Jak rozliczyć w VAT i PIT zapłatę za laptopy z pominięciem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności

Przedsiębiorca (zarejestrowany podatnik VAT czynny) prowadzi wyłącznie działalność opodatkowaną VAT obejmującą m.in. handel detaliczny sprzętem komputerowym. 3 sierpnia 2026 r. zakupił od firmy Y (zarejestrowany podatnik VAT czynny) cztery laptopy o łącznej wartości 24 600 zł brutto (w tym: kwota netto 20 000 zł, VAT: 4600 zł), które zostały wydane tego samego dnia. Zakupione laptopy stanowią dla przedsiębiorcy towary handlowe. Również 3 sierpnia 2026 r. firma Y na udokumentowanie sprzedaży wystawiła fakturę ustrukturyzowaną, która miała adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, natomiast nie zawierała wyrazów „metoda kasowa”. Przedsiębiorca otrzymał tę fakturę przy użyciu KSeF 3 sierpnia 2026 r. (data nadania numeru KSeF). Za zakupione laptopy przedsiębiorca zapłacił 5 sierpnia 2026 r. na rachunek bankowy firmy Y figurujący na białej liście podatników VAT, ale przez pomyłkę zwykłym przelewem, a nie w mechanizmie podzielonej płatności. Niestety firma Y nie zgadza się zwrócić otrzymanej zapłaty, aby mógł zapłacić ponownie już w mechanizmie podzielonej płatności.

Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, natomiast nie wybrał kasowego PIT. Na potrzeby PIT prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Przedsiębiorca rozlicza VAT i zaliczki na PIT na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Między przedsiębiorcą a firmą Y nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Jak przedsiębiorca powinien rozliczyć zakup laptopów na gruncie VAT oraz PIT? ©℗

VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. W analizowanej sprawie kwotę podatku naliczonego stanowi kwota VAT wynikająca z faktury otrzymanej od firmy Y, tj. 4600 zł.