Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 29

I. PRAWO PRACY

Praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników – rewolucyjne zmiany w Kodeksie pracy 3

1. Warunki kontroli trzeźwości pracowników 3

2. Prewencyjna kontrola trzeźwości pracowników 3

2.1. Skutki kontroli trzeźwości pracowników 4

3. Kontrola nie tylko pracowników 5

4. Definicja pracy zdalnej 5

4.1. Praca zdalna uzgodniona 6

4.2. Praca zdalna na polecenie pracodawcy 6

4.3. Praca zdalna na wiążący wniosek pracownika 7

4.4. Wprowadzenie pracy zdalnej 8

4.5. Obowiązki związane z pracą zdalną 8

4.6. Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną 9

4.7. Wyłączenia prac wykonywanych zdalnie w związku z bhp 10

5. Bhp podczas pracy zdalnej 10

5.1. Modyfikacje w zakresie szkoleń bhp 11

5.2. Ocena ryzyka zawodowego 11

5.3. Oględziny miejsca wypadku 11

6. Rezygnacja z pracy zdalnej 11

7. Zakaz dyskryminacji pracowników zdalnych 12

8. Praca zdalna okazjonalna 12

9. Ułatwienia w składaniu wniosków w ramach pracy zdalnej 12

10. Inne zmiany 13

Podsumowanie 13

II. WYNAGRODZENIA

Należności z tytułu podróży służbowych w kraju i za granicą po zmianach przepisów 14

Diety w wyjazdach krajowych 14

Inne należności z tytułu krajowej podróży służbowej 15

Diety w wyjazdach zagranicznych 15

Wyjazd zagraniczny – przejazd przez Polskę 18

Inne należności w zagranicznej podróży krajowej 18

Kiedy pracownikowi socjalnemu przysługuje dodatek terenowy 19

Pracownik socjalny w samorządowej jednostce organizacyjnej pomocy społecznej 19

Świadczenie pracy socjalnej lub przeprowadzanie wywiadów środowiskowych 20

Prawo pracownika centrum usług społecznych do dodatku terenowego 20

Wyższe zwroty za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych – zasady rozliczeń po zmianie przepisów 20

Nowe stawki kilometrówki 20

Zmienione kwoty ryczałtu 21

ZUS oraz PIT od kilometrówki i ryczałtu 22

Czy dodatkowe wynagrodzenie roczne wlicza się do podstawy wymiaru odprawy emerytalnej 23

Ustalanie podstawy odprawy emerytalnej 24

Przy ustalaniu odprawy emerytalnej nie wszystkie świadczenia należy uwzględniać 24

I. PRAWO PRACY

Praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników – rewolucyjne zmiany w Kodeksie pracy

Sejm uchwalił ostatecznie 13 stycznia 2023 r. nowelizację przewidującą wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Nowe regulacje dostosowują przepisy do aktualnej sytuacji na rynku pracy, gdzie praca zdalna stała się czymś powszechnym. Dają też pracodawcom uprawnienia do kontroli pracowników na zawartość alkoholu i narkotyków w organizmie.

Nowe przepisy dotyczące tzw. badania trzeźwości pracowników wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, natomiast przepisy o pracy zdalnej – po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia. Zgłoszone do nowelizacji poprawki Senatu zostały w całości odrzucone przez Sejm na posiedzeniu 13 stycznia 2023 r.

1. Warunki kontroli trzeźwości pracowników

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy nietrzeźwość pracownika będzie mogła być stwierdzona na dwa sposoby:

1) w przypadku określenia w przepisach wewnątrzzakładowych możliwości przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników pracodawca będzie mógł przeprowadzić samodzielną – prewencyjną – kontrolę trzeźwości, nawet gdy pracownik nie będzie wykazywał oznak bycia pod wpływem alkoholu,

2) jeśli pracodawca nie ustalił w przepisach wewnątrzzakładowych możliwości przeprowadzania kontroli, to w razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy pod wpływem alkoholu albo pił alkohol w pracy – badanie trzeźwości będzie mogła przeprowadzić policja (dotyczy to wszystkich pracowników).

Analogiczne zasady będą stosowane do sprawdzania, czy pracownik nie jest pod wpływem innych używek, np. narkotyków czy dopalaczy. Środki potocznie nazywane narkotykami w Kodeksie pracy zostały nazwane „środkami działającymi podobnie do alkoholu”. Ich wykaz zostanie określony w wydanym przez Ministra Zdrowia rozporządzeniu w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

2. Prewencyjna kontrola trzeźwości pracowników

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy kontrolą trzeźwości pracodawca może objąć tylko takich pracowników, których praca stwarza zagrożenie dla życia i zdrowia innych pracowników lub osób albo dla mienia (jakiegokolwiek, tj. nie tylko mienia pracodawcy, ale także mienia osób trzecich). Prewencyjna kontrola ma być przeprowadzana samodzielnie przez pracodawcę, co do zasady wobec pracowników niewykazujących oznak nietrzeźwości, ale także w przypadku gdy pracownicy objęci tą kontrolą będą wykazywali takie oznaki.

Pracodawca powinien ustalić w akcie wewnątrzzakładowym, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, wprowadzenie (prewencyjnej) kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych taką kontrolą i sposób jej przeprowadzania (w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania).

Przykładowe przepisy wewnątrzzakładowe obejmujące postanowienia w zakresie kontroli trzeźwości pracowników

Jeżeli pracodawca nie wprowadzi takich zapisów do regulaminu pracy, to kontrolę trzeźwości pracownika będzie mogła przeprowadzić tylko policja, którą pracodawca będzie mógł wezwać jedynie w razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik jest pod wpływem alkoholu.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w regulaminie pracy po wejściu w życie przepisów o kontroli trzeźwości, że codziennie przed dopuszczeniem do pracy będzie przeprowadzał badanie trzeźwości pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców. Takie ustalenie będzie dozwolone. W przypadku jego braku, aby przeprowadzić kontrolę trzeźwości kierowców, pracodawca powinien wezwać policję, o ile ma uzasadnione podejrzenie, że kierowca jest pod wpływem alkoholu (np. chwiejny chód, bełkotliwa mowa). Jeżeli zatem pracodawca chce dopuszczać do pracy kierowców tylko po przeprowadzeniu kontroli trzeźwości (nawet gdy nie wykazują oni oznak nietrzeźwości), to powinien wprowadzić takie zapisy do regulaminu.

Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22 § 2 Kodeksu pracy po nowelizacji).

W ramach tej samodzielnie przeprowadzanej kontroli pracodawca będzie mógł badać tylko wydychane przez pracownika powietrze. Badanie będzie mógł przeprowadzić jedynie urządzeniem posiadającym ważny certyfikat wzorcowania (sprawdzenie poprawności działania alkomatu przez porównanie jego wskazań ze wzorcem; wzorcowanie przeprowadza się tylko w laboratorium akredytowanym przez Polskie Centrum Akredytacji) lub kalibracji (czynność serwisowa, przeprowadzana w serwisie, polegająca przede wszystkim na regulacji urządzenia w celu uzyskania jak najlepszej dokładności pomiarowej).

O wprowadzeniu kontroli pracodawca będzie musiał poinformować zatrudnionych u siebie pracowników co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Natomiast w związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca będzie musiał przekazać mu (jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy) informacje dotyczące prewencyjnej kontroli trzeźwości. Informacje te pracodawca będzie mógł przedstawić w formie papierowej lub elektronicznej.

2.1. Skutki kontroli trzeźwości pracowników

Jeśli kontrola trzeźwości nie wykaże obecności alkoholu w organizmie pracownika, będzie on dopuszczany do pracy, a wynik tego badania nie będzie nigdzie przechowywany.

Definicje stanu po użyciu alkoholu i stanu nietrzeźwości

W przypadku gdy kontrola wykaże, że pracownik jest nietrzeźwy, pracodawca będzie miał obowiązek niedopuszczenia go do pracy, a informacje dotyczące wyników takiej kontroli umieści w aktach osobowych pracownika. Należy je przechowywać w części B – gdy mimo pozytywnego wyniku badania pracodawca nie zdecyduje się nawet na karę porządkową dla pracownika, w części D – gdy taka kara zostanie zastosowana, lub w części C – gdy na podstawie wyniku badania pracodawca od razu zdecyduje się na rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, w trybie art. 52 Kodeksu pracy. Takie informacje muszą zostać usunięte z akt osobowych w okresie nieprzekraczającym roku. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy stanowią one podstawę zastosowania kary porządkowej – wówczas należy je usunąć po roku nienagannej pracy pracownika wraz z innymi dokumentami zgromadzonymi w związku z tą karą. Jedynie w przypadku gdy informacje te mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, roczny okres przechowywania tych informacji ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracownika, że nie dopuszcza go do pracy z powodu jego nietrzeźwości. Będzie mógł to zrobić w dowolnej formie, w tym ustnej.

Na żądanie pracodawcy lub pracownika będzie mogła zostać wezwana policja, aby przeprowadziła badanie stanu trzeźwości pracownika.

Co do zasady policja powinna w pierwszej kolejności przeprowadzić badanie pracownika alkomatem, a badanie krwi na obecność alkoholu w organizmie pracownika policja będzie mogła zlecić np., gdy:

1) nie ma możliwości przeprowadzenia badania alkomatem,

2) pracownik odmówi poddania się badaniu alkomatem,

3) pracownik zażąda przeprowadzenia badania krwi,

4) stan pracownika uniemożliwi przeprowadzenie badania alkomatem (np. z powodu nietrzeźwości nie będzie w stanie posłużyć się alkomatem albo uniemożliwi mu to choroba),

5) nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Z badania trzeźwości policja sporządzi protokół, a następnie przekaże pracodawcy i pracownikowi pisemną informację zawierającą dane pracownika, datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik. Pracodawca będzie przechowywał tę informację w aktach osobowych pracownika na identycznych zasadach jak w przypadku dokumentów sporządzonych podczas badania przeprowadzonego przez pracodawcę.

W przypadku gdy badanie przeprowadzone przez policję wykaże, że pracownik jest trzeźwy – okres niedopuszczenia pracownika do pracy będzie okresem usprawiedliwionej nieobecności, za który pracownik otrzyma wynagrodzenie.

Jeśli badanie przeprowadzone przez policję potwierdzi, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu, decyzja o zakwalifikowaniu okresu niedopuszczenia go do pracy będzie należała do pracodawcy – będzie mógł uznać ją za nieobecność usprawiedliwioną (z wynagrodzeniem lub bez) albo nieobecność nieusprawiedliwioną (bez wynagrodzenia).

Pracodawca będzie mógł (ale nie będzie musiał) nałożyć na nietrzeźwego pracownika karę porządkową (karę upomnienia, nagany lub karę pieniężną), ale także rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracodawca będzie mógł zastosować jedną z tych sankcji albo obydwie.

Analogiczne zasady postępowania będą obowiązywały w przypadku kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu (tzw. narkotyków) w organizmach pracowników. Najważniejsza różnica będzie polegała na tym, że pracodawca i policja będą przeprowadzali badanie śliny pracownika narkotesterem (a nie wydychanego powietrza alkomatem). Policja będzie mogła zlecić w tej sytuacji badanie krwi lub moczu w tych samych przypadkach co przy badaniu krwi na obecność alkoholu.

3. Kontrola nie tylko pracowników

Przepisy dotyczące kontroli pracowników będą stosowane odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, a także do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł kontrolować trzeźwość (i pozostawanie pod wpływem narkotyków) nie tylko pracowników, ale np. także zleceniobiorców, wykonawców dzieła oraz osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą, a oni będą obowiązani poddać się tej kontroli.

4. Definicja pracy zdalnej

Po zmianach przepisów pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67Kodeksu pracy po nowelizacji). W praktyce oznacza to, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo tylko częściowo (praca hybrydowa), np. 2 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 3 dni w domu pracownika. Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (czyli zaakceptowane przez pracodawcę).

PRZYKŁAD

Pracownik co do zasady wykonuje pracę zdalną w swoim domu. W długi weekend planuje jednak wyjazd nad morze i informuje pracodawcę, że 2, 4 i 5 maja 2023 r. będzie pracował zdalnie z Sopotu (tu wskazuje adres hotelu). Jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę, to pracownik będzie mógł spędzić przedłużony weekend na wyjeździe i jednocześnie pracować w swoich rozkładowych dniach pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik, który jest informatykiem, w ramach swoich obowiązków zajmuje się m.in. prezentowaniem u potencjalnych klientów usług swojej firmy. Zatem część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, w tym także poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. W takim przypadku pracownik nie będzie mógł świadczyć pracy zdalnej na stałe, bo miejsce jej wykonywania zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi wzięcia udziału w spotkaniu u klienta i odbycie w związku z tym podróży służbowej).

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej (tak jak było dotychczas przy wykonywaniu telepracy), ale także np. telefon, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków.

PRZYKŁAD

Pracownik administracyjny ustalił z pracodawcą, że będzie wykonywał jednego dnia w tygodniu pracę zdalnie. Będzie wówczas analizował dokumenty i uzupełniał dokumentację służbową z całego tygodnia. Pracownik nie posiada służbowego telefonu i laptopa do pracy w domu. Nie ma jednak przeszkód, aby przez jeden dzień w tygodniu pracował w domu zdalnie bez tych narzędzi.

4.1. Praca zdalna uzgodniona

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia tego między stronami umowy o pracę przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (art. 67 Kodeksu pracy po nowelizacji).

Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej (np. w biurze) na pracę zdalną może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

W praktyce uzgodnienia powinny obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa (hybrydowa) czy całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik biurowy chciałby pracować hybrydowo (2 dni w burze i 3 dni w domu). W związku z tym wysłał do pracodawcy służbową pocztą elektroniczną wniosek w tej sprawie. Pracodawca wyraził e-mailem zgodę. Zatem doszło między nimi do porozumienia w tej sprawie. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy w trakcie zatrudnienia (na pracę zdalną) nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

4.2. Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Wykonywanie pracy zdalnej nadal będzie możliwe na polecenie pracodawcy. Wydanie takiego polecenia będzie jednak dopuszczalne tylko:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bhp w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Polecenie przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas.

Ponadto wydanie polecenia będzie w ogóle możliwe tylko wówczas, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia – oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy (dopiero oświadczenie pracownika w tym zakresie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia). Pracownik sam będzie dokonywał oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, a pracodawca nie będzie miał możliwości ich kwestionowania. Jeżeli więc pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków bądź złoży oświadczenie o braku warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania tego polecenia.

PRZYKŁAD

Pracodawca chce polecić pracownikowi pracę zdalną, ponieważ wskutek nawałnic doszło do poważnego uszkodzenia trakcji elektrycznej w zakładzie pracy i nie jest możliwe zapewnienie pracownikom warunków bhp. Pracownik oświadczył jednak, że nie ma możliwości lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej (mieszka w kawalerce z żoną i małym dzieckiem, nie ma możliwości wydzielenia sobie stanowiska pracy i w związku z tym warunków do pracy). W takim przypadku pracodawca nie może polecić pracy zdalnej, ale także nie może dopuścić pracownika do pracy z zakładzie pracy, więc pracownik będzie pozostawał w gotowości do pracy, której nie może wykonywać z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, i będzie mu przysługiwało wynagrodzenie przestojowe.

Przepisy Kodeksu pracy (art. 67 § 4 Kodeksu pracy po nowelizacji) przewidują także możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej (np. jeśli pracodawca uzna, że ustała już przyczyna, dla której wydano takie polecenie). Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem (dnia, w którym pracodawca cofnął polecenie pracy zdalnej, nie będzie się zaliczało do tego terminu).

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje zdalnie na polecenie pracodawcy, jednak zmieniły się warunki w zakładzie pracy i pracodawca chce, aby wszyscy wrócili do pracy w biurze. W związku z tym 14 maja 2023 r. poinformował, że cofa polecenie pracy zdalnej i wzywa pracownika do biura. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany do stawienia się w biurze 17 maja 2023 r.

Natomiast w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiającej dalsze wykonywanie pracy zdalnej, pracownik będzie zobowiązany poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 67§ 5 Kodeksu pracy po nowelizacji), a pracownik niezwłocznie (nawet tego samego dnia) powinien stawić się w zakładzie pracy.

4.3. Praca zdalna na wiążący wniosek pracownika

Nowe przepisy Kodeksu pracy (art. 67 § 6 Kodeksu pracy po nowelizacji) przewidują, że co do zasady wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie jest dla pracodawcy wiążący.

Jednak w przepisach przewidziano, że taki wniosek złożony przez pracowników należących do określonych grup pracowników jest względnie wiążący dla pracodawcy. Dotyczy to wniosków o pracę zdalną składanych przez:

1) pracownice w ciąży,

2) pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

3) pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

4) pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

5) pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach oświatowych,

6) pracowników sprawujących opiekę nad innym (niż dziecko) członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Składanie wiążącego pracodawcę wniosku o pracę zdalną przez pracowników-rodziców dzieci niepełnosprawnych będzie możliwe także po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Wniosek o pracę zdalną jest względnie wiążący dla pracodawcy, co oznacza, że może on odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca musi poinformować pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej) o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownica opiekuje się 25-letnim synem niezdolnym do samodzielnej egzystencji i mającym orzeczoną w związku z tym niepełnosprawność. Jest zatrudniona w zakładzie produkcyjnym, który zajmuje się produkcją części do maszyn rolniczych. Jej praca jest wykonywana przy taśmie produkcyjnej w pakowalni. Jeżeli pracownica złożyłaby wniosek o pracę zdalną, to pracodawca mógłby odmówić uwzględnienia takiego wniosku, ponieważ rodzaj wykonywanej przez nią pracy obiektywnie uniemożliwia wykonywanie zadań w systemie zdalnym.

Wystąpienie z wiążącym wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez ww. pracownika nie będzie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

4.4. Wprowadzenie pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej (art. 67 Kodeksu pracy po nowelizacji) będą określane w:

a) porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,

b) regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (wówczas – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określało polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.

Kodeks pracy określa także minimalną treść porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej. Mają one określać w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika zdalnego, np. potwierdzanie obecności w pracy,

5) zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,

6) zasady kontroli w zakresie bhp,

7) zasady kontroli przestrzegania bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy nie zawarto porozumienia w sprawie pracy zdalnej ze związkami zawodowymi ani nie został wydany regulamin w tej sprawie. Pracownik chciałby pracować zdalnie i złożył w tej sprawie wniosek. Pracodawca może (ale nie musi) go uwzględnić. Jeżeli wniosek zostanie uwzględniony, to z pracownikiem powinno zostać zawarte indywidualne porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej, w tym także określające reguły pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

4.5. Obowiązki związane z pracą zdalną

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej pracodawca ma liczne obowiązki wobec pracowników. Przedstawiamy je poniżej.

a) Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy)

Nowe przepisy przewidują obowiązek rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (w przypadku uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej przez pracownika przy zawieraniu umowy o pracę) oraz treść informacji przekazywanej pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej (w przypadku zmiany formy wykonywania pracy na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia).

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna obejmować dodatkowo co najmniej:

1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której jest stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,

2) wskazanie osoby odpowiedzialnej za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Natomiast w przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia między stronami stosunku pracy dokonanego w trakcie zatrudnienia albo w razie polecenia pracownikowi pracy zdalnej pracodawca będzie przekazywał ww. informacje, w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

b) Sprzęt i narzędzia pracy

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy (art. 67 Kodeksu pracy po nowelizacji) pracodawca będzie zobowiązany m.in. do:

1) zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

2) zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

3) pokrycia innych kosztów, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie bądź w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem,

4) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy. To pracodawca będzie decydował, jakie materiały i narzędzia pracy są pracownikowi niezbędne do pracy zdalnej. Możliwe także będzie używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera, drukarki, skanera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

WAŻNE! Pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną przy użyciu prywatnych narzędzi pracy.

Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadała przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą (zgodnie z art. 67 Kodeksu pracy) stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof.

c) Ochrona danych osobowych

Pracodawca będzie zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić – w miarę potrzeby – instruktaż i szkolenie, natomiast pracownik jest zobowiązany potwierdzić w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami oraz przestrzegać tych procedur.

d) Informacje do porozumiewania się

Pracownik oraz pracodawca (choć w praktyce będzie to głównie przełożony) będą zobowiązani do przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się w trakcie świadczenia pracy zdalnej.

e) Dostęp do zakładu pracy

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną został zagwarantowany dostęp do zakładu pracy oraz kontakt z innymi pracownikami – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Ma to istotne znaczenie dla zapobiegania poczucia wyalienowania przez pracownika wykonującego pracę zdalną, a także umożliwia mu wstęp na teren zakładu pracy w celu załatwienia niezbędnych spraw związanych ze stosunkiem pracy. Nie chodzi natomiast w tym przypadku o zapewnienie pracownikowi dodatkowego miejsca pracy na terenie zakładu pracy (w sytuacji gdy wykonuje on tylko pracę zdalną).

4.6. Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracownik wykonujący pracę zdalną będzie podlegał kontroli tak samo jak pracownik wykonujący typową pracę. Jednak ze względu na odmienność miejsca wykonywania pracy, którym z reguły będzie mieszkanie (dom) pracownika, do Kodeksu pracy zostały wprowadzone szczególne przepisy w tym zakresie, mające pogodzić słuszne interesy pracodawcy i prywatność pracownika (art. 67 Kodeksu pracy po nowelizacji). Na podstawie tych przepisów pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady przeprowadzania ww. kontroli będą musiały być określone w:

• porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej (zawartym ze związkami zawodowymi) albo
• regulaminie (jeżeli nie doszło do zawarcia takiego porozumienia albo u pracodawcy nie działają związki zawodowe), albo
• poleceniu pracy zdalnej (w przypadkach, w których wydanie takiego polecenia jest dopuszczalne), albo
• indywidualnym porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem (jeżeli u pracodawcy nie ma porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi ani nie został wydany regulamin pracy zdalnej).

Kontrolę pracy będzie można przeprowadzać tylko w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Pracodawca będzie musiał dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych (w sposób zgodny z ich przeznaczeniem).

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, wykonywanej na podstawie uzgodnienia z pracownikiem zawartego już w trakcie zatrudnienia, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu:

• przepisów oraz zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (określonych w informacji dla pracownika zdalnego, opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego) lub
• wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• to będzie musiał zobowiązać pracownika do usunięcia tych uchybień we wskazanym terminie albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na drugie rozwiązanie, to pracownik będzie musiał rozpocząć pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

4.7. Wyłączenia prac wykonywanych zdalnie w związku z bhp

Praca zdalna nie będzie mogła obejmować prac:

1) szczególnie niebezpiecznych,

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,

5) powodujących intensywne brudzenie.

5. Bhp podczas pracy zdalnej

W związku z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej pracodawca będzie także musiał mu zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca będzie realizował w stosunku do pracownika zdalnego co do zasady wszystkie obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy, z wyłączeniem jedynie obowiązków określonych w:

• art. 208 § 1 Kodeksu pracy – dotyczy współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców,
• art. 209 Kodeksu pracy – dotyczy m.in. wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach,
• art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy – dotyczy organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
• art. 213 Kodeksu pracy – dotyczy budowy i przebudowy obiektów budowlanych zawierających pomieszczenia pracy i zapewnienia wymagań w zakresie bhp w obiektach budowlanych, w których znajdują się pomieszczenia pracy,
• art. 214 Kodeksu pracy – dotyczy wymagań w stosunku do pomieszczeń pracy,
• art. 232 Kodeksu pracy – dotyczy zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych,
• art. 233 Kodeksu pracy – dotyczy zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej.

5.1. Modyfikacje w zakresie szkoleń bhp

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie uzgodnienia zawartego od razu na etapie zatrudniania pracownika szkolenie wstępne w dziedzinie bhp osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe będzie mogło być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik będzie potwierdzał (w formie papierowej lub elektronicznej) ukończenie szkolenia.

Dodatkowo, odmiennie niż w przypadku typowej pracy, będzie wymagane szkolenie okresowe pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, również gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).

Zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii będzie należało do obowiązków pracownika.

5.2. Ocena ryzyka zawodowego

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną pracodawca będzie musiał uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca będzie opracowywał dla pracownika informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał przedstawić pracownikowi tę oceną ryzyka zawodowego i informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie musiał potwierdzić w oświadczeniu (w formie papierowej lub elektronicznej) zapoznanie się z tą oceną i informacją oraz zobowiązać się do przestrzegania zawartych w niej zasad bhp.

Dodatkowo przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi uzyskać od niego oświadczenie (w formie papierowej lub elektronicznej) potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

5.3. Oględziny miejsca wypadku

Co do zasady jeśli dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej będą stosowane te same przepisy co przy typowej pracy. Natomiast po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej oględziny miejsca wypadku będą dokonywane w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika (druga możliwość wystąpi wówczas, gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie będzie w stanie uzgodnić tego terminu) i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

6. Rezygnacja z pracy zdalnej

W przypadku podjęcia pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego już w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mogli wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Taki wniosek będzie mógł zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pracownik i pracodawca będą wspólnie ustalali termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy. Nie będzie on mógł być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy z mocy przepisów Kodeksu pracy nastąpi w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ani pracownik, ani pracodawca nie będą musieli w żaden sposób uzasadniać swojego wniosku.

PRZYKŁAD

Pracodawca w kwietniu br. zgodził się, aby od 2 maja 2023 r. pracownik wykonywał pracę zdalnie. Jednak 27 czerwca br. pracownik ten złożył wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy (tj. wykonywania jej jedynie w siedzibie firmy). Pracodawca nie był w stanie uzgodnić z pracownikiem terminu przywrócenia poprzednich warunków. Zatem z mocy prawa pracownik będzie musiał zaprzestać pracy zdalnej od 28 lipca br. i od tego dnia stawiać się do pracy w siedzibie firmy.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej w tym trybie nie będzie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Pracodawca nie będzie jednak mógł wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika uprawnionego do złożenia wiążącego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej. Będzie miał jednak to uprawnienie nawet w stosunku do takich pracowników, jeżeli dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej będzie czym innym niż doraźne wezwanie pracownika z pracy zdalnej w danym dniu do pracy np. w siedzibie firmy. Pracodawca będzie bowiem na ogólnych zasadach uprawniony do wydania pracownikowi polecenia służbowego wykonywania pracy w innym miejscu niż uzgodnione miejsce pracy zdalnej, jeżeli będzie to konieczne (tak samo jak pracodawca może wysłać w delegację pracownika wykonującego typową pracę).

PRZYKŁAD

Pracownik i pracodawca uzgodnili, że w czwartki i piątki pracownik pracuje zdalnie. Pracodawca może jednak wydać pracownikowi polecenie przybycia do siedziby firmy w czwartek w celu wzięcia udziału w konferencji albo np. w razie kontroli w firmie – w celu udzielenia wyjaśnień kontrolującemu i okazania mu dokumentów. Pracownik jest zobowiązany wykonać takie polecenie.

7. Zakaz dyskryminacji pracowników zdalnych

Nowe przepisy Kodeksu pracy gwarantują, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik nie będzie także mógł być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej ani z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

8. Praca zdalna okazjonalna

Nowe przepisy Kodeksu pracy będą pozwalały na wykonywanie przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej. Praca taka będzie mogła być wykonywana tylko na wniosek pracownika (złożony w formie papierowej lub elektronicznej). Praca ta będzie limitowana – jej wymiar nie będzie mógł przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym. Limit ten wynika z tego, że do okazjonalnej pracy zdalnej nie będą stosowane określone przepisy o pracy zdalnej.

Wyłączone zostało stosowanie przepisów dotyczących:

• ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie,
• obowiązku przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika (oprócz informacji, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy),
• możliwości wycofania się przez pracownika lub pracodawcę z tej pracy zdalnej,
• obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy,
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem.

9. Ułatwienia w składaniu wniosków w ramach pracy zdalnej

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy Kodeksu pracy lub innych ustaw bądź aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, będą mogły być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Będzie to dotyczyło np. wniosków o korzystanie z urlopów (ojcowskiego, rodzicielskiego), wniosków o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe.

10. Inne zmiany

Wprowadzona do Kodeksu pracy praca zdalna ma zastąpić funkcjonującą dotychczas telepracę, która będzie zlikwidowana. Na podstawie przepisów przejściowych zawartych w nowelizacji stosowanie telepracy i porozumień o jej wykonywaniu będzie możliwe nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji.

Nowelizacja uzupełnia także katalog przesłanek uzasadniających nałożenie na pracownika kary porządkowej (upomnienia, nagany lub kary pieniężnej) o przypadki stawienia się do pracy w stanie po użyciu środka działającego podobnie jak alkohol bądź zażywanie takiego środka w czasie pracy. Dotychczas Kodeks pracy przewidywał taką możliwość tylko w odniesieniu do alkoholu.

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości i pracy zdalnej wprowadza również regulacje dotyczące uczestnictwa w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej w ramach badań profilaktycznych. W przypadku gdy pracownik skierowany na wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie spełni warunki objęcia programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, lekarz przeprowadzający takie badania skieruje go, po uzyskaniu od niego zgody, do udziału w takim programie. Jeżeli pracownik wykona wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, badania te będą sfinansowane na zasadach określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej.

Podsumowanie

1. Pracodawca nie musi wprowadzać przepisów wewnętrznych o kontroli trzeźwości pracowników, jeżeli nie zamierza samodzielnie przeprowadzać prewencyjnych kontroli badania trzeźwości.

2. Badanie trzeźwości można przeprowadzać również dla osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy.

3. Wykonywanie pracy zdalnej wymaga, co do zasady, uzgodnienia tego między stronami umowy o pracę przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

4. Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie pracy zdalnej co najmniej z 2-dniowym uprzedzeniem.

5. Praca zdalna okazjonalna nie będzie mogła przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1, art. 21 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na podpis prezydenta

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka licznych publikacji z tej tematyki

II. WYNAGRODZENIA

Należności z tytułu podróży służbowych w kraju i za granicą po zmianach przepisów

Od 1 stycznia 2023 r. wzrosła dieta za dobę podróży służbowej na terenie kraju z 38 zł do 45 zł. To oznacza, że podwyżce uległy także inne należności stanowiące zwrot kosztów wyjazdu, ustalane w sposób ryczałtowy, jako odpowiedni procent diety. Od 29 listopada 2022 r. zmieniły się także diety w podróżach zagranicznych.

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego, na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy).

Zasady obliczania i wypłacania należności delegacyjnych wynikają z 2 źródeł:

• z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, lub
• w stosunku do pracowników spoza sfery budżetowej – z układu zbiorowego pracy lub z regulaminu wynagradzania albo bezpośrednio z umów o pracę, jeżeli pracodawca nie podlega rygorom tych aktów prawa wewnętrznego, przy czym akty płacowe nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej, określona dla pracownika jednostki należącej do sfery budżetowej.

Zgodnie z powołanym rozporządzeniem, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Diety w wyjazdach krajowych

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi od 1 stycznia 2023 r. 45 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik zatrudniony w Poznaniu, pracujący tam na co dzień, przebywał w podróży służbowej do Gdańska. Wyjechał on 3 stycznia 2023 r. o godz. 6.40, a powrót nastąpił 5 stycznia 2023 r. o 17.50. Podróż trwała łącznie 2 pełne doby, 11 godzin i 10 minut, czyli pracownikowi przysługują 2 pełne diety za 2 doby oraz kolejna pełna dieta za kolejną rozpoczętą dobę ponad 8 godzin. Łącznie diety wynoszą 135 zł (3 × 45 zł).

Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatnie całodzienne wyżywienie, wówczas dieta w ogóle nie przysługuje. Przyjmuje się, że całodzienne wyżywienie to 3 podstawowe posiłki, tj. śniadanie, obiad i kolacja. Natomiast gdy pracownik korzystał z 1 czy 2 posiłków, np. śniadania i obiadu lub tylko śniadania, dieta ulega obniżeniu. Kwotę diety za dobę podróży w wysokości 45 zł zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25% diety (tj. 11,25 zł);
• obiad – 50% diety (tj. 22,50 zł);
• kolacja – 25% diety (tj. 11,25 zł).

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe stosuje się odpowiednio, czyli również redukując dietę o wskazany odsetek. Jeżeli więc hotel zawarł w cenie noclegu również śniadanie, to dieta ulegnie obniżeniu o 25%, czyli wyniesie 33,75 zł za dobę.

Przykład

Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu, ale z tą zmianą, że pracownik miał w hotelu zapewnione 2 śniadania. W związku z tym, dieta ulegnie obniżeniu o 22,50 zł (45 zł × 25% = 11,25 zł; 11,25 zł × 2 = 22,50 zł) i wyniesie 112,50 zł (135 zł – 22,50 zł).

Inne należności z tytułu krajowej podróży służbowej

Poza dietami pracownikowi przysługują jeszcze inne należności, a niektóre z nich są obliczane na bazie diety, jeżeli nie stanowią zwrotu udokumentowanych faktycznie poniesionych wydatków. Wzrost stawki diety oznacza więc podwyżkę również tych należności ustalanych ryczałtowo.

Należności z tytułu podróży służbowej w kraju

W przypadku podróży służbowej na obszarze kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed 1 stycznia 2023 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

• za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. – z zastosowaniem stawki diety obowiązującej do końca 2022 r., tj. 38 zł;
• za czas podróży przypadający od dnia 1 stycznia 2023 r. – według nowej wartości diety, tj. 45 zł.

Dotyczy to więc sytuacji, gdy podróż służbowa przypadła na przełomie grudnia 2022 r. i stycznia 2023 r. Wówczas należy obliczyć i wypłacić diety po staremu i po nowemu.

Przykład

Krajowa podróż służbowa trwała od 29 grudnia 2022 r. od godz. 8.00 do 2 stycznia 2023 r. do godz. 23.00, zatem podróż trwała 4 pełne doby i 15 godzin. Jej rozliczenie powinno wyglądać następująco:

• za 2 pierwsze doby od 29 grudnia 2022 r. od godz. 8.00 do 31 grudnia 2022 r. do godz. 8.00 – przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej przed 1 stycznia 2023 r., czyli 76 zł: 2 × 38 zł = 76 zł;
• za 2 kolejne doby od 31 grudnia 2022 r. od godz. 8.00 (kończącej się już 1 stycznia 2023 r., czyli po zmianie przepisów) do 2 stycznia 2023 r. do godz. 8.00 – przysługują 2 diety w wysokości obowiązującej od 1 stycznia 2023 r., czyli 90 zł: 2 × 45 zł = 90 zł;
• za niepełną, ale rozpoczętą dobę ponad 8 godzin w dniu 2 stycznia 2023 r. od godz. 8.00 do 23.00. – 15 godzin – przysługuje 100% diety w wysokości obowiązującej od 1 stycznia 2023 r., czyli 45 zł:
• 100% × 45 zł = 45 zł.

Łącznie pracownikowi przysługuje 211 zł z tytułu diet (76 zł + 90 zł + 45 zł).

Diety w wyjazdach zagranicznych

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Zatem, w przypadku podróży zagranicznych nie ma jednolitej diety. Wysokość diet za dobę podróży do poszczególnych państw określa załącznik do rozporządzenia.

Od 29 listopada 2022 r. weszły zmiany w zakresie wysokości diet – przedstawiamy je w tabeli poniżej. Generalnie diety wzrosły, ale nie wszystkie. Dla niektórych państw diety pozostały na tym samym poziomie.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do 2 lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż 1 państwo docelowe. W przypadku podróży zagranicznej mogą więc wystąpić 2 sytuacje:

• pracownik jedzie do jednego wyznaczonego państwa, ale przejeżdża przez terytorium innego lub innych krajów,
• podróż obejmuje więcej niż 1 państwo docelowe.

Generalnie, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Oznacza to, że przejazd przez kraje tranzytowe nie powoduje konieczności ustalania diet obowiązujących dla tych państw. W praktyce zdarza się, że pracownik ma wykonać zadanie służbowe w więcej niż 1 państwie. Wtedy pracodawca może ustalić więcej niż 1 państwo docelowe. W przypadku kilku państw docelowych pracownikowi przysługują diety w różnych stawkach, bo wysokość diety jest uzależniona od państwa docelowego.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

W przeciwieństwie do podróży krajowych, jeżeli pracownikowi zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie, to dieta jest należna, ale wynosi 25% diety ustalonej jak wyżej. Kwota diety zagranicznej również ulega zmniejszeniu o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, ale odmienny jest tu udział procentowy poszczególnych posiłków w wartości diety. Przyjmuje się więc, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

Obniżenie diety stosuje się w taki sam sposób, jeśli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Paryża samolotem. Wylot miał z Gdańska 3 stycznia 2023 r., o godz. 9.55, a powrót (lądowanie) był 10 stycznia, o 16.20. Czas trwania podróży obejmuje 7 pełnych dób oraz kolejną rozpoczętą do 8 godzin. Pracownikowi przysługuje 7 pełnych diet oraz 1/3 diety, czyli razem 403,33 euro:

• 7 × 55 euro = 385 euro,
• 55 euro × 1/3 = 18,33 euro.

Załącznik do rozporządzenia delegacyjnego, poza wysokością diet do poszczególnych krajów, zawiera także wysokość limitów na noclegi. Należy bowiem wyjaśnić, że za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. Od 29 listopada 2022 r. limity również wzrosły, ale nie dla wszystkich krajów.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach od 29 listopada 2022 r.

Przy podróżach do:

• Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynoszą tyle samo co przy podróżach do Wielkiej Brytanii,
• Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg – 250 USD,
• Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg – 142 EUR.

Wyjazd zagraniczny – przejazd przez Polskę

Zagraniczna podróż służbowa wiąże się nie tylko z rozliczeniem diet zagranicznych, ale również krajowych. Pracownik udając się np. samochodem do granicy państwa lub czekając na prom bądź start samolotu, przebywa jeszcze w Polsce. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, rozliczenia wymaga zarówno krajowa część wyjazdu jak i zagraniczna. Odpowiedź na pytanie, w jaki sposób liczyć ten czas w Polsce – czy sumować odcinki czy traktować oddzielnie, wynika ze stanowiska GIP (pismo z 2 lutego 2009 r., znak: GPP-417–4560–10/09/PE/RP) i resortu pracy (pismo z 3 lutego 2009 r.). Właściwy jest drugi sposób, czyli oddzielne rozliczenie krajowych odcinków zagranicznej podróży, chyba że odbyłaby się ona w obrębie tej samej doby podróży. Tak więc w przypadku podróży drogą lądową, czas przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do granicy i w drodze powrotnej po przekroczeniu granicy do miejscowości jej zakończenia należy rozliczać oddzielnie.

Przykład

Pracownik został oddelegowany na Słowację. Pojechał, za zgodą pracodawcy, swoim samochodem osobowym. Wyruszył z miejscowości zamieszkania 4 stycznia 2023 r. o godzinie 6.15, a granicę przekroczył tego samego dnia o 9.05. W drodze powrotnej granicę przekroczył 11 stycznia, o 15.30. Do miejsca zamieszkania – celu podróży powrotnej – dotarł o 18.05. Oznacza to, że za czas między godziną wyjazdu a dotarciem do granicy pracownikowi nie przysługuje żadna dieta, bo przejazd trwał mniej niż 8 godzin (od 6.15 do 9.05). Podobnie jest z częścią powrotną. Tu też podróż krajowa trwała mniej niż 8 godzin.

Inne należności w zagranicznej podróży krajowej

Oprócz diet żywieniowych, pracownikowi przysługuje jeszcze wiele innych należności. Niektóre z nich stanowią pewien ryczałt ustalony jako procent diety. Stąd, każda podwyżka diety wpływa na te pozostałe należności (diety zagraniczne wzrosły od 29 listopada 2022 r.).

Należności z tytułu podróży służbowej za granicą

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140),

• § 1–2, § 7–9, § 12–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2302).

Izabela Nowacka

specjalista z zakresu kadr i płac

Kiedy pracownikowi socjalnemu przysługuje dodatek terenowy

PROBLEM

Nasze centrum usług społecznych jest samorządową jednostką organizacyjną pomocy społecznej. Zatrudniamy pracowników socjalnych. Czy każdemu z tych pracowników przysługuje dodatek terenowy? – pyta Czytelniczka z Przemyśla.