliwości Państwa dotyczą kwestii dokumentowania obciążenia Wynajmującego poniesionymi wydatkami na towary i usługi za pomocą faktury VAT (refaktury) z wykazanym podatkiem należnym oraz obowiązku wykazania podatku należnego w przypadku zaliczek otrzymywanych od Wynajmującego.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Z tak szeroko sformułowanej definicji wynika, że przez świadczenie usług należy przede wszystkim rozumieć określone zachowanie podatnika na rzecz odrębnego podmiotu, które zasadniczo wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywcą usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę. Przez świadczenie usług należy zatem rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu.

Muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

- w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

- świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Przy czym oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało, jako usługa, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W konsekwencji stwierdzić należy, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług będzie podlegało tylko to świadczenie, w przypadku którego istnieje konsument, tj. odbiorca świadczenia odnoszący z niego choćby potencjalną korzyść. Dopóki nie istnieje podmiot, który odnosiłby lub powinien odnosić konkretne korzyści o charakterze majątkowym związanym z danym świadczeniem, dopóty świadczenie to nie będzie czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady, podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie (z wyjątkiem przypadków ściśle określonych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy).

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. Zatem pod pojęciem odpłatności świadczenia usług rozumieć należy prawo podmiotu świadczącego usługę do żądania od odbiorcy usługi lub osoby trzeciej zapłaty ceny lub ekwiwalentu (np. w postaci świadczenia wzajemnego).

Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę, wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Warto w tym miejscu wskazać, że kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. I tak, przykładowo w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise, TSUE uznał, że określoną czynność można uznać za wykonaną odpłatnie, jeśli istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto gdy odpłatność za otrzymane świadczenie pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miała być opodatkowana VAT.

W świetle art. 8 ust. 2a ustawy:

Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 19a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 19a ust. 8 ustawy:

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powołany wyżej przepis art. 19a ust. 1 ustawy formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres. Jednakże, w sytuacji, gdy dana usługa jest przyjmowana częściowo - obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania części usługi, dla której to części określono zapłatę. Jeżeli przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Jednocześnie powyższe przepisy uniezależniają powstanie obowiązku podatkowego od wystawienia faktury.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Państwo działając we własnym imieniu i na własny rachunek zawierają umowy o roboty budowlane oraz świadczenie usług powiązanych z podmiotami trzecimi (Wykonawcy). Może się też okazać, że oprócz usług i towarów typowo związanych z procesem budowlanym, w ich uzupełnieniu, Wykonawcy będą dostarczać towary ruchome (tzn. niezespolone trwale z budynkiem), które będą długoterminowo ulokowane w wynajmowanej powierzchni biurowej. Przykładowo mogą to być: zasilacze UPS montowane w serwerowniach czy pomieszczeniach technicznych, regały otwarte, szafki, lekkie ścianki montażowe, zamykane szafki na rzeczy pracownicze (tzw. lockery), stoły wysokie w powierzchniach wspólnych np. kuchniach, kompletne stanowisko pracy biurowej (tzw. box), elementy sprzętu audiowizualnego wbudowywane w ścianę itd. Towary ruchome mogą być dostarczane w ramach umów o roboty budowane lub na podstawie osobnych umów sprzedaży (w takim przypadku Wykonawcy działają jako sprzedawcy).

Z powyższego opisu sprawy jednoznacznie wynika, że będą Państwo świadczyć usługi budowlane jak i również dostawę towarów (rzeczy ruchomych) na rzecz Wynajmującego. Zatem wydatki z tytułu prac fit-out na rzecz Wynajmującego winny zostać udokumentowane za pomocą faktury VAT dokumentującej świadczenie usług i dostawy towarów, ze wskazaniem podatku należnego z zastosowaniem stawek podatkowych adekwatnych dla poszczególnych rodzajów nakładów (tzn. towarów i usług, według odpowiedniej dla nich stawki). Na gruncie podatku od towarów i usług obciążenie Wynajmującego poniesionymi wydatkami za towary i usługi (w ramach fit-out) stanowi odpłatne świadczenie usług oraz dostawę towarów (w odniesieniu do rzeczy ruchomych) dokonywane przez Państwa na rzecz Wynajmującego. Zatem nie mogę się zgodzić z Państwem, że obciążenie wydatkami za towary i usługi stanowi świadczenie usług. Powyższe czynności powinni Państwo udokumentować fakturą VAT (tzw. refakturą).

Stanowisko Państwa odnoszące się do pytania nr 2 pierwszego w kolejności, że „proces transferu udokumentowanych wydatków z tytułu prac fit-out na rzecz Wynajmującego winien zostać udokumentowany za pomocą faktury VAT dokumentującej świadczenie usług (refaktury)”, jest nieprawidłowe.

Z opisu sprawy wynika, że może okazać się, że w celu optymalizacji finansowania, Spółka będzie chciała otrzymać zaliczkę na dany etap umówionych prac. W przypadku otrzymania od Wynajmującego zaliczki na rachunek bankowy, Spółka wystawi stosowną fakturę VAT zaliczkową, z wykazanym podatkiem VAT.

W związku z powyższym wpłaty o charakterze zaliczkowym dokonywane przez Wynajmującego na poczet ustalonych prac w ramach przyznanego Budżetu fit-out, będą rodziły po stronie Państwa obowiązek podatkowy w VAT, z chwilą wpływu tych środków na rachunek bankowy Państwa. Będą Państwo zobowiązani do udokumentowania tego faktu poprzez wystawienie na rzecz Wynajmującego faktury zaliczkowej z wykazanym podatkiem należnym VAT.

Stanowisko Państwa ww. zakresie jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ocena prawna stanowiska Państwa w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.