Główny księgowy idzie na urlop – jak przygotować zastępstwo i zabezpieczyć terminy

Nieobecność głównego księgowego nie wstrzymuje płatności, prowadzenia ksiąg ani obowiązków sprawozdawczych jednostki. Przed rozpoczęciem jego urlopu trzeba określić zakres przejmowanych zadań, nadać odpowiednie upoważnienia i dostępy oraz uporządkować najważniejsze terminy. W jednostkach samorządu terytorialnego odrębnego sprawdzenia wymagają kontrasygnata skarbnika i zasady reprezentacji przy zawieraniu umów.

Skutki niedostatecznie przygotowanego zastępstwa najczęściej ujawniają się dopiero po rozpoczęciu urlopu. Okazuje się wówczas no., że zastępujący nie ma dostępu do systemu, nie został zgłoszony w banku, nie może podpisać deklaracji albo nie zna stanu prowadzonych spraw. W konsekwencji jednostka może mieć problem z zapłatą faktury, przekazaniem sprawozdania, rozliczeniem dotacji albo podpisaniem dokumentów związanych z realizacją umowy.

Przygotowanie zastępstwa powinno być zatem elementem zapewnienia ciągłości gospodarki finansowej jednostki, a nie jedynie nieformalnym uzgodnieniem wewnątrz działu księgowości.

Odpowiedzialność kierownika

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik. Na podstawie art. 53 ust. 2 może on powierzyć określone obowiązki w tym zakresie pracownikom jednostki. Przyjęcie tych zadań powinno zostać potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

Główny księgowy może przygotować wykaz spraw, zaproponować podział zadań i wskazać osobę znającą specyfikę pracy komórki finansowej. Formalne powierzenie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej należy jednak do kierownika jednostki.

Przed urlopem trzeba sprawdzić, czy obowiązujące dokumenty wskazują osobę zastępującą, okres i zakres zastępstwa, osobę odpowiedzialną za sporządzanie i przekazywanie sprawozdań oraz sprawy zastrzeżone dla kierownika jednostki albo innych osób.