Jak ująć zakup wody dla pracowników i kaucję za butelki?

PYTANIE: W spółce z o.o. pracownicy kupują za własne środki albo ze środków otrzymanej zaliczki wodę mineralną dla załogi. Woda jest sprzedawana w butelkach objętych kaucją, a faktury są wystawiane na spółkę. W jaki sposób zaksięgować zakup wody i kaucję oraz rozliczyć wydatek z pracownikiem?

ODPOWIEDŹ: Jeżeli faktura została wystawiona na spółkę, zakup wody należy ująć w jej księgach jako koszt świadczeń na rzecz pracowników, zgodnie z przyjętym przez spółkę planem kont. VAT naliczony można odliczyć, jeżeli zakup ma związek z działalnością opodatkowaną. Zwrotna kaucja nie stanowi kosztu – do czasu jej zwrotu lub utraty prawa do jej odzyskania powinna być wykazywana na koncie rozrachunkowym.

Jeżeli za zakup zapłacił pracownik z własnych środków, powstaje zobowiązanie spółki wobec niego. Gdy natomiast wykorzystał on otrzymaną zaliczkę, wartość zakupu należy rozliczyć z kwotą tej zaliczki.

Obowiązek pracodawcy

Paragraf 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wskazuje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Pracownikom zatrudnionym stale albo okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych należy natomiast, oprócz wody, zapewnić inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy oraz potrzeb fizjologicznych pracowników.

Z przepisu tego wynika, że pracodawca musi zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do wody zdatnej do picia, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Nie musi to jednak w każdym przypadku oznaczać zakupu wody mineralnej w butelkach. Pracodawca może wykonać obowiązek również w inny sposób, pod warunkiem że udostępniona woda jest zdatna do picia.

Od ogólnego obowiązku zapewnienia wody należy odróżnić obowiązek zapewnienia napojów profilaktycznych pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych.

► Czy pracodawca zawsze musi kupować wodę butelkowaną?

Przepisy zobowiązują pracodawcę do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, ale nie narzucają jednej formy wykonania tego obowiązku. W zależności od warunków w zakładzie pracy może to być woda butelkowana, dystrybutor albo woda z sieci wodociągowej, jeżeli jest zdatna do picia i łatwo dostępna dla pracowników.

Ogólne zasady

Jeżeli pracownik kupuje wodę z własnych środków albo ze środków otrzymanej zaliczki, operację należy ująć w księgach zgodnie z jej treścią ekonomiczną. Wynika to z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W przypadku zakupu opłaconego z własnych środków pracownika kwotę wynikającą z faktury można ująć bezpośrednio na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Nie jest również błędem wprowadzenie faktury na konto „Rozrachunki z dostawcami”, a następnie rozliczenie zapłaty dokonanej przez pracownika w korespondencji z kontem „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Koszt wody można ujmować na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” albo na odpowiednim koncie analitycznym przeznaczonym do ewidencji świadczeń na rzecz pracowników. Wynika to z tego, że na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia. Sposób ujęcia kosztu powinien być zgodny z zakładowym planem kont i rozwiązaniami przyjętymi przez spółkę.

Wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup napojów, w tym wody dla pracowników, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełniają ogólne warunki określone w ustawie o CIT.

Możliwe jest również odliczenie VAT, jeżeli zakup ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2021 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG. Organ wskazał, że zakup m.in. wody udostępnianej pracownikom w godzinach pracy zgodnie z par. 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP ma pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia VAT należy jednak każdorazowo ocenić z uwzględnieniem sposobu wykorzystania zakupionej wody oraz rodzaju działalności prowadzonej przez spółkę.

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego WBGT powyżej 25°C;
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza WCI powyżej 1000;
• przy pracach na otwartej przestrzeni, gdy temperatura otoczenia jest niższa niż 10°C albo wyższa niż 25°C;
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu przekraczający 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet;
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C. ©℗

Płatność z własnych środków zatrudnionego

Jeżeli pracownik zapłacił za fakturę z własnych środków, a system finansowo-księgowy pozwala na jej ujęcie bezpośrednio na koncie rozrachunków z pracownikiem, można zastosować następujące księgowania:

Faktura za wodę wystawiona na spółkę:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – wartość netto wody,
• Wn „VAT naliczony” – VAT podlegający odliczeniu,
• Wn „Pozostałe rozrachunki – kaucje” – wartość zwrotnej kaucji,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – łączna kwota zapłacona przez pracownika.

Zwrot pieniędzy pracownikowi:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Kasa” albo „Rachunek bankowy”.

Jeżeli spółka korzysta z prawa do odliczenia VAT, fakturę należy ująć w rejestrze VAT z danymi kontrahenta będącego dostawcą wody.

Przykład 1

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – 200 zł,
• Wn „VAT naliczony” – 46 zł,
• Wn „Pozostałe rozrachunki – kaucje” – 50 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – 296 zł.

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – 296 zł,
• Ma „Rachunek bankowy” – 296 zł.

Jeżeli system finansowo-księgowy uniemożliwia wprowadzenie faktury w korespondencji z kontem rozrachunków z pracownikami i jednoczesne ujęcie dokumentu w rejestrze VAT, można zastosować księgowania pośrednie.

Ewidencja księgowa będzie wtedy przebiegać w następujący sposób:

Faktura za wodę:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• Wn „VAT naliczony”,
• Wn „Pozostałe rozrachunki – kaucje”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

Rozliczenie płatności dokonanej przez pracownika:

• Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

W takim przypadku także rozliczenie z tytułu zapłaty będzie księgowane:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Kasa” albo „Rachunek bankowy”.

Rozliczenie zakupu sfinansowanego z zaliczki

Jeżeli pracownik kupił wodę ze środków otrzymanej wcześniej zaliczki, wypłatę zaliczki oraz jej wykorzystanie należy rozliczyć na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przykład 2

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki” – 400 zł,
• Ma „Kasa” albo „Rachunek bankowy” – 400 zł.

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – 200 zł,
• Wn „VAT naliczony” – 46 zł,
• Wn „Pozostałe rozrachunki – kaucje” – 50 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki” – 296 zł.

• Wn „Kasa” albo „Rachunek bankowy” – 104 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki” – 104 zł.

Kaucja

Kwota ujęta na koncie „Pozostałe rozrachunki – kaucje” powinna zostać rozliczona odrębnie od kosztu wody. Dopóki spółka może odzyskać kaucję po zwrocie butelek, stanowi ona należność, a nie koszt.

Zwrot kaucji spółce można ująć zapisem:

• Wn „Kasa” albo „Rachunek bankowy”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki – kaucje”.

Jeżeli butelki zwraca pracownik i to on otrzymuje kaucję, powinien rozliczyć tę kwotę ze spółką. Można wówczas zastosować zapis:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki – kaucje”.

Przekazanie odzyskanej kaucji do kasy albo na rachunek spółki zostanie ujęte:

• Wn „Kasa” albo „Rachunek bankowy”,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

► Jak zaksięgować kaucję, jeżeli butelki nie zostaną zwrócone?

Kwota ujęta w powyższych księgowaniach na koncie „Pozostałe rozrachunki – kaucje” powinna być rozliczana odrębnie, w zależności od tego, czy kaucja zostanie zwrócona.

Jeżeli już w chwili zakupu wiadomo, że butelki nie będą zwracane, kaucję można od razu ująć jako koszt. Może to być koszt zużycia materiałów – butelka stanowi bowiem opakowanie – albo koszt ujęty na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” jako element kosztu nabycia wody. Można również rozważyć ujęcie tej kwoty w pozostałych kosztach operacyjnych. Istotne jest podejście przyjęte przez spółkę w odniesieniu do butelek, w szczególności to, czy zakłada ona ich zwrot i motywuje pracowników do ich oddawania.

► Co należy sprawdzić przed rozliczeniem kaucji?

Spółka powinna ustalić, czy butelki są objęte ustawowym systemem kaucyjnym, czy stanowią opakowania zwrotne rozliczane na zasadach określonych przez dostawcę. Rozróżnienie ma znaczenie nie tylko dla sposobu dokumentowania zwrotu, lecz także dla rozliczenia VAT w przypadku niezwrócenia opakowań. ©℗

• art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 644)
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 779)
• art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811)
• par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169 poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)
• par. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1160)

Katarzyna Trzpioła

ekspert z zakresu finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW