Instrukcja rozliczania podróży służbowych

Rozliczanie podróży na terenie kraju

Polecenie wyjazdu służbowego

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika.

W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z tzw. poleceniem wyjazdu służbowego (druk „delegacji”).

Polecenie wyjazdu służbowego powinno być wypełnione i zaakceptowane przez upoważnione osoby (np. dyrektora, kierownika, księgowego) nie później niż w dniu wyjazdu. Ponadto rachunek kosztów podróży służbowej powinien zawierać wszystkie koszty dotyczące danej podróży i po jej zakończeniu powinien być zaakceptowany również przez osobę upoważnioną.

Od 1 stycznia 2007 r. w przepisach jest wyraźnie uregulowane, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej. Natomiast rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (§ 8a ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach krajowych).

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, przy czym nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 8a ust. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych).

Obowiązujące przepisy nie określają obowiązku potwierdzenia pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową na terenie kraju w miejscu delegowania.

Wysokość diety

Dieta w podróży służbowej na obszarze kraju stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie tej podróży.