Błędy w ofertach – co i jak może poprawić zamawiający

Część błędów popełnianych przez wykonawców nie skutkuje odrzuceniem oferty – w takich sytuacjach na zamawiającym spoczywa obowiązek skorygowania oczywistej omyłki w jej treści. Druga kategoria to błędy o charakterze istotnym, które stanowią bezwzględną przesłankę odrzucenia oferty – ich katalog jest zamknięty. Granica między nimi to jedno z bardziej wymagających zagadnień praktyki zamówień publicznych.

wezwanie do wyjaśnień

Skorzystanie z wezwania może pomóc zamawiającemu ustalić rzeczywistą treść oświadczenia woli wykonawcy.

Podstawą wezwania do wyjaśnień jest art. 223 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.). Przewiduje możliwość wyjaśnienia treści złożonych ofert, przedmiotowych środków dowodowych i innych złożonych przez wykonawcę dokumentów lub oświadczeń.

Kiedy uprawnienie, a kiedy obowiązek

Przepisy p.z.p. nie nałożyły na zamawiającego obowiązku wyjaśnienia zawsze treści oferty. Ustawodawca pozostawił mu swobodę – gdy dany element treści złożonych ofert budzi jego wątpliwości, może go wyjaśnić. Zamawiający może być jednak do tego zobowiązany, jeśli zachodzą przesłanki jej odrzucenia ze względu na niezgodność z warunkami zamówienia.

Warto zaznaczyć, że wyjaśnienie treści oferty może zarówno prowadzić do sanacji oferty (np. poprzez poprawienie oczywistej omyłki), jak i wzmocnić stanowisko zamawiającego, że zachodzą przesłanki do jej odrzucenia. Dlatego w każdej sytuacji wątpliwej najpierw należy wyjaśnić treść oferty.

Niedopuszczalne w ramach procedury wyjaśniania jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz wprowadzanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści, z wyjątkiem poprawienia oczywistych omyłek oraz sytuacji określonej w art. 187 p.z.p., dotyczącej ofert składanych w trybie dialogu konkurencyjnego.

Należy zaznaczyć, że wprawdzie ustawodawca zakazał prowadzenia negocjacji, to jednak zakazu tego nie należy uważać za konieczność jednokrotnego wezwania do złożenia wyjaśnień. Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Izby Odwoławczej z 27 lipca 2021 r. (sygn. akt KIO 2028/21) brzmienie art. 223 ust. 1 p.z.p. nie daje podstaw do twierdzenia o dopuszczalności jedynie jednokrotnego wezwania wykonawcy do wyjaśnienia treści jego oferty. Nie ogranicza także w jakikolwiek sposób przyczyn, dla których zamawiający może kierować ponowne wezwanie.