Jak prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe w formie elektronicznej

Przejmuję księgi jednostki, która prowadzi je w formie papierowej. Chciałabym to usprawnić i przejść na wersję elektroniczną. Na co powinnam zwrócić uwagę? Interesuje mnie zwłaszcza kwestia przechowywania zarówno samych ksiąg, jak i dokumentów źródłowych

Prawidłowe udokumentowanie zdarzeń i operacji gospodarczych oraz przechowywanie zbiorów źródłowych jest jednym z elementów realizacji bezbłędnego i rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przechowywania ich zbiorów, określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: u.r.), a zgodnie z nią to na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek przyjęcia wewnętrznych procedur w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z księgami rachunkowymi jednostki. Co ważne, opracowanie efektywnych i zgodnych z przepisami zasad przechowywania dokumentacji zawierającej zbiory ksiąg rachunkowych musi być poprzedzone analizą wytycznych jednostki nadrzędnej i rozwiązań wypracowanych w praktyce. A tu szczególną uwagę należy zwrócić na zapisy obligujące jednostkę do przechowywania dowodów księgowych, które w przyszłości mogą być niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, nie należy bowiem zapominać, że środki trwałe inwentaryzuje się również metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości. Warto też podkreślić, że forma przechowywania dokumentacji dotyczącej ksiąg rachunkowych nie została narzucona w u.r. i może być również prowadzona z wykorzystaniem technik komputerowych przy zachowaniu określonych zasad.