Jak umiejętnie prowadzić akta osobowe?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników wynika z przepisów Kodeksu pracy (art. 94 pkt. 9a k.p.) i spoczywa na pracodawcy. Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i podlega karze grzywny. Sprawcą wykroczenia jest pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.

Obowiązek pracodawcy przewidziany przez przepis Kodeksu pracy został skonkretyzowany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika, nawet jeśli zatrudnia tylko jednego pracownika. Akta składają się z trzech części - A, B i C. Rozporządzenie określa szczegółowo, jakie dokumenty powinny znajdować się w każdej z nich.