Komentarz do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Dokumenty w języku polskim

Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy ani komentowanego rozporządzenia tego nie regulują, ale co do zasady dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracownika powinny być sporządzone w języku polskim. Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się bowiem języka polskiego (art. 1 pkt 3 i art. 8 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim - Dz.U. z 2018 r. poz. 931).

Natomiast dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Jeżeli jednak osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim, podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim. Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem i niebędącej obywatelem polskim (art. 8 ust. 1a i ust. 1b ustawy o języku polskim).

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 komentowanego rozporządzenia). Warto zwrócić uwagę, że prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy nie jest tożsame z prowadzeniem przez pracodawcę akt osobowych pracowników. Rozporządzenie ściśle bowiem określa sposób prowadzenia akt osobowych.

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 komentowanego rozporządzenia).

UWAGA!

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracowników mogą być prowadzone zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Skutki nieprowadzenia dokumentacji

Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, którzy nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników lub pozostawią dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy).

Zarówno akta osobowe, jak i wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy mają istotne znaczenie dowodowe z punktu widzenia praw pracowników, zwłaszcza w kontekście ustalania obecnie i w przyszłości uprawnień do różnego rodzaju świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz w razie ewentualnego sporu pracownika z pracodawcą. Brak akt osobowych i dokumentacji zawsze działa na niekorzyść pracodawcy, gdyż to on jako podmiot zobowiązany do gromadzenia dokumentów w określony przepisami sposób nie wypełnił tego obowiązku. W przypadku sporu sądowego to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodu (art. 6 Kodeksu cywilnego). Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579), wskazując, że: "(...) pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia".

Formy zatrudnienia inne niż umowa o pracę

Przepisy komentowanego rozporządzenia mają zastosowanie w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale także na podstawie innych aktów. Stosunek pracy może bowiem zostać nawiązany także na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę, z różnicami wynikającymi z odrębnych przepisów.

Przykładowo zgodnie z art. 17 ustawy z 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze (Dz.U. z 2018 r. poz. 1183 ze zm.) przy ministrze właściwym do spraw transportu działa Państwowa Komisja Badania Wypadków Lotniczych. W zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy do członków Komisji stosuje się przepisy Kodeksu pracy, z zastrzeżeniem przepisów tej ustawy. Zatem i dla takich osób prowadzi się akta osobowe oraz dokumentację pracowniczą.

Akta osobowe pracowników

Tak jak dotychczas podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. Akta osobowe dzielą się na 4 części obejmujące:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych), oraz

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (część D akt osobowych).

Część A akt osobowych pracownika (I stopień)

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w części A akt osobowych są przechowywane oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie, a także skierowania oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów dotyczy oczywiście przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia).

Dokumenty wymagane przez pracodawcę

Dokumentami, których pracodawca wymaga od kandydata do pracy, są skierowanie na badania lekarskie od poprzedniego pracodawcy i orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydane po poddaniu się przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie wstępnym badaniom lekarskim. Nie można bowiem dopuścić do pracy pracownika, który nie ma takiego orzeczenia (art. 229 § 1 pkt 1 i § 4 Kodeksu pracy). Natomiast skierowanie na badania ma znaczenie w przypadku nawiązywania stosunku pracy z kolejnym pracodawcą na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli osoba przedstawi pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, to nie musi kierować pracownika na badania wstępne. Nie dotyczy to osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (art. 229 § 1 pkt 2 i § 1¹ Kodeksu pracy).

Ważnym dokumentem, którego pracodawca może wymagać od kandydata do pracy, jest kwestionariusz osobowy zawierający przede wszystkim dane identyfikujące osobę ubiegającą się o zatrudnienie i wskazujące na jej wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe. Zakres danych z tego kwestionariusza, żądanych przez pracodawcę, nie może wykraczać poza zakres danych, o których mowa w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Na podstawie tego przepisu pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Obecnie nie ma w komentowanym rozporządzeniu wzoru kwestionariusza osobowego, zatem pracodawca może opracować własny wzór kwestionariusza, zgodny z art. 22¹ Kodeksu pracy, albo zastosować pomocniczy wzór opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy).

PRZYKŁAD

Pracodawca, zamiast żądać od pracowników wypełnienia kwestionariusza osobowego, wymaga od nich składania życiorysu bądź CV. Takie dokumenty zamieszcza w części A akt osobowych. Jeżeli treść informacji zawarta w życiorysie lub CV, wymaganych przez pracodawcę, nie wykracza poza dane określone w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, to takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne. Nieistotna jest bowiem w tym przypadku nazwa dokumentu, lecz jego treść.

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę

Dokumenty dobrowolnie przedstawiane przez kandydata do pracy

Komentowane rozporządzenie nie określa, jakie dokumenty osoba ubiegająca się o zatrudnienie może przedłożyć pracodawcy z własnej inicjatywy, ale należy uznać, że mogą o być:

● świadectwa pracy za okresy zatrudnienia, które skończyły się w poprzednich latach kalendarzowych - na ich podstawie pracodawca ustala staż pracy pracownika, od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych, dlatego ich przedstawienie leży w interesie pracownika;

● inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia pracownika - są one przedstawiane wówczas, gdy pracownik z różnych względów nie dysponuje świadectwami pracy za pewne okresy, np. zaświadczenia o zatrudnieniu, wyroki sądowe (ocena wiarygodności tych dokumentów należy do pracodawcy; jeżeli pracodawca ich nie uwzględni przy ustalaniu stażu pracy pracownika, pracownik może tego dochodzić przed sądem pracy),

● dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy - najczęściej jest to orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (podstawa do korzystania ze skróconego czasu pracy, dodatkowego urlopu wypoczynkowego, dodatkowej przerwy w pracy).

Kandydat do pracy może także dobrowolnie podać wiele innych informacji, które nie są wymagane przez przepisy prawa pracy.

PRZYKŁAD

Osoba ubiegająca się o pracę na stanowisku doradcy klienta u operatora telefonii komórkowej dobrowolnie przedłożyła pracodawcy zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca sporządził na tę okoliczność notatkę służbową, skserował otrzymane zaświadczenie i zamieścił ten dokument w części A akt osobowych.

Pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika fotografii. Jeżeli zatem nie ma szczególnych przepisów odrębnych nakazujących kandydatom złożenie fotografii w związku z procesem rekrutacji, to pracodawca nie może żądać od kandydata przesłania fotografii. Kandydat może oczywiście złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy.

Dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy są z reguły świadectwa i dyplomy ukończenia szkół, zaświadczenia o przebytych kursach i szkoleniach itp. Kandydat do pracy może przedstawić jakiekolwiek dokumenty, które potwierdzają jego kwalifikacje zawodowe.

UWAGA!

Pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy jego fotografii.

Część B akt osobowych pracownika

W części B akt osobowych są gromadzone i przechowywane oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

2) umowa o pracę, a jeżeli nie została zawarta umowa w formie pisemnej, potwierdzenie ustaleń dotyczących stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

3) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli taki został sporządzony przez pracodawcę,

4) dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

5) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami i zasadami bhp oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą zawodową,

6) potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz ich zmianie, celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, a także o ryzyku zawodowym,

7) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami,

8) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp,

9) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie,

10) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika, związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dotyczące nagród i wyróżnień, związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich, a także z korzystaniem z urlopu bezpłatnego,

11) dokumenty dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,

12) umowa o zakazie konkurencji,

13) wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy,

14) dokumenty dotyczące współdziałania pracodawcy z zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania oraz dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy.

Katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy (§ 3 pkt 2 komentowanego rozporządzenia). W tej części mogą być również przechowywane innego rodzaju dokumenty związane z szeregiem szczególnych regulacji prawnych dotyczących określonych grup pracowników, np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych.

Dodatkowe dokumenty przedstawiane przez pracownika

Już po zawarciu umowy o pracę, tj. po zatrudnieniu danej osoby, pracodawca ma prawo żądać od niej kolejnych danych osobowych (art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy). Na podstawie tego przepisu pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania:

● numeru PESEL,

● innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

● numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracownik ma obowiązek podania danych dotyczących dzieci tylko wówczas, gdy zamierza korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem. W przeciwnym razie nie musi informować o tym pracodawcy. Może też ujawnić fakt posiadania dzieci nie w momencie zatrudniania go, ale dopiero w trakcie zatrudnienia, np. po kilku miesiącach albo nawet latach.

Od pracownika, tak samo jak od kandydata do pracy, nie można natomiast żądać nazwiska rodowego matki. W przepisach prawa pracy nazwisko rodowe matki nie jest wymienione wśród danych, których można żądać od pracownika lub kandydata do pracy.

Pracodawca nie może także zamieszczać w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego. Dowód osobisty zawiera bowiem m.in. dane, których pracodawca nie może żądać od pracownika.

W praktyce wielu pracodawców stosuje jeden kwestionariusz przy zatrudnianiu pracowników. Jednak w takim przypadku z kwestionariusza powinno jasno wynikać, które dane osoba jest zobowiązana podać przy ubieganiu się o zatrudnienie, a które dane powinny być uzupełnione dopiero po zatrudnieniu tej osoby (tj. po zawarciu umowy o pracę).

Wzór kwestionariusza osobowego pracownika

Sporządzanie umowy o pracę

Umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 zd. 1 Kodeksu pracy). Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy). Choć nie wynika to obecnie z przepisów Kodeksu pracy ani komentowanego rozporządzenia, zarówno umowa o pracę, jak i jej potwierdzenie powinny zostać sporządzone co najmniej w dwóch jednakowych egzemplarzach, przy czym jeden z nich powinien zostać doręczony pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

Rozporządzenie nie zawiera wzoru umowy o pracę. Pomocniczy wzór został opublikowany na stronie MRPiPS i choć jest zgodny z art. 29 § 1 Kodeksu pracy, który określa elementy umowy o pracę, to nie ma on powszechnie obowiązującego charakteru. Pracodawca może więc stosować swoje własne wzory umów o pracę. Z przepisu art. 29 § 1 Kodeksu pracy wynika, że umowa o pracę powinna zawierać:

● strony umowy,

● rodzaj umowy,

● datę jej zawarcia,

● warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.

Natomiast obowiązek wskazania dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do otrzymania, oprócz normalnego wynagrodzenia, także dodatku takiego jak za godziny nadliczbowe, dotyczy tylko umów o pracę zawieranych z pracownikami zatrudnianymi na niepełny etat (art. 151 § 5 Kodeksu pracy).

Jeżeli wymiar czasu pracy pracownika zmienia się z pełnego na niepełny w trakcie zatrudnienia, to wraz ze zmianą etatu powyższą klauzulę należy wprowadzić do umowy (w drodze aneksu).

Obecnie w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony:

● w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

● w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

● w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

jest obowiązek określenia w umowie o pracę tego celu lub tych okoliczności, przez zamieszczenie informacji o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy, bez zachowania limitów wynikających z Kodeksu pracy. W wymienionych 4 przypadkach umowy na czas określony nie podlegają limitom dotyczącym ich długości (maksymalnie 33 miesiące) i liczby (maksymalnie 3 z tym samym pracownikiem). Stosowna informacja w tym zakresie musi być zawarta w umowie o pracę.

Przykładowy wzór wskazania przyczyny obiektywnej uzasadniającej zawarcie umowy o pracę na czas określony powyżej ustawowych limitów

Wzór umowy o pracę

Potwierdzenie zapoznania się z przepisami

Pracodawca ma obowiązek uzyskania od pracownika - jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy - pisemnych potwierdzeń, z których wynika, że pracownik został zapoznany z:

● treścią regulaminu pracy,

● informacją dotyczącą warunków zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3³ i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy);

● przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

● zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

● obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy (dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy).

Ponadto pracodawca zawiadamia pracownika o:

● celu, zakresie oraz sposobie monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy);

● ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy).

Uzyskanie takich potwierdzeń jest korzystne dla pracodawcy, gdyż uprawdopodobnia, że prawidłowo wywiązał się on ze swoich obowiązków.

Wydawanie legitymacji

Część pracodawców stosuje w swoich zakładach pracy legitymacje służbowe, przepustki albo inne dokumenty upoważniające pracowników do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Wprowadzenie takich dokumentów zależy tylko od woli pracodawcy i nie jest obowiązkowe. Pracodawca może domagać się od pracownika zdjęcia, jeżeli jest mu ono potrzebne np. do legitymacji czy identyfikatora, ale pod warunkiem że z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, iż pracownicy mają obowiązek nosić identyfikatory czy legitymacje służbowe ze zdjęciem. Jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych nie ma takiego wymogu, to aby zamieścić zdjęcie pracownika na identyfikatorze, pracodawca musi mieć na to jego zgodę.

Włączanie notatek do akt osobowych

Sąd Najwyższy w uchwale z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332) wypowiedział się na temat przechowywania w aktach osobowych notatek dotyczących niewywiązywania się pracownika z obowiązków służbowych. Zgodnie z tą uchwałą "(...) pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego ich gromadzenia w ramach tych akt" (w omawianym orzeczeniu pracodawca przechowywał takie notatki w sekretariacie biura). Ponadto z wyroku SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSP 2003/6/83, OSNP 2004/7/118) wynika, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika.

Część C akt osobowych pracownika

W części C akt osobowych, tak jak dotychczas, należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

1) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę (dotyczące wszystkich oświadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy z inicjatywy zarówno pracownika, jak i pracodawcy),

2) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

3) kopię wydanego świadectwa pracy,

4) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,

5) dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia za pracę,

6) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,

7) skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części C również jest otwarty. Oznacza to, że w tej części mogą być przechowywane inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę

Nowa część D akt osobowych pracownika

W odrębnej, nowej części D akt osobowych będą przechowywane odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Układ chronologiczny akt osobowych

Tak jak dotychczas oświadczenia lub dokumenty mają być, zgodnie z nowym rozporządzeniem, przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, przy czym każda z części akt osobowych będzie zawierała pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Będzie to dotyczyło akt osobowych prowadzonych zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Dodatkowo przewiduje się możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. część A1 - dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, część B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, część C1 - oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, część C2 - wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.). W przypadku skorzystania z tej możliwości przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Części D może być także dzielona na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej lub np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej. W tym przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie odnosiło się do każdej części dotyczącej danej kary.

Z upływem daty zatarcia kary usunięciu będzie podlegała cała część dotycząca danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar będzie się przyporządkowywać następujące po sobie numery (§ 4 rozporządzenia).

PRZYKŁAD

Pracownik został ukarany karą porządkową, o czym został zawiadomiony przez pracodawcę. Dokument ten powinien zostać włączony do części D akt i otrzymać numer. Po zatarciu kary dokumenty związane z ukaraniem pracownika powinny zostać usunięte, a pozostałe dokumenty w tej części przenumerowane.

Inne dokumenty tworzące dokumentację pracowniczą

Od 1 stycznia 2019 r. na dokumentację pracowniczą, oprócz akt osobowych - zgodnie z § 6 komentowanego rozporządzenia - składają się także:

● dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy (zestawienie bardziej rozbudowane niż obowiązujące do końca 2018 r.),

● dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z urlopu,

● karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz

● karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwacje.

UWAGA!

W aktach osobowych pracowników nie zamieszcza się wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Dokumentacja w sprawach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera wykaz dokumentów zaliczanych do ewidencji czasu pracy. Jest to wyczerpujący katalog zawartości ewidencji czasu pracy przechowywanej dla każdego pracownika. Należy uznać, że nie ma obowiązku przechowywania w nim innych dokumentów, np. harmonogramów czasu pracy poszczególnych pracowników. Obecny katalog dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy został znacznie rozszerzony w porównaniu z dotychczasowym. Pracodawca prowadzi powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 komentowanego rozporządzenia). Zgodnie z nowym rozporządzeniem dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy obejmuje:

● ewidencję czasu pracy zawierającą informację o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (przy czym zwolnienia od pracy ze wskazaniem rodzaju będą dotyczyły zwolnień ustawowych, np. przerw na karmienie dziecka piersią lub zwolnień pracownika wychowującego dziecko do 14 lat, natomiast usprawiedliwione nieobecności w pracy będą dotyczyły np. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych), wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

● wnioski pracownika dotyczące: udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, stosowania indywidualnego, ruchomego i elastycznego rozkładu czas pracy, systemu skróconego tygodnia pracy oraz weekendowego systemu czasu pracy;

● dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;

● zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. d komentowanego rozporządzenia).

PRZYKŁAD

Pracownik wychowujący niepełnosprawne dziecko wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o objęcie go przerywanym czasem pracy. Jego wniosek został uwzględniony, zatem wniosek i kopia odpowiedzi pracodawcy na ten wniosek powinny zostać włączone do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, a nie do części B akt osobowych.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zobowiązują pracodawcy do przechowywania zarówno w aktach osobowych, jak i w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy harmonogramów czasu pracy. Przepis § 6 komentowanego rozporządzenia wskazuje w sposób wyczerpujący zakres dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.

Przejęcie zakładu pracy a dokumentacja

W okolicznościach przejęcia pracodawcy następca prawny wchodzi w prawa i obowiązki dotychczasowego pracodawcy, a stosunki pracy pracowników trwają nadal. Przejęcie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników z poprzedniego zakładu jest zatem istotne z punktu widzenia uprawnień pracowniczych. Dokumenty te będą potrzebne np. przy wystawianiu przejętemu pracownikowi świadectwa pracy lub ustalaniu uprawnień pracowniczych.

W przypadku, o którym mowa w art. 23¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 komentowanego rozporządzenia). Jest to konieczne z punktu widzenia ustalania uprawnień pracowniczych.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu. Taki dokument trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 94⁸ Kodeksu pracy).

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z nowym rozporządzeniem pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 komentowanego rozporządzenia).

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej wymaga wykorzystania w tym celu systemu teleinformatycznego zapewniającego integralność przechowywanych dokumentów elektronicznych i metadanych odnoszących się do tych dokumentów, rozpoznawanie użytkowników tego systemu i rejestrację dokonywanych przez nich zmian. Taki system ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom skuteczne wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk (§ 9 komentowanego rozporządzenia). System teleinformatyczny powinien zapewniać też funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zapewnienie możliwości "skutecznego wyszukiwania dokumentacji" w systemie teleinformatycznym, ma w tym przypadku na celu wykluczenie stosowania systemów teleinformatycznych, w których dokumentacja byłaby gromadzona i przechowywana, ale jej odnajdywanie wymagałoby przeglądania kolejnych odwzorowań cyfrowych (skanów) zapisanych w folderze o przypadkowej nazwie i zapoznawania się z ich treścią. Taki sposób pracy w systemie byłby nie tylko czasochłonny, ale powodowałby jednocześnie niepotrzebne przeglądanie treści dokumentów, które nie stanowią celu wyszukiwania.

Przechowywanie dokumentacji w systemie teleinformatycznym wymaga zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie dokumentacji przed jej utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych (§ 10 komentowanego rozporządzenia).

Zastosowane dla dokumentacji elektronicznej rozwiązania mają być adekwatne do potrzeb oraz mają zapewnić dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji, a odwzorowania cyfrowe mają być wykonywane z należytą starannością i jakością techniczną, dla której minimalne wymagania określono w załączniku do rozporządzenia (§ 12 komentowanego rozporządzenia).

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji (§ 11 komentowanego rozporządzenia). Pracownik odbiera dokument w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Po bezskutecznej próbie zwrotu dokumentu pracownikowi pracodawca może go zniszczyć.

Zastosowane w tym przypadku pojęcie "używalność" jest powszechnie zrozumiałe w odniesieniu do systemów teleinformatycznych, a w takim systemie będzie przechowywana dokumentacja elektroniczna. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN "używalność" znaczy "1. «przydatność do tego, żeby być używanym» 2. «możność korzystania z czegoś» i takie ma też znaczenie w stosunku do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej. Wymóg używalności dokumentacji został wskazany w kontekście okresu jej przechowywania, co oznacza, że bez względu na zachodzące zmiany technologiczne musi być zapewniona możliwość korzystania z dokumentacji.

Zachowanie przez pracodawcę powyższych wymagań powinno zagwarantować wiarygodność i bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej równoważne temu, jakie zapewnia dokumentacja przechowywana w tradycyjnej, papierowej postaci.

Dostosowanie dotychczasowej elektronicznej dokumentacji do nowych przepisów

Pracodawcy stosujący od lat wersję elektroniczną dokumentacji pracowniczej jako pomocniczą formę jej przechowywania i prowadzenia, chcący kontynuować prowadzenie dokumentacji tylko w takiej formie, 1 stycznia 2019 r. powinni zmienić postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną) i dostosować ją do wymagań rozporządzenia.

Nie ma także przeszkód, aby dokumentacja pracownicza była prowadzona, w taki sposób, że np. akta papierowe są prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu, a elektroniczne jako forma pomocnicza, albo odwrotnie.

Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi

W celu zapewnienia interoperacyjności ustalono minimalny zestaw elementów informacyjnych (metadanych), jakie muszą być przyporządkowane do każdego dokumentu elektronicznego, stanowiącego część dokumentacji pracowniczej. Dzięki określonej w § 13 ust. 1 komentowanego rozporządzenia zasadzie dodawania do każdego dokumentu elektronicznego metadanych, bez względu na to, jaka część dokumentacji pracowniczej będzie podlegała przenoszeniu bądź wydawaniu, będzie można tę dokumentację poprawnie odczytać i zinterpretować za pomocą tych samych narzędzi. Tak samo będzie zarówno w przypadku, gdy przeniesienie będzie dotyczyło kompletnej dokumentacji pracowniczej kilkuset pracowników, jak i wówczas, gdy będzie udostępniany tylko jeden dokument.

Odbiór dokumentacji pracowniczej

Odebranie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej postaci będzie możliwe w terminie 30 dni od dnia odebrania zawiadomienia w tej sprawie. Informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji są doręczane za pokwitowaniem osobiście albo przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli zawiadomienie doręczane przez operatora pocztowego nie zostanie odebrane, operator pozostawi zawiadomienie o możliwości odbioru informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania. W przypadku niepodjęcia tych dokumentów w tym terminie operator pozostawi powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie informacji lub zawiadomienia będzie się uważało za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. 14-dniowego terminu, a informację lub zawiadomienie będzie się włączać odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 komentowanego rozporządzenia).

Odbiór papierowej dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za pokwitowaniem przez pracownika, byłego pracownika albo osoby upoważnionej. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej nastąpi na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

PRZYKŁAD

Pracownik został zawiadomiony o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pierwszego zawiadomienia nie odebrał, natomiast zgodnie ze zwrotką z poczty 14-dniowy termin od pierwszego zawiadomienia upłynął 15 lutego 2019 r. A zatem od tego dnia należy liczyć 30 dni, w ciągu których pracownik może odebrać dokumentację (termin upłynie 18 marca 2019 r., tj. w pierwszym dniu roboczym po dniu, w którym upływa termin (17 marca 2019 r. przypada bowiem w niedzielę).

Wydawanie kopii dokumentacji

W obecnym stanie prawnym pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek (złożony zgodnie z art. 94¹² Kodeksu pracy) pracownika lub byłego pracownika albo uprawnionych osób, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca na wniosek pracownika wydaje kopię całości lub części tej dokumentacji (§ 18 komentowanego rozporządzenia):

1) w postaci papierowej, opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, potwierdzającymi zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę w postaci elektronicznej wydanie kopii jej całości lub części nastąpi:

1) w postaci elektronicznej albo

2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej.

Termin na wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku wynosi 30 dni od dnia jego otrzymania. Taki wniosek będzie się dołączało odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Dokumentowanie chorób zawodowych i wypadków przy pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

W razie wypadku przy pracy pracodawca jest zobowiązany:

● podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie,

● zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym,

● ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku,

● zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom (art. 234 Kodeksu pracy).

Pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Sporządzona podczas prowadzenia powyższych działań dokumentacja musi być przechowywana przez pracodawcę.

Pracodawca jest także zobowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy oraz przechowywać przez 10 lat protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową (art. 234 § 3 i § 3¹ Kodeksu pracy). Ponadto pracodawca musi prowadzić rejestr obejmujący przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 Kodeksu pracy).

Najczęściej tego rodzaju dokumentacja jest prowadzona zbiorczo dla wszystkich pracowników przez służby bhp zatrudnione w zakładzie pracy i nie stanowi ona obecnie części akt osobowych ani dokumentacji pracowniczej.

Przepisy przejściowe

Nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej, od dnia jego wejścia w życie, ma w całości zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowo zatrudnionych pracowników (§ 19 komentowanego rozporządzenia).

Natomiast w przypadku dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, pracodawca ma wybór postępowania odnośnie do dokumentacji zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. Według wyboru pracodawcy możliwe jest jej dostosowanie do przepisów nowego rozporządzenia (tj. dokonanie przeglądu dotychczasowej dokumentacji i jej uporządkowanie zgodnie z nowymi zasadami) albo przechowywanie takiej dokumentacji w niezmienionej formie.

Nie będzie to jednak dotyczyło ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika 1 stycznia 2019 r. pracodawca zastosuje przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował nowe rozporządzenie (§ 20 ust. 3 komentowanego rozporządzenia).

PRZYKŁAD

Dokumentacja pracownika jest prowadzona od dnia jego zatrudnienia, tj. 1 stycznia 2018 r. Zatem od 1 stycznia 2019 r. od pracodawcy zależy, czy pozostawi tę część dokumentacji w dotychczasowej formie, czy dostosuje ją do zasad wynikających z nowego rozporządzenia o dokumentacji.