1. Rachunkowość w pomocy społecznej

Jednostki wchodzące w skład systemu pomocy społecznej, dla których organami prowadzącymi są organy jednostek samorządu terytorialnego (dalej: JST) lub organy administracji rządowej, należą do sektora finansów publicznych. Publiczne jednostki pomocy społecznej określone w ustawie z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (dalej: ustawa o pomocy społecznej), takie jak np. domy pomocy społecznej (dalej: DPS) czy ośrodki pomocy społecznej (dalej: OPS), mają obowiązek prowadzenia rachunkowości na podstawie przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) i przepisów wykonawczych do tej ustawy, czyli m.in. rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), z jednoczesnym uwzględnieniem regulacji dotyczących jednostek sektora finansów publicznych wynikających przede wszystkim z ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

1.1. Błędna rezerwa na koncie 840 z tytułu zaliczki alimentacyjnej

Dwa lata temu na szkoleniu dowiedziałam się, że na wypłacone zaliczki alimentacyjne należy utworzyć rezerwę na koncie 840, w korespondencji z kontem 221. Czy zawiązanie takiej rezerwy było prawidłowe? Jeśli nie, to w jaki sposób można tę rezerwę rozwiązać (w korespondencji z jakim kontem i jakie to będzie miało skutki dla wyniku finansowego)? Należności nie zostały spłacone i sądzę, że długo jeszcze nie będą.

Pojęcie "rezerwa" nie jest adekwatne do zaistniałego zdarzenia, ponieważ nie mieści się w kryteriach określonych w art. 35d uor. Zważywszy na konto 221 oraz użyte stwierdzenie "na wypłacone zaliczki alimentacyjne", chodziło raczej o należności od dłużników alimentacyjnych, przy czym utworzenie, zgodnie z art. 41 uor, rozliczeń międzyokresowych przychodów, które powinny być dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, nie miało uzasadnienia. Takie rozliczenia przychodów dotyczą w szczególności równowartości otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. W przypadku opisanym w pytaniu chodzi o należności, które powinny zostać spłacone w bieżącym okresie sprawozdawczym i nie miały odroczonych płatności. Ewidencja bieżących należności (Wn 221) na rozliczeniach międzyokresowych przychodów (Ma 840) stanowiła błąd, ponieważ mogły one dotyczyć np. należności długoterminowych. W celu ustalenia właściwej wyceny bilansowej należności, konieczne jest dokonywanie odpisów aktualizujących należności w zależności od prawdopodobieństwa ich spłaty, zgodnie z zasadami określonymi w art. 35b uor. W związku z tym istotne będzie skorygowanie zapisów w bieżącym okresie sprawozdawczym. W ewidencji księgowej na ten moment konto 840 wykazuje saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów. Nie można zmniejszyć należności dłużników (nie ma powodu), więc pozostaje dokonać zapisu (uwzględniając przepisy rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont) w sposób wskazany na schemacie.