Jak opodatkować wynagrodzenie i dodatkowe świadczenia dla zagranicznego członka zarządu polskiej spółki

Jeżeli zobowiązanie do poniesienia kosztów zakwaterowania członka zarządu wynika z uchwały wspólników, to należy je traktować jako składnik jego wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji. W takiej sytuacji koszty te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu pokrywającej je spółki.

Kwestię opodatkowania wynagrodzeń członka zarządu mającego miejsce zamieszkania w Holandii należy rozpatrywać w oparciu o postanowienia zawarte w konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu.

Na podstawie art. 16 tej konwencji wynagrodzenia dyrektorów i inne podobne wypłaty, które osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie otrzymuje jako członek rady dyrektorów spółki mającej siedzibę w drugim umawiającym się państwie, mogą być opodatkowane w tym drugim państwie. Przy czym, na podstawie protokołu stanowiącego integralną część konwencji, określenie „członek rady dyrektorów” w przypadku Polski oznacza: „członka zarządu”, „rady nadzorczej” i „komisji rewizyjnej”. A zatem wypłacane wynagrodzenie dla członka zarządu mającego miejsce zamieszkania w Holandii przez spółkę mającą siedzibę w Polsce podlega opodatkowaniu w Polsce.

Zgodnie z art. 13 pkt 7 updof przychody te są zaliczanie do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Na podstawie zaś art. 29 ust. 1 pkt 1 updof od tych przychodów należy pobrać podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.

Należy jednak zauważyć, że jeżeli przedmiotem tego świadczenia nie są pieniądze, podatnik jest obowiązany wpłacić płatnikowi należny zryczałtowany podatek przed udostępnieniem świadczenia (art. 41 ust. 7 pkt 3 updof).

A zatem, jeżeli na podstawie uchwały spółka byłaby zobowiązana do zapewnienia zakwaterowania członkowi zarządu w hotelu i ponosiłaby z tego tytułu wydatki związane z opłaceniem hotelu, to członek zarządu powinien przed otrzymaniem tego świadczenia wpłacić spółce należny z tego tytułu zryczałtowany podatek. Podatek ten powinien zostać wpłacony przed otrzymaniem świadczenia. Może to być problematyczne, zważywszy, że przyjeżdżając do Polski, nieraz trudno określić, jak długo członek zarządu będzie przebywał w Polsce i korzystał z hotelu. Trudno jest również z góry przewidzieć, jaka będzie wysokość tego świadczenia, szczególnie w przypadku gdy z uchwały wspólników wynikałoby również np. zobowiązanie do pokrycia kosztów jego wyżywienia w Polsce.

Natomiast gdyby uchwała wspólników nie przewidywała pokrywania tych kosztów, lecz ich zwrot członkowi zarządu, to nie otrzymywałby on świadczenia w formie niepieniężnej, lecz zwrot w formie pieniężnej. W tej sytuacji nie wystąpiłby obowiązek wpłaty przez członka zarządu podatku do spółki. Wówczas bowiem podatek byłby pobierany od jego należności głównej oraz zwracanej przez spółkę kwoty.

Zasadniczo wydatki na zakwaterowanie członka zarządu w Polsce nie są kosztami uzyskania przychodu. Jego podróży z Holandii do siedziby spółki w Polsce nie można traktować jako podróży służbowej. Koszty jego utrzymania w Polsce są jego prywatnymi kosztami. Jeżeli jednak zobowiązanie do ich pokrycia lub zwrotu wynika z uchwały wspólników i traktowane jest jako składnik jego wynagrodzenia, to wówczas może ono stanowić koszt uzyskania przychodu. Wydaje się jednak, że z punktu widzenia racjonalności ekonomicznej uchwała powinna określać pewien limit takich wydatków.