Zmiana nazwiska pracownicy a dokumenty pracownicze

PYTANIE

Pracownica wyszła za mąż i przyjęła nazwisko męża. Czy w związku z tym powinniśmy zmienić jej dokumenty pracownicze (umowę o pracę, kwestionariusz osobowy), uwzględniając w nich nowe nazwisko? Jakiego dokumentu można żądać od pracownicy na potwierdzenie zmiany nazwiska?

ODPOWIEDŹ

Nie mają Państwo obowiązku zmieniać umowy o pracę oraz kwestionariusza osobowego w związku ze zmianą nazwiska pracownicy. Na potwierdzenie zmiany nazwiska mogą Państwo zażądać od pracownicy przedstawienia aktu małżeństwa lub nowego dowodu osobis- tego.

WYJAŚNIENIE

W razie zmiany nazwiska pracownika pracodawca nie ma obowiązku zmieniać jego danych zawartych w umowie o pracę. Umowa o pracę była podpisana w określonym dniu i zostały w niej zamieszczone dane pracownika aktualne w tym dniu. Tak samo jest w przypadku kwestionariusza osobowego. Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu nie ma potrzeby sporządzania zmiany danych pracownicy w tych dokumentach. Pracownica jest jednak zobowiązana złożyć Państwu pisemne oświadczenie o zmianie nazwiska, które należy umieścić w części B jej akt osobowych. Pracodawca ma bowiem prawo żądać od pracownika podania danych obejmujących m.in. imię i nazwisko (art. 22¹ § 1 k. p.). Dane te są niezbędne m. in. do realizacji obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnianiem pracownika dotyczących np. zgłoszenia do ubezpieczeń, wystawiania informacji podatkowych, składania innych niezbędnych imiennych dokumentów, jak raportów czy deklaracji, do celów naliczania i wypłaty wynagrodzenia. Niepoinformowanie przez pracownika o zmianie nazwiska może powodować problemy po stronie pracodawcy. Dla przykładu: pracownica nie poinformowała pracodawcy o zmianie nazwiska. Pracodawca wystawił jej upoważnienie (zawierające tylko ostatnio znane pracodawcy imię i nazwisko oraz serię i nr dowodu osobistego), aby mogła wejść na teren firmy kontrahenta podczas odbywania podróży służbowej. Kiedy pracownica dotarła na miejsce, pracownicy ochrony zażądali od niej dowodu osobistego na potwierdzenie danych zawartych w upoważnieniu. Pracownica miała nowy dowód osobisty zawierający zmienione nazwisko. Ponieważ dane osobowe zawarte w upoważnieniu nie były zgodne z danymi zamieszczonymi w dowodzie osobistym, pracownicy ochrony nie wpuścili pracownicy na teren firmy.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Z tego względu w omawianym przypadku wystarczy złożenie przez pracownicę oświadczenia o zmianie nazwiska. Pracodawca może jednak zażądać od pracownicy przedłożenia aktu małżeństwa albo przedstawienia nowego dowodu osobistego na potwierdzenie zmiany nazwiska, przy czym nie może wówczas przechowywać w aktach osobowych oryginału tych dokumentów, jak również kopii i odpisów. Przepisy prawa pracy nie określają, w jakim terminie pracownik jest zobowiązany do przekazania informacji o niezbędnych zmianach danych osobowych. Natomiast w interesie zatrudnionego jest jak najszybsze poinformowanie pracodawcy o takich zmianach.

Aneta Mościcka

PODSTAWA PRAWNA

w art. 22¹ ustawy z dnia 24 czerw- ca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),

w § 1 ust. 2b, ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).